1、 資料管理規定目錄第一章制度流程目標3第二章適用范圍3第三章職責分工41、區域資料管理組42、項目資料員4第四章丙方合同歸檔管理41、 合同的訂立4合同的簽訂應遵循下列原則42、合同標準文本53、合同內容54、合同管理基本流程與職能劃分65、合同保管三大原則76、合同的保管范圍77、合同分類及編號78、合同收集規范89、合同的使用登記8第五章項目資料歸檔管理81、資料的編制要求81）開工前資料內容82、收集資料相關要求143、項目資料時限性、文件性質管理要求154、資料收集規范185、資料的分類及編號186、資料借閱197、檔案資料保管期限19 第一章制度流程目標為適應公司的組織架構，明確資料
2、管理程序，結合公司的實際情況而制定，目的是為了貫徹執行公司項目施工現場與資料管理一體化、系統化、信息化管理，實現公司在資料管理的及時性、有效性、規范化管理目標，將有保存價值的文件分類整理永久性歸檔。第二章適用范圍適用于華東區域運營中心、項目經理部的各種項目資料及合同的歸檔。 第三章職責分工1、區域資料管理組1）負責制定本區域工程資料管理辦法或實施細則，建立健全本區域工程資料管理和合同管理體系，設立崗位從事工程資料和工程合同的日常管理工作；2）建立本區域項目資料管理與合同管理信息平臺，監督各項目資料管理與合同管理平臺的運行狀況與維護；3）負責本區域項目資料臺賬的建立、收集、更新等管理工作；4）負
3、責對所屬項目經理部工程資料管理工作進行業務指導，并對其進行監督和檢查，負責對合同文件進行評審，辦理合同審批、授權手續；5）負責對項目竣工工程資料進行審核和歸檔，負責監督、檢查和考核公司合同的訂立及履行情況；6）負責與總部資料管理部對口銜接； 2、項目資料員1）建立健全項目部工程資料管理崗位責任制，嚴格執行公司、本區域工程資料管理和合同管理辦法或實施細則；2）負責工程資料的編制、收集、整理、歸檔、保管工作；負責辦理項目合同簽證、索賠事宜，攥寫索賠報告； 3）負責工程竣工資料的組卷、移交工作；第四章丙方合同歸檔管理1、 合同的訂立 合同的簽訂應遵循下列原則 1）合同書原則：所有合同均簽訂合同書2）
4、標準文本原則：訂立合同應當采用公司統一制定的合同標準文本，尚未制定標準文本的，參照已制定的最類似的合同標準文本；3）事前簽訂原則：對應簽訂的合同書并有款項收付內容的業務，需簽訂合同，然后履行，不應未簽訂合同即先行履行。特殊情況下，有正當理由的，經分管副總裁簽字批準，可以例外，但應盡快按雙方商定的條件簽訂合同，補全手續；4）合同審核原則：合同需經法務部、財務中心等有關部門審核，按公司權限的實施辦法、合同審批表規定的程序報批：不得在合同內容未經過審核的情況下擅自簽訂或直接報簽；2、合同標準文本合同標準文本是指公司為重要使用而就某類業務預先擬定的合同文本，包括標準條款和補充條款兩部分內容。3、合同內
5、容合同內容一般包括但不限于以下條款：1）當事人的公司名稱或者姓名、聯系方式； 2）施工內容或合作范圍，工程量、單價； 3）質量要求；4）結算方式；5）履行期限、地點和方式；6）雙方義務和責任；7）包括構成違建的條件、不構成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等；8）解決爭議的方式；9）合同解除；10）工程合同、采購合同等，在公司為付款方時，應有保修條款；11）涉及知識產權的合同，應有保密條款和權力歸屬條款；12）合作性施工合同應有驗收條款和風險承擔或轉移條款；4、合同管理基本流程與職能劃分階職能部門管理職能項目部管理職能啟動階段段協助合同談判組織項目投 標參與項目策劃協助項目投標、市場調查、現場
6、調查針對需要項目經理前期支持的項目簽訂施工合同1、文件資料準備 2、談判要點歸納 3、談判人員準備 4、談判策略擬定1、合同的 目的性 2、合同的權限性 3、合同的平衡性 4、合同的實用性 5、結構的合理性 6、體例的適用性 7、合同外在質量審查項目啟動招標文件審核組織項目啟 動會合同談判合同審查投標保函準備明確項目工期、質量、進度、成本、安全等目標及管理措施項目經理部組建實施階段施工合同審批施工合同簽訂歸檔項目巡查與督導審核各類報價及專業班組選定大額采購與招標、合作項目分判審批項目實施計劃統籌調配資源組織項目碰頭會合同分解與交底1、雙方一般權利與義務2、施工組織設計與工期3、質量與檢驗 4、
7、合同價款與支付合同評審履約保函準備合同保函撤銷項目驗收制定項目實施計劃現場準備及項目開工工程預付款申請1、施工班組初步選定2、機械班組初步選定3、供貨商初步選定 4、專業分包商選定變更簽證認定進度認定施工合同擬定收尾階段違約及索賠項目撤銷項目總結會甲方結算單價、工程量、效能審核項目結算審核、效能監察項目維修尾款清收項目移交項目結算項目部撤場資料管理歸檔 5、合同保管三大原則1）完整保證原則；公司各部門以公司名義對外簽訂的合同時應當一式四份，財務中心、工程管理中心、區域運營中心各保留一份合同原件存檔。2）及時歸檔原則；3）便于查找原則；根據工作需要，對檔案盒設置上實行顏色區分方便日常查閱。6、合
8、同的保管范圍1）合同（包括附件）2）合同審批表3）合同簽訂與履行過程中的所有書面資料7、合同分類及編號1）分類：歸檔時為便于查找，根據文件性質立卷：工程施工合同、工程普通采購和施工隊合同、工程外其它經濟合同等；2）編號：檔案分類名稱經確定后，將分類名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；按合同類型+年限+營運中心代碼+順序號例： GS2017-HD-001(工程施工合同，2017年，華東營運中心，合同編號001)8、合同收集規范及時收集已簽訂的合同，及時更新合同臺賬（表丙方合同匯總表）注：合同各簽訂方的名稱要與簽訂方加蓋的合同章或公章一致。 9、合同的使用登記1）合同在歸檔之后，凡
9、調閱、復印的，應在管理專員處辦理登記手續。（表合同借閱申請及記錄表）2）歸還被調閱合同時，管理專員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或者缺失，并登記，由調閱者簽字確認。 第五章項目資料歸檔管理1、資料的編制要求 1）開工前資料內容a、招標文件 b、中標通知書 c、工程基線復核記錄 d、圖紙會審記錄 e、施工組織設計 f、開工報告 g、施工日志 h、各專業分項工程技術交底 2）施工過程中資料內容 a、工程材料、構配件、設備資料管理流程 b、園建工程施工工藝與相對應資料表格流程圖園建材料送檢要求:鋼筋：按每次進場的同一牌號、同一批號、同一規格（直徑）、同一交貨狀態，總重量不大于60噸為一批（不足60噸
10、按一批計） ，送一組/4支，每支長50cm；水泥：同一生產廠家、同一等級、同一品種、同一批號且連續進場的水泥，袋裝不超過200噸為一批，散裝不超過500噸為一批，每批抽樣不少于一次。 送12KG； 碎石：同一產地以400m3或600噸為一檢驗批。送12KG ； 砂：同一產地以400m3或600噸為一檢驗批，送 12KG ； 混凝土強度試件：當一次連續澆筑100m3時，送1組/3塊；抗滲砼試件當500 m3時,送1組/6塊； 磚砌體：同一生產廠家的磚到場后，按燒結磚15萬塊、多孔磚5萬塊、灰砂磚及粉煤灰磚10萬塊各為一個驗收批，抽檢數量為一組。 送1組/15塊。防水涂料：同一規格、品種、牌號的防
11、水涂料，每10噸為一批，不足10噸者按一批進行抽檢。取2kg樣品，密封編號后送檢 。 C、給排水工程施工工藝與相對應資料表格流程圖d、電氣工程施工工藝與相對應資料表格流程圖 水電材料送檢要求:排水管：按一次進貨的同一廠家、原料、配方、工藝、規格的管材為一批。送5段，每段長1M；給水管：按一次進貨的同一廠家、原料、配方、工藝、規格的管材為一批。送5段，每段長1M；30cm長3段（用于液壓試驗） 電線套管：按一次進貨的同一廠家、原料、配方、工藝、規格為一批，每批數量不超過30t，如生產量少，生產期6天尚不足30t，則以6天產量為一批。 送1M，3段電線電纜：按一次進貨同類型、同一廠家、型號、規格、
12、批號的產品為一批。每批抽取包裝完好、卷繞整齊的樣品1卷（至少長度60米） e、綠化工程流程圖 3）完工后綜合資料內容a、施工總結 b、竣工圖 c、竣工驗收報告2、收集資料相關要求1）施工前期資料a、項目中標后，由項目預算員移交招標文件及中標通知書、各區域資料管理員負責收集整理。b、項目開工前項目資料員要做好施工組織方案的編制、圖紙會審記錄、開工報告（或甲方出的開工令）、進場前標高復核、班組的安全交底及技術交底、施工圖紙的收集、登記及歸檔（注：開工報告、施工組織方案、標高復核等最好能在開工后一星期內要求甲方/監理審核確認），由資料管理員收集整理。 c、施工日志：綜合記錄項目施工活動和現場情況，內
13、容應包括日期、天氣、氣溫、當天主要工作內容、施工現場情況、存在問題及解決方法、次日工作計劃等內容。（施工日志編制規定） d、施工周報：對上周工作進行仔細梳理，分析計劃達成情況，總結問題與不足，并進行成本核算、進度計劃跟蹤、人員更新。同時制定下周計劃，有預見性的開展工作。（每周五提交）2）施工過程中資料a、收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要、施工日志等資料并歸檔：負責對每日收到的管理文件、技術文件進行分類、登記、歸檔。確保設計變更、洽商的完整性，要求各方嚴格執行接收手續，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設計變更(包括圖紙會審紀要)原件存檔。所收存的技術資料
14、須為原件，作好信息收集、匯編工作，確保管理目標的全面實現。隱蔽工程驗收資料一定要附上相關照片。b、收集施工過程中所有材料合格證明文件（合格證及檢驗報告必須為原件），基本材料包括：A、園建材料：水泥、商品砼、鋼筋、鋼材、防水材料、灰沙磚、飾面磚、馬賽克等；B、水電材料：給水管、排水管、線管、電纜、電線、水泵、噴頭、接水栓、閥門、配電箱、燈具等；（注：每種規格必須有一份原件，水泵及燈具必須每臺一張）。c、協助施工員編制施工現場簽證單（每份簽證單必須附有甲方指令或聯系單，最好能附有現場施工前后照片），并及時提醒項目經理跟蹤簽證的簽認，簽證確認后，資料員收集施工現場簽證單（必須為原件），并建立簽證登記
15、臺賬，整理歸檔。d、參加分部分項及整個工程的驗收工作，確保自己所編制的資料完整、及時，與工程進度同步：保證施工資料的真實性、完整性、有效性。e、繪制竣工圖，項目資料員根據技術變更、洽商記錄及現場實際情況繪制竣工圖，及時上機存檔。3）完工后資料a、在工程竣工后，資料員負責將文件資料、工程技術資料按市城建檔案館的檔案管理要求整理編制成冊，文件材料移交與歸檔時，應有“歸檔文件材料交接表”，交接雙方必須根據移交目錄清點核對，履行簽字手續。b、竣工圖：在工程完工后15-45天內收集整理一套完整竣工圖，審核、出圖、裝訂交項目施工員，并督促其完成與監理、甲方的確認工作。c、竣工驗收申請及驗收報告：項目部要在
16、項目完工后1個月內辦理工程竣工驗收工作。4）工程結算后必備資料a、結算書：在工程完工后3個月內完成結算工作。b、保修期滿移交書：資料員提醒及協助項目負責人辦理移交手續。） 項目過程資料應注意事項a、工程項目名稱必須與施工合同項目名稱一致；b、施工過程中所形成的資料字跡應完整、清晰、準確，打印資料必須為黑色字體且不得隨意進行涂改；c、施工過程中所形成資料的相關單位（建設單位、監理單位、設計單位、施工單位、物業單位等）必須簽字、蓋章手續齊全、日期準確；d、項目上收發文件、資料時須做好收發文登記。重要發文、項目資料必須多準備一份并要求甲方（或監理）在文件上簽名，同時將簽名原件保管到我方項目檔案中。3
17、、項目資料時限性、文件性質管理要求分類名稱資料內容項目經理部區域資料管理員文件性質投標文件原件/電子版 電子版中標通知書/原件工程綜合管理記錄開工報告每月25日前復印件原件施工組織設計方案（含施組報審、審批表）每月25日前復印件原件施工技術交底每月25日前原件/圖紙會審記錄每月25日前原件/原地面標高復測、完成面標高復測每月25日前原件/竣工驗收報告 驗收后7天內/原件工程施工總結完工/竣工后當月裝訂原件/施工日志每月30日原件/各專業施工過程中資料驗收記錄/綜合評定記錄完工/竣工后當月裝訂原件/產品質量證明文件完工/竣工后當月裝訂原件/試驗與檢驗報告完工/竣工后當月裝訂原件/施工記錄完工/竣
18、工后當月裝訂原件/工程安全和功能檢驗資料及主要功能抽查記錄完工/竣工后當月裝訂原件/分項工程質量驗收記錄/質量評定記錄完工/竣工后當月裝訂原件/竣工圖園建工程完工后60天內藍圖/電子版藍圖/電子版給排水工程完工后60天內藍圖/電子版藍圖/電子版電氣工程 完工后60天內藍圖/電子版藍圖/電子版綠化工程完工后60天內藍圖/電子版藍圖/電子版竣工驗收文件工程竣工預驗收申請表驗收后7天內 復印件 原件工程竣工驗收申請表驗收后7天內 復印件 原件工程結算書辦理結算后7天內 復印件 原件工程移交書辦理移交后7天內 復印件 原件增減工程相關文件工程簽證單每月25日前原件/工程聯系單每月25日前原件/工程設計
19、變更單每月25日前原件/其它資料其它施工管理文件清單及附件完工/竣工后當月裝訂原件/4、資料收集規范1)項目資料管理員隨時掌握工程進度情況，保證資料與工程同步。2)項目資料管理員應根據資料內容進行資料收集，資料盒的脊背、封面標識，做到整齊、美觀，便于查閱。3)資料盒內應包括資料封面、卷內目錄和資料內容，各級目錄及資料內容必須對應一致，層次清晰。（竣工資料目錄）4)增加工程相關證明文件、基礎資料、綜合管理資料、園建資料、水電資料、綠化資料、竣工圖項目資料員應及時收集、整理、歸檔及保存。5)每月5號前向區域資料管理員提交項目資料臺賬表。5、資料的分類及編號1）分類：資料分類應賦予統一名稱，其名稱應
20、簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。區域各工程項目的的工程資料等。（包含綜合類，增減工程類、園建、水電、綠化類等各種工程技術資料。）2）編號資料分類名稱經確定后，將分類名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。工程技術類類：按營運中心+年限+（項目名稱）+順序號；（詳見附件-資料盒）例：GS2017華東（肥西縣官生態園）001(工程施工，2017年，華東，肥西縣官生態 園，文件編號001)6、資料借閱）借閱檔案，必須填寫資料借閱登記表，經分管檔案的主管審批后，方可借出。歸還存檔時，經檢查無誤、無缺失、無損壞，方可辦理注銷手續。）檔案的借閱時間一般不超過2天，如確需延期借閱應提前辦理續借手續。）使用裝訂成冊的資料非經允許不得隨意拆訂；使用整理有序的資料，使用后必須保持原有次序，不得擅自疊放；不得打亂原有資料順序。）任何人借閱檔案原件，原則上不得轉借、拆卸、調換、污損所借檔案，不得在文件上圈點、劃線、涂改等。7、檔案資料保管期限 永久保管
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