1、工程檔案管理規(guī)定1、目的為了加強對全集團工程檔案管理，規(guī)范工作流程，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，有效地保護和利用檔案，使工程檔案資源更好地服務(wù)于公司的改革與發(fā)展，特制訂本規(guī)定。2、適用范圍本管理辦法適用于集團工程檔案管理工作。3、引用標(biāo)準和相關(guān)文件3.1 中華人民共和國檔案法3.2 建筑工程資料管理規(guī)程JGJ/T185-20093.3 北京市建筑工程資料管理規(guī)程DB11/T695-20103.4 集團下發(fā)的工程管理辦法（2010-07修訂版）4、定義4.1 企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有利用和保存價值的各種形式的文件材料。4.2 工程檔案：在工程項
2、目前期立項、施工、竣工過程中形成的具有保存、查考價值，應(yīng)歸檔的各種工程資料。4.3 立卷歸檔：是指將辦理完畢具有保存價值的文件材料按其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類進行系統(tǒng)整理、保存的過程。4.4 歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。4.5 件：是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報告與批復(fù)為一件。4.6 案卷：是由互有聯(lián)系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。4.7 電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序
3、列。4.8 電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持產(chǎn)品軟件、硬件說明和相關(guān)數(shù)據(jù)。5、各級公司工程檔案管理職責(zé)5.1 根據(jù)檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和其它政策性文件，集團工程管理中心制定本集團工程檔案歸檔管理制度，并對各級工程檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。5.2 地區(qū)總經(jīng)理為地區(qū)檔案第一負責(zé)人，地區(qū)工程管理中心總監(jiān)為地區(qū)工程檔案第一負責(zé)人，全面負責(zé)地區(qū)工程檔案管理工作，對項目工程檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織互檢，并定期指派工程資料管理人員到所屬項目公司對工程文件立卷歸檔移交情況進行巡檢，特別是工程文件準確性、完整性狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并提出整改意見。5.3 項目總經(jīng)
4、理為項目檔案第一負責(zé)人，項目工程負責(zé)人為項目工程檔案第一負責(zé)人，全面負責(zé)項目工程檔案管理工作，嚴格加強本項目工程檔案管理，提升員工對檔案重要性認識，督促本項目檔案管理員及時進行工程檔案歸檔及臺帳登記。5.4 地區(qū)公司、項目公司工程檔案管理人員必須持證上崗，并定期參加當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)部門組織的工程資料培訓(xùn)。5.5 地區(qū)公司根據(jù)本地區(qū)負責(zé)參照本管理辦法建立本地區(qū)項目所有工程檔案的保管、保密、鑒定、統(tǒng)計、借閱等管理制度的細則。5.6 地區(qū)公司負責(zé)驗收并接收項目移交的已竣工程檔案，負責(zé)長期保管、保密、鑒定、統(tǒng)計、借閱等工作。5.7 項目公司負責(zé)本項目工程全過程檔案的收集、簽認、整理、保管、保密、鑒定、統(tǒng)計和提
5、供利用等工作，地區(qū)公司負責(zé)定期檢查跟蹤，并形成記錄。6、工程檔案人員配備及崗位職責(zé)6.1 人員配備：地區(qū)檔案室配備具備相應(yīng)資格的專職檔案管理人員，各項目檔案室根據(jù)文件材料形成、收集、整理和歸檔的需要配備專職檔案管理人員。6.2 崗位職責(zé)：檔案工作人員應(yīng)持證上崗，熱愛檔案工作，忠于職守、遵紀守法、嚴守檔案機密，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。7、檔案工作的基本內(nèi)容7.1 收集：7.1.1將項目在各項管理工作中形成的應(yīng)歸檔案文件材料、資料收集齊全。7.2 整理7.2.1 分類7.2.1.1 工程檔案分類原則：以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科
6、學(xué)管理與開發(fā)利用。7.2.1.2 工程檔案設(shè)置兩個一級類目即：建筑工程資料管理規(guī)程規(guī)定的工程資料類和集團內(nèi)部資料類。詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。7.2.1.3 工程檔案分類中的二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點設(shè)置。7.2.2 立卷方法：7.2.2.1 歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、編目、裝盒，使之有序化，裝訂時使用不銹鋼釘書針。文件左側(cè)、下側(cè)對齊。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)文在后；批復(fù)在前，報告（請示）在后。頁數(shù)的計算為正本與定稿的合計，以次類推。7.2.2.2 工程資料組卷，詳見建筑工程資料管理規(guī)程JGJ/T185-2009，以各地區(qū)現(xiàn)行標(biāo)準為準。7
7、.2.2.3 特殊載體檔案按年度分榮譽檔案、聲像檔案、電子檔案和印章檔案以件為單位立卷。7.3 保管7.3.1 保存檔案必須有專門庫房和專用柜架，各種門類檔案相對集中存放，案卷的排列科學(xué)有序，自左向右、自上而下地進行。柜、架應(yīng)注明標(biāo)識，方便利用、便于存取。7.3.2 施工設(shè)計圖紙存放應(yīng)平放或卷放。7.3.3 保存檔案的庫房應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)采取有效措施對檔案進行安全保管。7.3.3.1 庫房安放溫濕度記錄儀表，每天監(jiān)控記錄登記，安裝必備的設(shè)備，掌握變化情況，隨時采取相應(yīng)措施。7.3.3.2 溫濕度儀表每年檢測一次，以確保其準確性。7.3.3.3 庫房溫濕度應(yīng)盡可能地控制在1424C和45
8、60%之間。7.3.3.4 做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵等工作，并在每年的五月底之前擦拭所有的檔案柜架，投放防蟲藥物，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理。7.3.3.5 每年對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施予以處理，以確保檔案庫房安全。7.3.3.6 當(dāng)遭遇火災(zāi)、水災(zāi)等不可預(yù)見的特殊災(zāi)害時，應(yīng)對貼有紅色標(biāo)識的永久保管檔案進行搶救。7.3.3.7 非檔案管理人員禁止進入庫房，庫房無人時，必須關(guān)燈、關(guān)門、切斷電源。7.4 統(tǒng)計7.4.1 檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠、及時填報檔案工作基本情況統(tǒng)計年報。7.4.2 建立檔案數(shù)量的統(tǒng)計與基本情況統(tǒng)計臺帳、檔案利用效果統(tǒng)計臺帳。7.5 利
9、用7.5.1 公司重要檔案設(shè)專人、專庫保管。利用重要檔案需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意。7.5.2 為維護公司自身利益，確保檔案的安全，檔案室保存的各種門類檔案原件不得借出本公司。如確因特殊工作需要借出檔案原件的，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可借出，并辦理借閱手續(xù)，登記文件借閱記錄表；7.5.3 職工因工作查考需要借閱、查閱或復(fù)制檔案內(nèi)容的，需經(jīng)本單位（部門）領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。7.5.4 借出的檔案原件，一周內(nèi)歸還。7.5.5 利用者應(yīng)對所借檔案負責(zé)，必須妥善保管，任何人不得私自拆裝、撕頁、涂改、杠畫、污損、摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄密、丟失檔案。7.5.6 員工調(diào)出單位時，應(yīng)及時到檔案室歸還所借檔案。7.6
10、 鑒定7.6.1 成立由地區(qū)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)專業(yè)人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責(zé)檔案鑒定銷毀工作。7.6.2 工程檔案的保管期限分為永久、長期（1550年），根據(jù)檔案的實際價值和有關(guān)規(guī)定準確劃分各類檔案的保管期限。對于保管期限已滿的的檔案，應(yīng)進行二次鑒定，經(jīng)鑒定仍存在利用價值的應(yīng)暫緩銷毀，對不存在利用價值的組織銷毀。8、歸檔要求與歸檔范圍8.1 歸檔要求8.1.1 各類文件資料歸檔時，由歸檔者按工程資料歸檔范圍和分類表規(guī)定類別建立臺帳，整理完成后統(tǒng)一編寫目錄（參照各地區(qū)工程資料管理規(guī)程和集團相關(guān)標(biāo)準執(zhí)行），經(jīng)檔案室核對后歸檔。8.1.2 各項目檔案管理員負責(zé)本項目文件的保管，檔案管理員
11、要經(jīng)常檢查書面文件及電子文件的有效性、完整性，建立文件借閱臺帳，杜絕文件的丟失、誤用現(xiàn)象的發(fā)生。文件保存時應(yīng)確保文件清晰，并容易識別和檢索；8.1.4 各項目公司編制和管理的工程文件和技術(shù)資料按國家、行業(yè)和施工工程所在地資料和管理規(guī)定執(zhí)行；8.1.5 歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；8.1.6 歸檔的文件資料必須齊全、完整、真實、有效、層次分明符合其形成規(guī)律，保證其具有可追溯性；8.1.7 歸檔文件的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆，紅墨水、純藍墨水、復(fù)寫紙字跡；8.1.8 文件材料文跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章
12、手續(xù)完備；8.1.9 文件材料幅面尺寸規(guī)格及裝訂按照資料管理規(guī)程要求； 8.1.10 凡歸檔文件材料必須是原始件，只能是復(fù)印件的須在簽章處加蓋紅章，機打文件材料需簽字的必須手工簽名；8.1.11 在“無紙化”辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施。保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份、存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件一并歸檔保存；8.1.12 電子文件形成部門應(yīng)指定專人負責(zé)電子文件的形成、收集、積累和歸檔工作，并及時建立完整可查的臺帳。8.2 歸檔范圍8.2.1 建筑工程資料管理規(guī)程規(guī)定的工程資料包括：A類基建文件、B類監(jiān)理
13、資料、C類施工資料、D類竣工圖。8.2.2 集團內(nèi)部資料包括：工程立項資料、招標(biāo)資料、設(shè)計資料、合約資料、內(nèi)部工程管理資料、結(jié)算資料和行政類資料。8.2.3 以上分類詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。9、移交9.1 項目公司將已竣工期區(qū)的工程檔案，整理完畢后，移交地區(qū)公司。9.2 交接雙方依據(jù)工程資料歸檔范圍和分類表檢查應(yīng)歸檔內(nèi)容是否齊全，驗收合格后將案卷裝訂成冊。9.3 工程檔案于項目期區(qū)工程竣工后三個月內(nèi)向所屬地區(qū)公司移交。9.4 工程資料形成項目編制工程檔案審核備考表、工程檔案移交書和工程檔案移交目錄，一式份，交接雙方逐項核對后簽字認可，各留一份備查。10、其它10.1 各項目可根據(jù)工程檔案形成特點按不同階段、不同內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整移交時間。10.2 各地區(qū)公司在執(zhí)行過程中可依據(jù)本辦法制定本地區(qū)工程檔案管理實施細則，并報集團工程備案。10.3 本辦法由集團負責(zé)解釋。10.4 本辦法自發(fā)布之日起試行。11、附表（參考）11.1工程資料歸檔范圍和分類表11.2發(fā)文登記表11.3收文登記表11.4文件借閱記錄表11.5文件拷貝登記表11.6卷內(nèi)備考表式樣11.7案卷封面（或內(nèi)封面）式樣11.8卷盒脊背式樣11.9工程檔案移交書11.10工程資料移交目錄
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