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城開集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定（12頁）.doc

資源ID：583153 資源大小：240KB 全文頁數(shù)：12頁
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城開集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定（12頁）.doc

1、城開集團(tuán)工程檔案管理規(guī)定（暫行）一、目的為規(guī)范集團(tuán)各項目工程檔案文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一工程檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)，確保工程現(xiàn)場資料的收集完整、安全管理和有效利用，并使工程現(xiàn)場管理資料全過程具有可追溯性，提高公司的檔案管理水平，依據(jù)GB/T50328-2001和城開集團(tuán)文件編寫程序,制定本規(guī)定。二、適用范圍集團(tuán)各項目部及相關(guān)部門。三、檔案室職責(zé)1、按有關(guān)規(guī)定有計劃地分別收集各部門檔案文件，各部門定期協(xié)調(diào)檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。2、凡已辦理完畢的工程準(zhǔn)備階段的文件資料，集團(tuán)檔案室要求各相關(guān)部門均應(yīng)在五日內(nèi)遞交集團(tuán)檔案室立卷、歸檔。監(jiān)理文件、施工文件、可以每月25日前上傳電子文件清單，竣工時上報公司

2、存檔，竣工備案文件（紙質(zhì)）要求項目上報公司一份存檔。檔案形成部門詳見附表一。3、立卷、歸檔的要求：各部門資料管理員在規(guī)定時間內(nèi)把資料整理完畢，并上交公司檔案室，檔案室負(fù)責(zé)立卷、歸檔。4、各相關(guān)部門檔案管理人員向集團(tuán)檔案室移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。5、檔案室負(fù)責(zé)對各項目已歸檔文件，建立對應(yīng)的電子文檔，便于分類管理和查閱。四、檔案管理程序1、歸檔時間及要求1.1 各相關(guān)部門資料管理員把本部門工程準(zhǔn)備階段的文件，完成后五日內(nèi)上報集團(tuán)檔案室辦備案，各類圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等），有工程服務(wù)部下發(fā)到各相關(guān)部門，其中竣工圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、

3、景觀工程圖紙等）及備案文件在竣工驗收結(jié)束后由項目部檢查合格后移交公司工程服務(wù)部，項目施工檔案資料竣工驗收后移交集團(tuán)檔案室。1.2 資料管理員把部門文檔及時歸類，監(jiān)理文件、施工文件5日內(nèi)上通過OA工程檔案文件審批流程，并把紙質(zhì)的工程文件上集團(tuán)檔案室。1.3 集團(tuán)檔案室資料管理員每月負(fù)責(zé)檢查各部門資料歸檔情況，并把檢查情況列入績效考核。2、分類2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)、組卷合理、層次分明、檢索便利。盡量以工程項目為單位組卷。2.2 檔案分類按材質(zhì)分為：紙質(zhì)檔案和電子檔案。檔案分類按階段分為：工程準(zhǔn)備階段（立項文件、建設(shè)用地拆

4、遷文件、勘察設(shè)計文件、招標(biāo)文件、合同文件）、監(jiān)理文件（監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、監(jiān)理通知、監(jiān)理竣工總結(jié)、質(zhì)量評估報告）、施工文件（設(shè)計變更、技術(shù)核定文件、現(xiàn)場簽證文件、工程管理文件、進(jìn)度文件、預(yù)決算文件）、竣工文件（施工許可文件、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、質(zhì)量合格文件、地基與基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗收文件、合同價款結(jié)算文件、竣工圖）。3、編號檔案編號由項目代號、分類號、文件順序號構(gòu)成，表示方法如下：項目代號+分類號+文件順序號編碼SC(1、2、3)KCXHLMZ含義水城(一、二、三期)康城祥和里馬寨編碼ZJSB含義工程準(zhǔn)備階段監(jiān)理文件施工文件竣工文件其中分類號包括三級目錄，詳見附錄一。例如：SC

5、3Z040401表示水城三期工程準(zhǔn)備階段施工合同中序號為01的文件4、裝訂4.1 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。不得大于A4幅面。且要求裝訂邊及底邊對齊。 4.2 圖紙一律不裝訂，但案卷內(nèi)大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法（反面在外），圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。4.3 案卷裝訂一般采用卷盒、卷夾兩種形式。工程準(zhǔn)備階段文件、竣工圖考慮后期使用方式以卷盒裝定為主，監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件以卷夾分別裝訂成冊，一冊不夠的分兩側(cè)或多冊，案卷不宜過厚，一般不超過40mm。5

6、、借閱5.1本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續(xù)借閱，必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般由使用人復(fù)印。5.2 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。5.3 查閱檔案時，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案，違

7、者且造成檔案損毀的，依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。5.4 查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律，更好地為各項工作服務(wù)。五檔案保密制度1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。2、凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司秘密。4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案，列出銷毀清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀，并簽名注銷。六、本作業(yè)指導(dǎo)書由集團(tuán)

8、檔案室負(fù)責(zé)解釋附件：1、工程檔案分類及保管期限表2、卷內(nèi)文件目錄3、備考表 4、文件資料移交單 5、收文登記臺賬 6、發(fā)文登記臺賬附錄1工程檔案分類表及歸檔范圍一級類目二級類目序號歸檔文件形成部門保管期限工程準(zhǔn)備階段文件（Z）立項文件(01)01項目建議書審批意見工程服務(wù)部永久02可行性研究報告審批意見工程服務(wù)部永久03項目評估資料工程服務(wù)部永久用地征地拆遷文件(02)01選址意見通知書工程服務(wù)部永久02拆遷安置意見、協(xié)議、方案工程服務(wù)部長期03國有土地使用證工程服務(wù)部永久04建設(shè)用地工程服務(wù)部永久05建設(shè)工程規(guī)劃許可證工程服務(wù)部永久06施工許可證工程服務(wù)部永久07預(yù)售許可證營銷部永

9、久勘察設(shè)計文件(03)01工程地質(zhì)勘察報告工程服務(wù)部永久02工程文物勘察報告工程服務(wù)部永久03工程測量成果報告工程服務(wù)部永久04設(shè)計方案審查意見書工程服務(wù)部永久05施工圖審批意見書（建筑結(jié)構(gòu)、人防、消防、環(huán)保、節(jié)能等行政部門）工程服務(wù)部永久06工程報建工程服務(wù)部短期07招投標(biāo)備案工程服務(wù)部短期08質(zhì)量監(jiān)督備案工程服務(wù)部短期合同文件(04)01勘察設(shè)計委托合同招標(biāo)辦長期02施工承包合同招標(biāo)辦長期03監(jiān)理委托合同招標(biāo)辦長期04甲供、甲分包合同招標(biāo)辦長期05市政合同（水、電、氣、暖、雨污水）招標(biāo)辦長期06景觀施工合同招標(biāo)辦長期07采購合同招標(biāo)辦長期08其他合同招標(biāo)辦長期招投標(biāo)(05)01監(jiān)理、勘察設(shè)

10、計、施工招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長期02供應(yīng)商招投標(biāo)文件招標(biāo)辦長期03中標(biāo)通知書招標(biāo)辦長期監(jiān)理文件（J）監(jiān)理規(guī)劃(01)01監(jiān)理規(guī)劃項目部長期02監(jiān)理細(xì)則項目部長期監(jiān)理總結(jié)(02)01監(jiān)理會議紀(jì)要項目部長期02監(jiān)理通知單項目部長期03監(jiān)理月報項目部長期04監(jiān)理竣工總結(jié)項目部長期05質(zhì)量評估報告項目部長期進(jìn)度控制(03)01項目總進(jìn)度計劃項目部長期02開工/復(fù)工審批表項目部長期03工程延期報告及審批項目部長期施工文件（S）設(shè)計變更、技術(shù)核定(01)01圖紙會審紀(jì)要項目部/總工室長期02圖紙、竣工圖項目部/總工室長期03設(shè)計變更、技術(shù)核定項目部/總工室長期04現(xiàn)場簽證項目部/總工室長期工程管理文件(02)

11、01專項方案評審記錄工程管理部/項目部短期02質(zhì)量停檢點檢查工程管理部/項目部短期03專項工程管理檢查工程管理部/項目部短期04整改通知單工程管理部/項目部長期05停工通知單工程管理部/項目部長期06工程管理月報工程管理部短期預(yù)決算文件(03)01工程款報審與支付文件工程造價部短期02總包、分包預(yù)算書工程造價部短期03設(shè)計變更、簽證報審與簽認(rèn)工程造價部短期04工程竣工決算書審核意見書工程造價部長期竣工備案文件（B）施工許可(01)01建設(shè)單位法人委托書項目部長期02建筑工程施工許可證（副本）項目部長期工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)(02)01鄭州市工程質(zhì)量實施監(jiān)督通知單項目部長期02鄭州市工程質(zhì)量監(jiān)督登記表

12、項目部長期03工程參建單位質(zhì)量責(zé)任制一覽表項目部長期04工程質(zhì)量監(jiān)督計劃書項目部長期05工程質(zhì)量監(jiān)督報告書項目部長期06施工圖紙審查批準(zhǔn)書項目部長期07施工圖紙審查意見項目部長期質(zhì)量合格文件(03)01勘察部門對地基及處理的驗收文件項目部長期02施工單位出具的竣工報告項目部長期03建設(shè)單位出具的竣工驗收方案項目部長期04工程竣工驗收意見表項目部長期05工程竣工驗收報告項目部長期06工程參建方工作情況報告項目部長期07工程參建方工作情況報告文字說明項目部長期08監(jiān)理單位出具的工程質(zhì)量評估報告項目部長期09勘察出具的質(zhì)量檢查報告項目部長期010設(shè)計出具的質(zhì)量檢查報告項目部長期011監(jiān)理單位簽署的竣

13、工移交證書項目部長期地基與基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu) 驗收記錄(04)01地基驗槽記錄項目部長期02結(jié)構(gòu)（地基與基礎(chǔ)）工程驗收報告（表2-5）項目部長期03結(jié)構(gòu)（主體）工程驗收報告（表2-5）項目部長期04屋面防水檢測報告項目部長期05電氣檢測報告項目部長期06工程質(zhì)量整改通知書及對應(yīng)的整改報告項目部長期07建筑工程規(guī)劃許可證及附件項目部長期08建筑工程消防設(shè)計審核意見書項目部長期09建筑工程消防驗收意見書項目部長期010環(huán)保部門的認(rèn)可文件及批準(zhǔn)使用文件項目部長期011建筑工程保修書項目部長期012住宅工程質(zhì)量保證書項目部長期013住宅工程質(zhì)量說明書項目部長期014工程竣工報告項目部長期工程價款結(jié)算材料(0

14、5)01建設(shè)合同、協(xié)議書、專用條款項目部長期02建設(shè)工程結(jié)算書或預(yù)算書項目部長期03建設(shè)單位支付工程款的證明項目部長期04建設(shè)單位支付工程款憑證項目部長期注：未列入本歸檔文件目錄的文件，根據(jù)其文件內(nèi)容，按一、二、三級類目對應(yīng)關(guān)系進(jìn)行歸檔。附錄2卷內(nèi)文件目錄序號文號文件題名日期頁號備注注：單位：mm。表格寬為185 mm。第1、6、7列寬分別為15，第2、5列寬分別為20，第3列寬為30，第4列寬為70。行高以適應(yīng)文字內(nèi)容為宜。建議表格中的文字采用宋體小四號字。附錄3備考表本卷共有文件材料頁。歸檔文件情況說明：立卷人：立卷日期：年月日檢查人：檢查日期：年月日單位：mm 表長為245，寬為165附錄4文件資料移交單部門名稱：文件名稱份數(shù)移交部門接受部門移交原因：移交人簽字日期接收人簽字日期附錄5收文登記臺賬部門名稱：序號文號文件名稱發(fā)文部門收文人簽字收文時間附錄6發(fā)文登記臺賬部門名稱：序號文號文件名稱收文部門收文人簽字收文時間

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