1、目 錄第一章 總 則3第二章 工程資料檔案培訓制3第三章 兩方案一計劃的建立3第四章 工程資料歸檔4第五章 文件發(fā)放及簽收10第六章 工程資料的過程檢查和考核11第七章 工程竣工資料的驗收和移交14第八章 獎罰16第一章 總 則第一條 為了促進公司管理的規(guī)范化，同時能有效地指導各項目工程資料的收集與整理，編制此管理規(guī)定。適合公司各在建項目應用。第二章 工程資料檔案培訓制第二條 嚴格要求資料員持證上崗或有一定經(jīng)驗的準入制度，充分發(fā)揮資料負責人的指導作用。第三條 工程資料竣工檔案歸檔培訓各新上項目，應當在人員上場后即由項目總工組織，邀請建設單位及當?shù)貦n案館專業(yè)人員到現(xiàn)場對全體技術人員進行相關測量、
2、試驗和工程資料收集整理的培訓。明確當?shù)貦n案館對竣工資料的歸檔要求，結合業(yè)主、監(jiān)理的要求進行系統(tǒng)的收集整理。第四條 培訓時要有簽到表，簽到表樣式宜符合本規(guī)定附錄1的要求，以備公司檢查。第五條 項目資料填寫培訓分項工程開始前，為保證資料編寫的規(guī)范性和及時性，應對該分項的資料表格填寫進行規(guī)范培訓或交底，并留有交底或培訓記錄，以備查驗。第三章 兩方案一計劃的建立第六條 兩方案（一）分部分項劃分方案（1）、新上項目，進場兩個月內(nèi)，即由項目總工牽頭，制定該方案并通過協(xié)同平臺上報公司技術質(zhì)量部審批。（2）、根據(jù)分部分項劃分，統(tǒng)一分部分項劃分作為資料編寫和收集的依據(jù)。（二）制定試驗檢測方案明確項目試驗檢測的取
3、樣頻率，指導項目試驗檢測資料的填寫和資料的評定。第七條 一計劃（一）制定資料管理計劃。（1）、根據(jù)當?shù)貦n案館、工程業(yè)主及監(jiān)理方的相關要求，明確需要移交竣工資料的綜合文件；材質(zhì)證明及試驗報告；測量、施工、隱蔽檢查記錄；工程竣工圖；工程建設聲像、照片、電子文件五大類進行在過程中如何收集、組卷和歸檔進行責任劃分，明確責任人。（2）、為保證歸檔資料的質(zhì)量要求，制定資料編制必備的辦公設備配置計劃。包括*市*專業(yè)施工技術用表填寫范例、*市建設工程檔案編制驗收標準等等相關書籍和資料軟件、打印機、裁紙機、電腦、復印掃描儀、數(shù)碼照相機、各類辦公耗材等等，使檔案質(zhì)量更加規(guī)范化。第四章 工程資料歸檔第八條 歸檔的原
4、則項目總工為第一責任人，項目施工員、試驗員、測量員負責編制資料按周匯總移交給資料員，資料員負責日常資料的收集、整理、組卷、簽字。第九條 歸檔文件的編目（一） 卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定，如當?shù)貦n案館、業(yè)主和監(jiān)理方另有要求的，以檔案館、業(yè)主和監(jiān)理方為主。（1）、卷內(nèi)目錄樣式宜符合本規(guī)定附錄3的要求。（2）、卷內(nèi)目錄每頁14 行。（3）、 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。（4）、 責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。（5）、 文件題名：填寫文件標題的全稱。（6）、 日期：填寫文件形成的日期。統(tǒng)一采用8位數(shù)字著錄。如：201
5、1年10月8日，應著錄為20111008；（7）、 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。（二） 案卷目錄的編制應符合下列規(guī)定，如當?shù)貦n案館、業(yè)主和監(jiān)理方另有要求的，以檔案館、業(yè)主和監(jiān)理方為主。（1）、案卷目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄2的要求。（2）、要求案卷目錄每頁10 行。（3）、案卷題名要有具體名稱，字數(shù)控制在50個字內(nèi)。（4）、保管期限：若文件需歸檔提交檔案館為永久、若無需歸檔提交檔案館則為臨時。（三） 歸檔文件卷盒、案卷脊背（1）、 案卷裝具一般采用卷盒1、卷盒采用藍色塑料資料盒。參照下圖1。2、卷盒的外表尺寸為318mm238mm，厚度為50mm。（2）、脊背標簽及內(nèi)容。1、脊背標簽式樣宜符
6、合本規(guī)定附錄4的要求。2、標簽尺寸為16mm40mm。3、標簽內(nèi)容字體為初號、隸書加黑，豎排排列。 （四） 歸檔文件移交（1） 每周相關人員要將文件資料移交給資料員，資料員負責收集并督促相關人員做好移交工作，移交資料應符合以下內(nèi)容。圖11、移交文件要整潔、齊全、填寫完整。2、文件內(nèi)容要有完整的單位或個人簽章手續(xù)。3、文件移交時要填寫資料移交記錄表，雙方簽字。資料移交記錄表式樣宜符合本規(guī)定附錄5的要求。（五） 歸檔文件室（1）專用資料室1、各項目配置適宜存放工程資料的專門資料室（以一間標準活動板房面積為宜），配備溫、濕度計以及防盜門、干粉滅火器、空調(diào)各一個。2、制定資料室管理制度，并將制度張貼于
7、資料室醒目位置。3、資料室管理制度宜符合附錄6的要求。管理制度的制作宜符合公司CI制作統(tǒng)一要求。（2）專用資料柜1、資料室里要配備統(tǒng)一的專用五節(jié)鐵皮資料柜。資料柜外觀尺寸為900mm400mm2050mm 。參照下圖2。2、資料柜標簽使用紅色標簽貼，貼于資料柜左上角貼標簽處。尺寸為23mm33mm。參照下圖3。3、資料柜均需編號，且只需編號，按阿拉伯數(shù)字順序編號。不得在資料柜上標注任何關于資料的信息，便于防盜。4、歸檔資料要按照綜合卷、試驗卷、測量卷、施工記錄以及檢驗批卷、竣工圖卷等分類存放。圖3圖4（3）、借閱管理閱覽室應建立借閱登記表。借閱登記表式樣宜符合本規(guī)定附錄8的要求。（4）、資料室
8、效果圖1、資料室式樣宜符合本規(guī)定效果圖。2、資料室里配置嚴格按照效果圖配置。效果圖1效果圖2效果圖3效果圖4第五章 文件發(fā)放及簽收（一）文件的發(fā)放（1）、建立發(fā)文登記表。若當?shù)貦n案館無歸檔格式要求，發(fā)文登記表式樣宜符合本規(guī)定附錄8的要求。（2）、下發(fā)圖紙、規(guī)范、設計變更、會議紀要及函件等資料文件時，要及時記錄并簽字。（二） 文件的簽收（1）、建立收文登記表。若當?shù)貦n案館無歸檔格式要求，收文登記表宜符合本規(guī)定附錄9的要求。（2）、接收圖紙、設計變更、監(jiān)理通知單、業(yè)主會議紀要以及各函件時，要及時登記并簽字。（三）內(nèi)部文件發(fā)放編碼規(guī)則內(nèi)部發(fā)放的圖紙、設計變更等應進行編碼以予以區(qū)別，編碼采取如下規(guī)則：
9、崗位編碼崗位編碼項目經(jīng)理01總工程師02生產(chǎn)經(jīng)理03商務經(jīng)理04協(xié)調(diào)經(jīng)理05安裝經(jīng)理06合約法務部07技術質(zhì)量部08生產(chǎn)安全部09物資設備部10測量組11試驗室12勞務1隊13勞務2隊14勞務3隊.第六章 工程資料的過程檢查和考核檢查分項目自查和公司季度檢查。（一）項目自查 （1）、建立考核小組，每月由考核小組檢查資料，每月通報檢查情況，月度進行獎罰兌現(xiàn)，并建立考核痕跡。（2）、物資部資料收集原材料進場后，物資部人員首先應向材料供應商索要質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品合格證，并審閱實物與證明文件是否相符，且需及時注明規(guī)格、數(shù)量、進場時間、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存放處。如果沒有或提供了不符合要求
10、的質(zhì)量證明文件或產(chǎn)品合格證，我方物資部人員應拒絕收貨。（3）、試驗資料考核。1、資料提交時間試驗人員在收到物資部人員提供已注明了規(guī)格、數(shù)量、進場時間、使用部位、抄件人、原件或（抄件人）存放處的質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品合格證后，應及時向監(jiān)理單位進行原材料報驗，送樣后一個月內(nèi)將所有的原材料試驗報告、委托單、及材料質(zhì)量證明文件或現(xiàn)場施工試驗報告按子單位工程劃分收集歸檔，并保證試驗報告、委托單、材料證明文件配套、內(nèi)容準確、臺賬清晰并及時更新電子版試驗臺賬，便于各部門查閱。原材料及施工試驗應按階段性分門別類進行評定與匯總。2、 獎罰措施每周檢查試驗報告收集不全、不及時、報告人為填寫錯誤或與質(zhì)量證明文件不吻合的
11、給予試驗員每人每次50元的經(jīng)濟處罰。按時移交且資料無誤的每人每月給予200元的經(jīng)濟獎勵。（4）、測量資料考核1、 資料提交時間工程測量資料需在放線后一周內(nèi)提供。2 、獎罰措施經(jīng)檢查放線后測量資料未完成的，給予測量員每人每次50元的經(jīng)濟處罰。按時移交且資料無誤的給予每人每月200元的經(jīng)濟獎勵。（4）、質(zhì)檢資料考核1、資料提交時間鐵路項目的測量、試驗、施工檢查證、質(zhì)統(tǒng)表、原始記錄以及市政及公路、軌道交通項目的測量、試驗、施工記錄、隱蔽記錄、檢驗批、分項工程、質(zhì)量驗收記錄需在隱蔽驗收前提供。2、獎罰措施：經(jīng)檢查檢驗批、施工記錄未完成的，給予施工員每人每次50元的經(jīng)濟處罰。按時移交且資料無誤的給予每人
12、每月200元的經(jīng)濟獎勵；若每月資料完成情況良好給予生產(chǎn)經(jīng)理200元的經(jīng)濟獎勵，若不能按時完成給予生產(chǎn)經(jīng)理每次100元經(jīng)濟處罰。（5）、資料整理情況1、資料提交后，資料員需及時檢查、整理資料，指導施工員改正填寫錯誤的資料，資料整理完善后報給監(jiān)理簽字，每周一將資料報業(yè)主簽字，資料簽認完善后，將電子版進行備份；歸檔資料目錄需按檔案管理辦法進行資料分類的收集、整理和保管，并及時更新資料臺賬，目錄要清晰明了，以便查閱。2、開竣工報告、圖紙會審、設計變更、工程核定單、驗收文件、涉及工程結構或經(jīng)濟的重要函件應督促相關人員完善各方簽字蓋章后掃描存檔并進行分類編目。2、獎罰措施經(jīng)項目三次檢查有資料無目錄或不全，
13、給予資料員每次50元的經(jīng)濟處罰。按時收集、整理和歸檔給予每月200元的經(jīng)濟獎勵。（二） 公司半年檢查。（1）根據(jù)公司相關規(guī)定，每半年對各項目進行檢查。（2） 季度檢查內(nèi)容參照附錄10要求。第七章 工程竣工資料的驗收和移交（一）竣工資料的驗收（1） 在組織工程竣工檔案驗收前，應提請當?shù)貦n案館、業(yè)主及監(jiān)理方對竣工資料進行預驗收。（2） 在提請當?shù)貦n案館、業(yè)主及監(jiān)理方進行預驗收前，應提請公司工程技術部對竣工資料進行初次驗收。（二） 竣工資料移交責任狀（1）、項目與公司竣工資料移交責任狀。詳見責任狀范本附錄11。（2）、項目在各單位工程貫通后，即要與公司簽定竣工資料移交責任狀，竣工資料移交時間節(jié)點為項
14、目完工后3個月內(nèi)具備移交條件。（三）竣工資料內(nèi)部移交（1） 竣工資料驗收后應按照關于規(guī)范竣工項目上報竣工資料歸檔的通知（中建五隧發(fā)201132號）移交；（2） 竣工資料必須在工程竣工驗收一個月內(nèi)報送公司技術質(zhì)量部。（四）竣工資料外部移交（1） 竣工資料同建設單位進行驗收，屬于向當?shù)貦n案館報送工程檔案的工程項目還應會同檔案館共同驗收，由檔案館出具預驗收記錄。（2）工程竣工驗收前15天內(nèi)，項目部將整理好的竣工資料案卷目錄報公司技術質(zhì)量部進行審查。審查提出的問題必須在竣工驗收前整改完畢。（3） 工程竣工驗收后在合同協(xié)議書約定的期限內(nèi)將完整、準確、符合歸檔要求的竣工資料報送建設單位和當?shù)貦n案館。移交竣
15、工資料時，應有雙方的驗收手續(xù)，并有文字性移交材料證明。（4） 竣工資料移交檔案館時，應遵守當?shù)貦n案的有關規(guī)定。若推遲報送日期，必須在規(guī)定報送時間內(nèi)向檔案館申請延期報送并申明延期報送原因，經(jīng)同意后辦理延期報送手續(xù)。 第八章 獎罰（一） 在公司組織的檢查中，對資料綜合檢查排名第一的項目部資料員給予相應的獎勵及表彰，項目技術質(zhì)量部經(jīng)理獎勵500元、項目資料員獎勵300元；對資料綜合檢查排名最后一名的項目資料員處以相應的罰款及批評，項目技術質(zhì)量部經(jīng)理罰款500元、項目資料員罰款300元。（二）公司每年組織一次優(yōu)秀資料員評選，優(yōu)秀資料員人數(shù)控制在2名以內(nèi)，對獲得“優(yōu)秀資料員”稱號的資料員給予相應的物質(zhì)獎勵。（三）項目技術質(zhì)量部經(jīng)理、項目資料員有責任完成竣工資料的移交歸檔工作，未按時完成竣工資料移交工作的，公司將限期要求其完成，并不得調(diào)離項目另行安排。
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