1、工程監(jiān)理資料管理規(guī)定1 目的為了加強對工程施工監(jiān)理資料的統(tǒng)一管理，提高監(jiān)理資料規(guī)范化程度。2 適用范圍適用于公司施工階段監(jiān)理資料的分類、收集、整理、驗收移交各個環(huán)節(jié)。3 職責3.1項目總監(jiān)總體負責項目監(jiān)理資料管理工作，對監(jiān)理資料規(guī)范性負責，并指定專人負責施工過程中監(jiān)理資料的收集整理歸類工作；3.2被指定負責監(jiān)理資料收集整理歸類工作的監(jiān)理人員應(yīng)保證監(jiān)理資料整理歸類的及時性和規(guī)范性；3.3項目監(jiān)理機構(gòu)其他監(jiān)理人員應(yīng)為監(jiān)理資料管理規(guī)范化盡職盡責，并負責配合監(jiān)理資料收集整理工作；3.4項目監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理人員調(diào)離時要做好資料交接工作并辦理交接手續(xù)。項目總監(jiān)負責指定專人接管被調(diào)離的監(jiān)理人員資料。4 編制依據(jù)

2、l 基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定l 科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-2000)l 照片檔案管理規(guī)范（GB/T11812-89）l 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）l 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB50319-2000）l 公路工程竣工驗收辦法l 公路工程質(zhì)量檢驗評定標準l 公路工程監(jiān)理規(guī)范l 技術(shù)制圖復制圖的折疊方法5 監(jiān)理資料的分類及要求5.1 監(jiān)理資料的分類體系5.1.1按資料產(chǎn)生來源劃分：業(yè)主方資料、監(jiān)理方資料、施工方資料；5.1.2按資料內(nèi)容劃分：進度、投資、質(zhì)量、安全、合同、協(xié)調(diào)等；5.1.3按工程單元劃分：建設(shè)項目、單位工程、子單位工程、分部

3、工程、子分部工程、分項工程、檢驗批；5.1.4按時間階段劃分：前期資料、過程資料、后期資料；5.1.5按載體類型劃分：紙質(zhì)載體、電子載體；5.1.6按資料的保存期限劃分：永久、長期、短期、臨時資料；5.2監(jiān)理過程中資料收集、整理及目錄化（臺帳化）管理的具體要求5.2.1在編制監(jiān)理規(guī)劃時，應(yīng)對項目進行單位、分部、分項工程劃分；并按本項目特點進行資料體系分類、詳細策劃；在監(jiān)理過程中，監(jiān)理檔案資料可按建設(shè)項目、單位工程、分部工程、分項工程組織歸檔。5.2.2所有資料均應(yīng)按本規(guī)定附表1（監(jiān)理資料檔案歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表）歸入對應(yīng)目錄按文種時間的先后順序建立臺帳；5.2.3文檔類資料（如通知、會議紀要

4、、月報等）采用流水臺帳；5.2.4工程報驗類資料采用規(guī)定格式的臺帳（當業(yè)主有統(tǒng)一要求時按業(yè)主要求，業(yè)主無要求時按附錄要求）；5.2.5監(jiān)理資料應(yīng)隨工程進展同步整理并登錄相應(yīng)臺帳；臺帳與對應(yīng)資料一同歸檔；5.2.6項目監(jiān)理部應(yīng)利用計算機進行資料輔助管理，將信息、資料和各類管理臺帳輸入計算機，完工后刻入光盤存放。5.2.7每月應(yīng)匯總當月主要臺帳并在監(jiān)理月報中反映，主要臺帳包括：監(jiān)理指令或通知一覽表；會議紀要一覽表；工程變更一覽表；工程計量支付一覽表；工程進度計劃統(tǒng)計表；進場材料報驗臺帳；工程驗收臺帳；其它報驗臺帳。5.2.8項目監(jiān)理部應(yīng)對安全監(jiān)理資料、節(jié)能資料分別單獨建立臺帳。5.3歸檔監(jiān)理資料的

5、質(zhì)量要求5.3.1監(jiān)理資料應(yīng)做到全面、準確、細致、具體和系統(tǒng)。對資料的收集、整理不應(yīng)有主觀的偏廢和取舍，在監(jiān)理工作過程中，凡一切有價值的數(shù)據(jù)、文字和音像資料，包括工程文件、記錄、指示、報告、函件、批件都應(yīng)整理歸檔，而且應(yīng)按規(guī)定格式分類，使其明了、清晰、真實可靠、分類有序、字跡清楚、簽字齊全、不得弄虛作假、擅自涂改。其中照片檔案的整理可按下述要求進行：照片應(yīng)有反映工程基地原貌、奠基或開工儀式、竣工典禮和工程實體及其施工過程中反映重大事件、工程質(zhì)量、隱蔽工程使用新材料、新工藝以及其他重要問題的內(nèi)容。凡歸檔的照片應(yīng)有文字說明，其中包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素。說明應(yīng)文字簡潔，語言通

6、順，一般不宜超過200字。時間用阿拉伯數(shù)字表示，采用“. . ”形式表示如：2003.04.03照片、底片要分類、分組存檔，每組要有總說明。總說明要注明本組照片的起止編號，總說明要打印后貼在本組第一張照片的前面。分說明可以手寫，但字跡要工整，不許涂改，也可打印后貼上。說明采用橫寫格式。格式如下：照片號/底片號 : 拍攝時間:參見號: 攝影者:文字說明: 底片及照片均應(yīng)編號。底片用鐵筆在膠片乳劑面邊處以橫排阿拉伯數(shù)字編號，照片在背面左上角用阿拉伯數(shù)字編號。照片與對應(yīng)的底片宜置一處。照片檔案的底片應(yīng)放入底片袋中保管，底片袋的右上方應(yīng)標明底片號，照片及其文字說明應(yīng)一同整理，并與對應(yīng)的底片一起固定在照

7、片檔案芯頁上，組成案卷，照片案卷芯以30頁左右為宜。照片、底片應(yīng)采用干燥箱保管。卷盒、卷皮、目錄等:a 卷內(nèi)目錄以照片的自然張或組單元排列。b照片題名在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前提下，將文字說明綜合成照片名稱，照片題名最多不應(yīng)超過50字，且須打印。可以一組照片填寫一個題史。c 參見號指本照片反映的內(nèi)容與某卷有關(guān)聯(lián)，需結(jié)合起來看，如質(zhì)量事故處理照片，與施工記錄、檢查表等檔案文件有關(guān)，此文件檔案的檔號即為參見號。d 備考表，說明本卷所存照片及底片的張數(shù)，照片的分組情況等。卷內(nèi)備考表應(yīng)放在案卷的最后一頁。5.3.2房建及市政工程監(jiān)理資料質(zhì)量應(yīng)符合建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-200

8、1）第4.2條（歸檔文件的質(zhì)量要求）規(guī)定； 5.3.3公路工程按公路工程竣工文件編制辦法要求執(zhí)行。業(yè)主及檔案館有具體要求時，如業(yè)主提供了 工程竣工文件編制辦法，應(yīng)按業(yè)主要求執(zhí)行。5.3.4原則上，向公司歸檔的工程監(jiān)理資料應(yīng)為原件（特殊情況需采用復制件的，應(yīng)注明原件存放處）；5.3.5工程監(jiān)理資料的內(nèi)容及深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程；5.3.6工程監(jiān)理資料應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；5.3.7工程監(jiān)理資料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；5.3.8工程監(jiān)

9、理資料中文字材料幅面尺寸為A4（297mm210mm）。圖紙應(yīng)采用國家標準圖幅；5.3.9工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；5.3.10其他幅面的紙張應(yīng)折疊成A4幅面。工程圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復制圖的折疊方法統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標欄露在外面。6 歸檔監(jiān)理資料的立卷6.1立卷的原則和方法：立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用；房建及市政工程監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè)主和城建檔案館移交的資料若有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進行整編。否則，按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T

10、50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）附錄B、C、D、E式樣。一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材料報驗文件應(yīng)按單位工程組卷，對于監(jiān)理的管理文件（監(jiān)理部資料）可按建設(shè)工程項目進行組卷。6.2立卷過程中宜遵循下列要求：6.2.1案卷不宜過厚，一般不超過40mm；6.2.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷；6.2.3卷內(nèi)文件的排列：文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、

11、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。6.3案卷的編目6.3.1卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附表2的要求；序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次標注；責任者：填寫文件的直接形成項目監(jiān)理部或個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替；文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號；文件題名：填寫文件標題的全稱；日期：填寫文件形成的日期；頁數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁數(shù)；卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。6.3.2卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附表3的

12、要求；卷內(nèi)備考表主要是對案卷情況的說明；卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后；卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項目監(jiān)理部印章。6.3.3案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附表4的要求；案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、工程編號、案卷題名、編制項目監(jiān)理部、編制日期、密級、保存期限、共幾卷、第幾卷；檔號：由項目號（名稱）、案卷號組成，由檔案管理員填寫；工程編號：應(yīng)為公司或工程監(jiān)理部對工程的編號，由工程監(jiān)理部填寫；案卷題名：應(yīng)簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括建設(shè)單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；編制項目監(jiān)理部：應(yīng)填寫項目監(jiān)理部全稱；起止日期：應(yīng)

13、填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結(jié)算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T503282001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范規(guī)定，同時結(jié)合工程項目具體情況確定。一般情況下，不同保管期限的文件應(yīng)分別組卷，若同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應(yīng)為其中最長期限的期限；密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。6.3.4編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定：卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號

14、。每卷單獨編號，頁號從“1”開始；頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；成套印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。6.3.5卷內(nèi)目錄、備考表、封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。6.4案卷裝訂6.4.1裝訂時必須剔除金屬物；6.4.2案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用棉線繩三孔左側(cè)裝訂法，訂結(jié)在背后，要整齊、牢固，便于保管和利用；7 歸檔監(jiān)理資料的移交7.1監(jiān)理資料應(yīng)在項目竣工驗收

15、前整理完畢，由項目監(jiān)理部根據(jù)本項目特點打印出歸檔詳細目錄，由總監(jiān)理工程師審核驗收，報公司技術(shù)質(zhì)量部審查批準。項目監(jiān)理部應(yīng)在10日內(nèi)根據(jù)公司審核意見進行整改并按要求進行裝訂、整編成冊。經(jīng)公司審查批準的監(jiān)理檔案資料才能向各檔案保管單位辦理移交歸檔手續(xù)（當?shù)胤街鞴懿块T有規(guī)定時，工程竣工驗收前，監(jiān)理檔案資料應(yīng)送呈城市檔案管理機構(gòu)預驗收，驗收合格，并取得工程檔案認可文件后，方可進行工程竣工驗收）；7.2原則上所有監(jiān)理資料均需移交公司檔案室歸檔；需移交業(yè)主方（包括城市建設(shè)檔案館）的資料一般只是監(jiān)理部文件夾包含的資料；若在施工過程中已向建設(shè)單位移交了部分監(jiān)理服務(wù)資料，則工程結(jié)束后一般不再另行移交該部分資料（

16、除委托監(jiān)理合同另有約定外）。業(yè)主、設(shè)計方資料、施工報審類資料一般只在公司檔案室歸檔（其中，施工報審類資料按相關(guān)規(guī)定或規(guī)范在該項報驗審簽同意后應(yīng)即返還施工單位，項目監(jiān)理部只保留一份）；7.3經(jīng)公司審查批準的監(jiān)理檔案資料應(yīng)及時辦理移交歸檔手續(xù)。移交工作必須辦理簽證手續(xù)，簽證表按公司統(tǒng)一格式（見本規(guī)定附表6： 監(jiān)理檔案歸檔移交簽證表）進行；7.4所有資料在移交公司檔案室歸檔之前不得銷毀。附表1監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 1 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)主檔案館一業(yè)主及設(shè)計方資料一般以建設(shè)項目組卷（一）工程報建類資料1建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件臨時永久2建設(shè)工程

17、施工許可證臨時永久3工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)臨時長期（二）招投標文件及合同1工程施工招投標文件臨時長期2工程施工合同臨時長期3工程監(jiān)理招投標文件臨時長期4（三）業(yè)主函件短期（四）質(zhì)量監(jiān)督站文件短期長期（五）設(shè)計文件1工程地質(zhì)勘察報告臨時永久2設(shè)計圖紙及說明臨時長期3施工圖審查意見臨時長期4設(shè)計變更文件臨時長期（六）其它注：業(yè)主及設(shè)計方資料是指由業(yè)主或設(shè)計方產(chǎn)生或由其提供給監(jiān)理的資料，一般屬于監(jiān)理依據(jù)性資料，在監(jiān)理過程中收集整理，項目結(jié)束時一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料由業(yè)主自行辦理。 監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 2 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)

18、主檔案館二監(jiān)理部資料（一）監(jiān)理前期資料一般以建設(shè)項目組卷1工程監(jiān)理委托合同長期長期2項目監(jiān)理機構(gòu)組成任命文件及人員名單長期長期3監(jiān)理規(guī)劃短期長期4監(jiān)理實施細則短期長期（二）監(jiān)理過程資料1項目監(jiān)理日志長期一般以建設(shè)項目組卷2個人監(jiān)理日記短期3旁站記錄長期長期以單位工程組卷4涉及工程結(jié)構(gòu)安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期5監(jiān)理指令（通知）及回復長期長期一般以建設(shè)項目組卷6質(zhì)量事故報告及處理意見長期長期7不合格項目通知長期長期8工程延期報告及審批長期永久9費用索賠報告及審批長期長期10合同爭議、違約報告及處理意見長期永久12監(jiān)理會議紀要及各類交底記錄長期長期13監(jiān)理聯(lián)系單及備忘

19、錄長期長期14監(jiān)理月報、年度、專題總結(jié)報告長期長期15分部工程、單位工程質(zhì)量評估報告；長期長期16監(jiān)理工作總結(jié)報告長期長期17照片影像資料短期18ISO體系運行記錄文件臨時19其它注：監(jiān)理部資料主要是指在監(jiān)理過程中由監(jiān)理機構(gòu)產(chǎn)生的資料，這部分監(jiān)理資料驗收移交時對需向業(yè)主和城建檔案館移交的資料：1、房建及市政工程應(yīng)按建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范附錄B、C、D、E式樣。2、公路工程按業(yè)主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求進行組卷。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、

20、案卷封面及案卷脊背式樣統(tǒng)一采用 公路工程竣工文件編制辦法的要求。業(yè)主沒有具體要求時，按公司公路工程竣工文件編制辦法執(zhí)行。監(jiān)理資料歸檔內(nèi)容（范圍）目錄表第 3 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業(yè)主檔案館三施工報審類資料1施工組織設(shè)計及開工條件報審表長期長期一般以建設(shè)項目組卷2分包單位資格審查表臨時長期3施工進度計劃報審表臨時長期4工程計量及支付文件臨時長期5工程變更及洽商文件長期長期6施工技術(shù)交底記錄臨時長期以單位工程組卷7工程測量控制網(wǎng)的報驗及復測資料臨時長期8各類材料、構(gòu)配件、設(shè)備、器具、成品、半成品報驗資料臨時長期以單位、分部、分項工程組卷9施工工序報驗單（若

21、有）臨時長期10隱蔽工程驗收記錄臨時長期11檢驗批、分項工程驗收記錄長期長期12分部工程、單位工程驗收記錄長期永久以單位工程組卷13工程竣工申報表長期長期14工程結(jié)算審核意見臨時長期15有關(guān)專業(yè)技術(shù)總結(jié)（如樁基礎(chǔ)、軟基處理、主要結(jié)構(gòu)物施工技術(shù)等）臨時16其它報審類資料臨時注：施工報審類資料是指一切由施工方產(chǎn)生需由監(jiān)理方簽認的資料，是監(jiān)理控制工作的重要體現(xiàn)，在監(jiān)理過程中必須留一份在監(jiān)理部。而項目結(jié)束時一般只在公司檔案室歸檔。業(yè)主及城建檔案館的資料由承包商辦理。 1上述三表中羅列資料不一定完整，各項目可根據(jù)具體情況補充完善。2資料保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保

22、管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結(jié)算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。移交擋案時不應(yīng)把不同保存期的資料放在一個檔案盒內(nèi)。3 房建工程與建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）相矛盾時，以建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001）為準。 公路工程與業(yè)主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求相矛盾時，以業(yè)主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求為準。附表2 卷 內(nèi) 目 錄序號文 件編 號責任者文件題名日期頁次備注附表3 卷 內(nèi) 備 考 表本案卷共有文件、材料共 頁。其中：文字材料 頁，圖樣材料 頁，照片 張。說明：立卷人：年 月 日審核人：年 月 日附表4 案 卷 封 面檔 號 工程編號 案卷題名 編制項目監(jiān)理部 編 制 日 期 密 級 保管期限 共 卷 第 卷 附表5 卷 盒 封 面檔 案 盒卷 內(nèi)標 題起止時間自 年 月 日起至 年 月 日止卷內(nèi)冊數(shù)保管期限全宗號目錄號案卷號項目監(jiān)理部 案 卷 脊 背工程項目名稱檔案盒歸檔文件名稱第 盒共 盒附表6監(jiān)理檔案歸檔移交簽證表(樣表)項目名稱： 第 頁 共 頁案卷編號文件名稱檔案套數(shù)公司保存期限備注卷號冊號分冊號公司業(yè)主總監(jiān)理工程師： 檔案移交經(jīng)手人： 技術(shù)質(zhì)量部審核人： 接收單位： 檔案接收經(jīng)手人： 接收日期： 年 月 日