1、工程監理資料歸檔規定1、編制目的建設項目檔案管理是工程管理的重要內容。將工程監理過程中所形成的文件（含電子文件）按照有關規定及要求，進行規范化、標準化管理，并實現計算機存儲檢索、網絡運行之功能，更好地為電力工程監理和各項工作服務，特制定本規定。2、編制依據2.1 GB/T11822 科學技術檔案案卷構成的一般要求2.2 GB50319 建設工程監理規范2.3 GB/T50328 建設工程文件歸檔整理規范2.4 DA/T28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范2.5 GB/T18894 電子文件歸檔與管理規范3、適用范圍及說明本規定適用于公司所承攬的火力發電廠工程、110kV以上輸變電工

2、程、房屋建筑及市政建設工程所形成的監理資料的整理及歸檔。本規定只對公司工程監理檔案（第6大類）資料的整理和歸檔進行了規定，不適用于其他類別資料的整理和歸檔。4、職責4.1經營部負責將合同文件及時交檔案室整理、立卷和歸檔。4.2各工程項目監理部負責工程監理歸檔資料的整理立卷、編目、歸檔移交。4.3質量安全部負責工程監理檔案的驗收、保管、借閱等管理。5、工程監理資料整理、歸檔要求5.1總體要求5.1.1部門負責人（總監）應指定專人負責組織工程監理檔案的整理立卷、編目、歸檔移交工作，工程監理檔案應在工程達標驗收后1個月內向公司質量安全部全部移交。5.1.2檔案移交時同步移交紙質的監理歸檔文件總目錄（

3、20806-N01）一份、卷內目錄（附錄B）2份（一份在卷內、一份在總目錄后）放在總目錄后的卷內目錄右下角應編寫頁碼，并將頁碼標注在總目錄的備注欄內。5.1.3所有紙質歸檔文件在檔案移交時同步歸檔電子文件或掃描件，具體移交范圍按工程監理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）執行。5.2紙制文字性歸檔文件的質量要求歸檔的工程監理文件應為原件。監理文件的內容及其深度必須符合建設工程監理規范的要求。工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。工程文件載體應采用耐久性強的書寫材料，如：碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。歸檔文件應字

4、跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。文字材料幅面尺寸規格宜為A4（297mm210mm）。文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。5.3電子檔案的歸檔要求5.3.1電子檔案的歸檔載體形式為光盤。光盤使用公司統一購置的檔案專用光盤，刻錄、移交均為一式兩份，以確保數據安全。5.3.2電子檔案歸檔范圍包括：a)資料目錄。包括監理歸檔文件總目錄（電子版）、歸檔資料電子版目錄，格式要求為EXECL格式；歸檔資料電子版目錄（EXECL格式）格式如下：歸檔資料電子版目錄（EXECL格式）柜號檔號卷內目錄序號責任者案卷（文件）題名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜號”

5、項不填外，其他項目由監理部填寫完整。b)監理策劃文件，包括：監理規劃、監理細則、安全監理工作方案等監理作業文件；c)監理報告及記錄文件，包括：工程質量評估報告、監理工作總結，專業、階段、專題性報告，監檢匯報等由計算機產生的有關歸檔監理文件和資料；d)工程影像資料文件。歸檔要求見5.4。e)紙質檔案電子掃描件。歸檔要求見5.5。5.3.3電子文件檔案檔號按工程監理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）制定，并按以下要求進行組卷：5.3.3.1電子文件檔案按一級目錄（類目名稱）進行組卷，檔號省略三級分類號。如“025號”項目的電子文件檔案第一卷檔號為“025-66-001”，檔號標記在光盤

6、包裝盒上。5.3.3.2光盤內檔案資料逐級建立文件夾，一級文件夾名由項目編號和工程監理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）中“工程監理電子檔案”類目下所列的“歸檔范圍名稱”組成，例如“025號”項目“監理策劃文件”電子文件檔案文件夾名為“025-監理策劃文件”。若同類文件占用空間過大，需存儲在不同光盤上的，可將該類文件分若干文件夾存儲，文件夾名按先后順序編制流水號，例如“025號”項目“紙質檔案電子掃描件”分為若干文件夾存儲在不同光盤上，各文件夾名依次為“025-紙質檔案電子掃描件（1）”、“025-紙質檔案電子掃描件（2）”等。二級文件夾建立規則為：a)“資料目錄”文件夾可不建立二

7、級文件夾。 b)“監理策劃文件”、“監理報告及記錄”文件夾中二級文件夾按電子文件對應的紙質歸檔資料卷冊建立，每一卷建立一個文件夾，文件夾名為對應紙質檔案的“檔號+案卷題名”。c) “工程影像資料”文件夾中各級文件夾以公司工程影像資料管理規定要求建立。d) “紙質檔案電子掃描件” 文件夾中按對應的紙質歸檔資料分類號建立文件夾。例如“025號”項目“汽機專業工程質量檢驗記錄”資料二級文件夾名為“025-633”。5.3.3.3光盤內存儲的內容應按一級文件夾名列出目錄，一級文件夾內應附該文件夾內電子版目錄（列出一級文件夾內包含的下一級文件夾或文件即可，要求為EXECL格式）。.4歸檔時應隨光盤同時移

8、交6.4.3.3條所列兩級目錄的紙質文件。以025號項目為例，一、二級文件夾設置示例如下：5.4工程影像資料的歸檔要求工程監理影像資料歸檔范圍包括視屏資料、音頻資料、數碼照片資料，文件類型要求為電子文件，儲存載體統一要求為光盤。內容要求：a)能夠反映上級領導及公司領導親臨現場視察指導的內容；b)重大會議（有會議標題）的場景；c)全面反映主要旁站監理內容和工程總體質量控制情況；d)隱蔽工程驗收時的質量狀況（照片內要顯示用黑板標注出的驗收部位、內容和時間）；e)反映現場發生的有關工程質量、安全文明施工的問題及經整改后的情況；f)反映現場發生的重大事件、重大質量（安全）事故、重大自然災害及其它異常情

9、況和現象（時間、場所、人物、多視角觀察記錄）；g)反映工程階段性重大形象及總體形象。影像資料應圖像清晰，按專題內容進行分類，逐級建立文件夾，按形成時間進行排序，并統一編制影像資料目錄和編號（目錄與照片編號對應）。歸檔的影像資料文件題名為文件標題的全稱或進行編號（照片編號與目錄編號對應）。歸檔的影像資料應附文字說明，注明文件所反應的主要內容、地點、人物、背景等簡要說明。5.5紙質文件電子掃描件歸檔要求5.5.1電子掃描件歸檔范圍按工程監理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）執行。5.5.2電子掃描件按對應紙質檔案卷冊形成，每一卷形成一個掃描文件，文件名稱為對應紙質檔案檔案號。案卷文件過

10、多無法掃描形成一個掃描文件的，可分開掃描，文件名依次為025-60-001（1），025-60-001（2）。5.5.3掃描形成的文件按6.3.3.2所要求的二級文件夾進行分類，分別放入相應文件夾內。6、立卷的原則6.1立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。 6.2一個監理工程由多個單位工程組成時，監理歸檔文件應分專業并按單位工程及所含的分部、分項工程組卷。6.3案卷不宜過厚，一般不超過50mm。6.4案卷內不應有重份文件；不同載體的文件應分別組卷。7、卷內文件的排列順序原則7.1按問題的重要程度：重要問題在前，次要問題在后；7.2按文件形成時間的先后

11、順序；7.3按事項、專業順序排列。同一事項的請示與批復、主件與附件不能分開，并按正件在前、附件在后；轉發在前、原件在后；批復在前、請示在后；結論在前、依據在后；文字在前、圖樣在后；譯文在前、原文在后的順序。8、案卷的編目8.1編制卷內文件頁碼的原則a)卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。b)有多份文件裝訂成一冊的，要重新連續編號碼，且卷內目錄中在“頁次”欄應標出每份文件的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。c)頁號編寫位置：單面書寫的文件標在文件的右下角；雙面書寫的文件，標在正面在右下角，背面在左下角。d)印刷成冊的文件資料自成一卷的，卷內目錄只列文件名稱、文件號

12、、頁次等，且文件不再重新編寫頁碼。e)卷內每份文件材料已編寫頁號的，可不再重新編寫連續頁號，只在卷內目錄中列出各文件材料的件號，且不用填寫頁號，但在最后一份文件的“頁次”欄要填寫本案卷的總頁數。f)內容較少的同類資料按一級目錄（類目名稱）進行組卷，檔號將省略三級分類號。如將025號項目的60類資料組成一卷，該卷檔號應為025-60-001。而卷內目錄則應列二級目錄（歸檔范圍名稱）。g)案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號，也不進行裝訂。8.2卷內目錄編制規定a)卷內目錄表式見附表B。卷內目錄應注明該卷檔號，卷內留一份、總目錄后防一份，另制成電子版的卷內目錄交公司質量安全部。b)檔號章：一卷

13、分幾冊裝訂或不裝訂的案卷，在每冊（或每份）文件資料的右上角加蓋檔號章（到質量安全部領取），檔號的內容為項目代號案卷分類號案卷流水號；序號按卷內目錄文件的順序號，用鋼筆填寫。如：檔號為025-650-001卷中的第3件資料，其檔號章及序號應標注為：檔 號序 號025-650-0013c)責任者：填寫文件的直接形成的部門或主要責任者。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。d)文件編號：填寫工程文件原有的文號（無原有的文號的可不填寫）。e)文件題名：填寫文件標題的全稱，對無標題的文件，整理歸檔人員可根據文件內容擬定關鍵詞命名。f)日期：填寫文件形成的日期，格式統一為：（如2002.0

14、1.03）。g)頁次的填寫：執行9.1有關要求。h)卷內目錄排列在卷內文件首頁之前（不裝訂）。8.3卷內備考表的編制規定：a)卷內備考表的式樣見附表C。b)卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及立卷單位對案卷情況的說明。c)立卷人：由組卷人簽字或蓋手章；審核人：由總監或總監代表簽字或蓋手章。d)卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后（不裝訂）。8.4案卷封面的編制規定：a)案卷封面采用內封面形式，其式樣見附表D。b)案卷封面的內容包括：檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限。c)檔號應由項目代號、分類號和案卷號組成。d)案卷題名應簡明、準確地揭示卷內文件的內

15、容。案卷題名應包括工程名稱、專業名稱、卷內文件的內容。e)編制單位應填寫案卷內文件的形成單位（項目監理機構）或主要責任者。F)起止日期應填寫案卷內全部文件形成的最早至最晚日期。g)保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限詳見本辦法的附表C。永久：是指永久保存；長期：是指檔案文件的保存期限等于該工程的使用壽命。短期:是指檔案文件保存515年同一卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限從長。h)密級分為絕密、機密、秘密三種。我公司的監理歸檔文件均為秘密級。8.5卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面均采用70g以上白色書定紙制作，幅面統一采用A4幅面。9、案卷的裝訂9.1各項目監理機構在

16、整理歸檔文件裝訂時，必須首先剔除金屬物，然后采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用；不含金屬物且裝訂成冊的文件資料，可保持原樣不再重新裝訂。9.2已裝訂成冊的文件資料與其它散裝文件資料組成一卷的，應排在卷內文件資料的最后，將其作為一份文件填寫入卷內目錄，不必重新編寫頁號，在卷內目錄備注及卷內文件備考表中，注明總頁數。10、案卷裝具、脊背要求10.1案卷裝具采用卷盒，且卷盒的外表尺寸為310mm220mm、厚度分別為20、30、40、50mm，卷盒采用無酸紙制作。10.2案卷脊背的內容包括檔號、案卷題名、保管期限等。見附表E。11、檔號的編制11.1歸檔資料的檔號由監理項目代號、分

17、類號、案卷流水號等三個主要部份組成。 案卷流水號（001999） 三級分類號（09） 二級分類號（09） 一級分類號（09） 項目代號 （001999）11.2工程監理文件檔案的組卷、分類號及保管期限：見附表C11.3舉例說明 0 0 1 6 2 9 005 第5卷（XXX監理日志） 監理日志 邯峰工程附錄A工程監理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表分類號類目名稱（一級目錄）歸 檔 范 圍 名 稱（ 二 級 目 錄 ）原件（紙質檔案）掃描件歸檔電子文件歸檔備注是否歸檔保存期限60合同資料監理委托合同20年61施工階段監理資料611設計交底與圖紙會審會議紀要、記錄5年卷內文件應保留會議簽到和會

18、簽頁，分專業按時間前后順序組卷。612工程變更單、設計變更、變更設計、工程洽商報審表(含材料變更、檢驗項目讓步申請)10年分專業按時間順序組卷。613分包單位資格報審表（含供貨商）、試驗室資格報審表、施工承包單位質量、技術、安全體系報審表/監理考察評價報告5年被審查單位的資質證書、責任制等文件不歸檔。614施工組織總設計，各標段、各專業施工組織設計5年615安全作業指導書審查計劃記錄表/措施（方案）報審表5年措施審查計劃記錄表在前、報審表在后，分專業組卷，且相互對應。616專項作業指導書（方案）5年分專業并與審查計劃記錄表相對應。62監理管理性資料620總監理工程師的書面任命資料及人員變更資料

19、、監理規劃及監理實施細則；安全監理工作方案等5年621監理月報5年每月一份的月報歸檔，其它形式或非監理單位的月、周報表等均不歸檔。622工程監檢報告（質量監督站）5年工程質量評估報告5年623監理工作總結以及專業（含安全）、階段、專題報告等5年624監理協調會、專題會會議紀要5年分類并按時間順序組卷；卷內文件應含會議紀要、會議簽到表和會簽頁 。625監理工作聯系單及來往函件5年來往函件：指業主對監理或監理部發出的或施工單位報申的需協商并要求回復的函件（施工單位、建設單位的周、月報及上級下達的文件不歸檔）。626監理工程師通知單/回復單10年卷內文件分類分專業按時序排列，卷內目錄應注明各類各專業

20、文件起始時間。627工程創優相關策劃類文件（包括質量、安全資料）5年1、紙質檔案及掃描件只移交封面、編審批頁及其他無電子版文件。策劃類文件具體內容以電子文件移交。2、火電、風電項目獲行優及以上工程，輸變電項目獲華北網級及以上流動紅旗工程移交，其他工程不移交。629工程項目監理日志、監理大事記5年監理工作日志5年業主要求監理工作日志歸檔時，可不必向公司移交，但應在本卷內保留移交簽證、歸檔卷冊目錄（姓名、專業、起止日期、冊數）。63工程質量檢驗記錄及強條實施檢查記錄631土建專業5年1、電廠、變電站工程驗評資料分標段以單位工程組卷；線路工程分標段以分部工程組卷。各卷內容為該單位（分部）工程及所含的

21、分部、分項、檢驗批、隱蔽工程的報驗單/驗收簽證。卷內目錄應列出該單位工程的分部工程。2、施工單位報審，監理審核簽字的強條實施記錄和監理單位形成的強條檢查記錄等資料根據現場實際情況進行組卷：可納入對應的分項、分部、單位工程驗評，與驗評共同組卷，也可分專業按單位工程獨立組卷，按本專業所有驗評在前、強條資料在后的順序編制案卷流水號。3、若單位工程記錄較少時，可數個單位工程合并組卷，但卷內目錄應列該卷單位工程名稱。632鍋爐專業 5年633汽機專業5年634電氣專業5年635熱控專業5年636焊接專業5年637輸電專業（含光纜通信、基礎、桿塔、線路、接地等）5年638項目調試、試運行驗收簽證、工程竣工

22、預驗報驗單5年單機試運驗收簽證、調試報告也入此卷。639工程中間交接驗收簽證、工程移交簽證、竣工報告、達標檢查驗收文件，監理業務手冊20年64投資進度控制資料641工程款支付臺帳工程變更費用報審表/工程量變更簽證費用索賠報審表工程竣工結算審核意見書5年642工程一、二級網絡計劃，調整計劃報審表、調整計劃、實際進度標段劃分工程項目及單位工程的開工報審表工程暫停令/復工報審表工程階段盤點報告工程最終延期審批表圖紙交付進度計劃設備交付進度計劃5年組卷順序：分標段、按項目單位工程（分專業組卷）。65其它650工程原材料、構配件、設備驗證（進場見證取樣）臺帳及報驗單、委托單10年1、臺帳在前、報驗和委托

23、單在后，且對應。2、原材料見證取樣包括：沙石、水泥、混凝土外加劑、防水材料、鋼筋、鋼材等。651施工過程中的見證取樣臺帳及委托單5年1、分專業按單位工程組卷，臺帳在前報驗單在后。2、施工過程見證取樣包括：砼強度試驗、鋼筋連接拉力試驗、焊口、回填土等。652各專業（或單位工程）檢驗項目報審表/檢驗項目劃分工程質量驗收臺帳強制性條文執行計劃5年1、各專業項目劃分報審表和項目劃分表。2、分專業按項目劃分建立驗收臺賬（含隱蔽工程）。3、強制性條文執行計劃報審表及強條計劃。653特殊工序旁站臺帳及旁站記錄5年臺帳在前、記錄在后，分專業按項目劃分的先后順序以單位工程或專業組件。654質量事故或質量問題跟蹤

24、臺帳/工程質量事故報告單及處理方案報審表20年平時無事故也應有臺賬。設備缺陷記錄、簽證以及相關資料啟委會批準的未完項目清單及完工后的交接驗收文件20年設備缺陷記錄、照片（打印出來）和缺陷處理報告等要對應。其它監理資料：工程質量保修期的監理資料、向業主移交的監理文件清單等20年66工程監理電子檔案資料目錄20年保存期限：20年監理策劃文件監理報告及記錄文件工程影像資料文件紙質檔案電子掃描件附錄B 卷 內 目 錄 檔號：XXX-XXX-XXX 序號文件編號責任者文件題名日期頁次備注1115附錄D 案卷封面檔 號 案卷題名 編制單位 編制日期 密 級 保管期限 附錄C 卷內備考表 本案卷共有文件材料 頁，其中：文字材料 頁，圖樣材料 頁，照片 張。說明：立卷人: 年 月 日 審核人: 年 月 日附錄E 案卷脊背保管期限檔號案卷題名