1、xx市城市軌道交通二期3號線及205國道xx段改建工程項目檔案管理實施方案匯報目 錄一、概述201、本項目檔案管理的范圍202、本項目檔案管理的特點20二、前期的工作進展情況20三、檔案管理組織架構(gòu)和責(zé)任分工211、檔案管理的工作職責(zé)212、檔案管理的組織架構(gòu)及職責(zé)223、檔案室人員配備及分工23四、檔案管理工作流程及原則23五、工程檔案的查閱利用24六、檔案室的建設(shè)方案251、場地252、環(huán)境要求253、辦公設(shè)施、設(shè)備25七、檔案管理實施計劃26八、參建各方的檔案管理范圍261、建設(shè)單位歸檔目錄262、監(jiān)理單位歸檔目錄293、施工單位歸檔目錄30九、存在的問題32十、建議32檔案管理實施方案

2、匯報一、概述1、本項目檔案管理的范圍本項目包含xx市地鐵三號線工程及205國道xx段改建工程，地鐵三號線工程包括軌道及接觸軌、車站、區(qū)間、車輛段、主變電站及附屬工程的土建與裝修及A部分設(shè)備與設(shè)備安裝工程。205國道xx段改建工程包括路面、路基、橋梁、公交車站、人行天橋、路燈、交通設(shè)施、交通監(jiān)控等工程。本項目的檔案管理包含以上所有工程的技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案。2、本項目檔案管理的特點1) 本項目采用“小業(yè)主、大社會”的建設(shè)管理模式，檔案管理工作由管理公司牽頭，多單位組成的業(yè)主團隊配合，由管理公司代表建設(shè)方負(fù)責(zé)向檔案接收部門移交竣工資料，實行技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案的

3、一體化管理。2) 本項目除了向市檔案館移交基建檔案外，還需要向區(qū)檔案館移交文書、財務(wù)、聲像及實物檔案，同時還需要向運營方移交一套完整的基建檔案。考慮到以上情況，本項目基建檔案按三套考慮。二、檔案工作進展情況1、組織召開了有xx市檔案局、龍崗區(qū)城建檔案室、xx市公路局、龍崗區(qū)公路局等單位參加的檔案工作座談會，并與各級檔案主管部門建立起了工作聯(lián)系；2、 邀請xx市地鐵四號線的高級檔案管理主任馬惠茹與管理公司、三號線公司顧問公司、勘察設(shè)計總包單位的檔案管理人員進行了檔案管理工作交流；3、明確了業(yè)主、監(jiān)理、施工等單位的竣工資料歸檔內(nèi)容及范圍；4、編制了往來文件管理辦法、竣工文件編制及檔案移交實施細則；

4、5、編制了國道205xx段改建工程項目文件編碼系統(tǒng)；6、明確了3101、3102標(biāo)段前期工程的施工、監(jiān)理用表的表式。7、2007年2月份完成了檔案室搬遷工作。8、收集了文書檔案7756件，基本建設(shè)檔案初步設(shè)計、巖土工程勘察報告、概算、招、投標(biāo)文件及圖紙，分別各標(biāo)段有3101、3102、3101-1、3103、3104、3105-A、3106、3107、3501、3502、3503、3504、3505、3506、3507、控制測量、橋梁檢測、保險經(jīng)紀(jì)、第三方監(jiān)測、國道G205等文件共15400余件，發(fā)放基本建設(shè)檔案各類文件4000余件。9、制訂了檔案管理各項制度，分別是檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制、

5、檔案員崗位責(zé)任制、檔案員崗位責(zé)任制、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案銷毀鑒定制度等。同時，對分散的文件、技術(shù)資料重新歸檔整理，并進行分類、鑒定、統(tǒng)計、組合排列編目，逐步實現(xiàn)了檔案規(guī)范化，最大可能提高檔案的有效利用。10、為了實現(xiàn)基本建設(shè)檔案圖紙發(fā)放、借閱規(guī)范化，利用業(yè)余時間，開發(fā)了基本建設(shè)檔案圖文管理系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)運行以后將可以實現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)查閱。11、目前封存未中標(biāo)投標(biāo)文件共230箱，已存放到指定庫房。12、基本建設(shè)檔案正在分類逐步整理上架。13、根據(jù)xx市檔案管理要求，實現(xiàn)檔案計算機管理。已將地鐵3號線項目管理文件2002、2003、2004、2005年的文書檔案按規(guī)范整

6、理完畢，并輸入計算機，使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三、檔案管理組織架構(gòu)和責(zé)任分工1、檔案管理的工作職責(zé)1) 在招標(biāo)和勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；2) 負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理單位、施工單位的竣工文件的形成、積累和立卷歸檔工作；3) 負(fù)責(zé)工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的文件的收集、整理、立卷、歸檔、保管、移交工作；4) 在工程竣工驗收前，提請市城建檔案管理部門對工程檔案進行專項驗收；5) 工程竣工驗收后三個月內(nèi)，負(fù)責(zé)向市城建檔案館及相關(guān)單位移交完整的竣工檔案。6) 負(fù)責(zé)業(yè)主技術(shù)、文書、實物、聲像、財務(wù)及人事檔案的收集、整理。2、檔案管理的

7、組織架構(gòu)及職責(zé)檔案管理的組織架構(gòu)圖：總工辦檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長：徐向明 副組長：張佐漢、張建華、江智高、張中安、肖世雄決策層策劃層執(zhí)行層檔案室宋超群、賴曉琳、張紅、袁莉莉、周忠君、曲嶸財務(wù)室辦公室工程部合同部監(jiān)理承包商三號線公司辦公室、管理公司辦公室丁茹玉、李洪慶為保證能高效、有序、及時地開展工作，實行三層管理模式：第一層為決策層，第二層為策劃層，第三層為執(zhí)行層。成立由三號線公司領(lǐng)導(dǎo)、管理公司領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對本項目的檔案管理工作進行決策、統(tǒng)籌安排。由管理公司辦公室、三號線公司辦公室負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、場地布置、策劃，協(xié)調(diào)、組織各部門、各參建單位的檔案管理工作。檔案室在管理公司辦公室

8、、三號線公司辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)實施各項具體的檔案工作。三號線公司辦公室、總工辦、工程部、合同部文檔管理人員負(fù)責(zé)協(xié)助檔案室工作，將各自部門收集到的相關(guān)資料向檔案室移交。各監(jiān)理單位、施工單位應(yīng)成立竣工文件編制領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)編制各自職責(zé)范圍內(nèi)的竣工資料。3、檔案室人員配備及分工配備六名專職檔案管理人員，具體為：管理公司三人，三號線公司一人，監(jiān)理公司二人。六人分工如下：單位人員分工管理公司宋超群牽頭負(fù)責(zé)全盤工作張紅負(fù)責(zé)電腦錄入，資料上傳，并協(xié)助進行技術(shù)性文件的收集、整理、歸檔工作袁莉莉負(fù)責(zé)聲像、文書的收集、整理、歸檔工作三號線公司賴曉琳負(fù)責(zé)實物、財務(wù)、人事檔案的收集、整理、歸檔工

9、作監(jiān)理單位周忠君負(fù)責(zé)技術(shù)性文件的收集、整理、歸檔工作曲嶸負(fù)責(zé)電腦錄入，資料上傳，并協(xié)助進行實物、財務(wù)、人事檔案的收集、整理、歸檔工作業(yè)主團隊各部門文檔管理人員負(fù)責(zé)收集、管理本部門形成的、接收到的各類往來文件，將收集到的市城建檔案館接收范圍內(nèi)的竣工文件及時向檔案室移交，按照三號線公司綜合辦公室下發(fā)的年度歸檔計劃，整理、移交相關(guān)內(nèi)部保存文件。四、檔案管理工作流程及原則1、資料的移交與管理屬于市城建檔案館接收范圍內(nèi)的工程竣工文件，業(yè)主團隊各部門收集到后，應(yīng)及時將原件移交檔案室保管，檔案室安排專人接收，移交與接收時應(yīng)填寫移交、接收清單，由移交方與接收方分別簽字確認(rèn)。各部門如有需要，可到檔案室查閱或復(fù)印

10、。不屬于市城建檔案館接收范圍內(nèi)的，三號線公司需要內(nèi)部保存的文書、實物、聲像、財務(wù)、人事等文件，由三號線公司綜合辦公室確定歸檔范圍，各部門文檔人員按要求收集、保存，每年年底由三號線公司綜合辦公室下發(fā)歸檔計劃，次年3月底之前按要求移交到檔案室，檔案室設(shè)專人接收、專人管理、單獨存放。2、圖紙、設(shè)計變更等勘察設(shè)計文件的管理由三號線公司總工辦牽頭，匯總各相關(guān)單位、部門的需要量，下達給設(shè)計單位，設(shè)計單位按要求份數(shù)提交，由總工辦驗收核準(zhǔn)后交到檔案室，檔案室根據(jù)總工辦提供的發(fā)放清單以三號線公司名義統(tǒng)一發(fā)放并留底保存。3、檔案室發(fā)放文件，只發(fā)放到監(jiān)理單位一級，需發(fā)放給施工單位的資料由監(jiān)理單位統(tǒng)一發(fā)放。4、紙質(zhì)文

11、件、電子文件的提交要求詳見往來文件管理辦法。5、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位的竣工資料歸檔范圍及歸檔要求，由檔案室負(fù)責(zé)提出，具體見xx市地鐵三號線及國道205xx段改建工程竣工文件編制及檔案移交實施細則五、工程檔案的查閱利用1、檔案室集中收集整理以下文件：1) 本項目的工程立項文件2) 建設(shè)用地、征地、拆遷文件3) 勘察、測繪、設(shè)計、咨詢文件4) 招投標(biāo)文件5) 開工審批文件6) 竣工驗收文件7) 上級機關(guān)有關(guān)工程建設(shè)的決議、批示、通知及重要會議紀(jì)要和指導(dǎo)性文件、建設(shè)、施工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單8) 三號線公司的文書、實物、聲像、財務(wù)憑證、人事檔案2、檔案室收集到以上文件后按以上分類上架

12、保存，并建立目錄，將目錄上傳到辦公自動化信息系統(tǒng)的信息平臺上，供所有用戶查閱。3、對于以上非保密性的文件，檔案室將文件電子版上傳至信息平臺，供本項目人員根據(jù)相關(guān)權(quán)限查閱。4、對于保密性的文件，檔案室只上傳目錄，本項目人員如需查閱，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到資料室查閱紙質(zhì)文件。5、圖紙等設(shè)計文件由資料室發(fā)放到各相關(guān)單位、部門，需要時，到各自部門文檔管理人員處查找借閱。6、檔案室集中收集以外的資料，各部門自行收集保管，建立目錄，上傳至信息管理平臺，供用戶查閱，同時將資料電子版上傳，供用戶根據(jù)權(quán)限查閱。7、本項目所有上傳資料，集中保存在信息平臺的數(shù)據(jù)庫內(nèi)，供不同權(quán)限的用戶查閱。六、檔案室的建設(shè)

13、方案1、場地根據(jù)所能提供的場地情況，對檔案室規(guī)劃如下：三樓港鐵辦公室改為庫房，制作長6m，寬0.6m，6層14列雙面移動手搖式檔案密集架（詳細的平面布置見附圖），該庫房用于存放地鐵3號線工程的竣工資料。三樓港鐵辦公室與會議室之間的小房間改為庫房，制作長3m，寬0.6m，6層11列雙面移動手搖式檔案密集架（詳細的平面布置見附圖），該庫房用于存放205國道改建工程的竣工資料。三樓會議室改作檔案管理人員辦公室并兼做庫房，用于檔案管理人員辦公、整理資料；將目前10樓檔案室的20個文件柜移到該室，用于存放三號線公司需要內(nèi)部保存的文件以及其他資料。2、環(huán)境要求庫房要求做好防火、防鼠、防潮、防塵、防盜、避免

14、陽光直射，溫度保持在1424度，相對濕度4560%。因此，庫房應(yīng)采用密閉鋼制門或采用鋼邊包門，所有窗戶要配備不透光窗簾，要求門、窗、屋頂要密閉，不能漏雨，庫房內(nèi)配備抽濕機、空調(diào)及滅火設(shè)備。 3、辦公設(shè)施、設(shè)備5套辦公桌椅，5臺電腦（其中2臺帶刻錄），設(shè)置網(wǎng)絡(luò)，安裝辦公自動化信息系統(tǒng)，2臺打印機（其中一臺A3彩色打印機），2臺掃描儀，復(fù)印機一臺。2個防磁柜2.4m4.8m大型工作臺一張，椅子6把打碼機：4個手推車：2臺小型手電鉆：2個梳式膠圈裝訂機：2臺抽濕機：2臺溫濕度計：4個七、檔案管理實施計劃根據(jù)目前實際情況，計劃于 2007年5月進行檔案管理人員第一次集中培訓(xùn)。目前三號線公司辦公室、總工

15、辦、工程部、合同部等各部門已陸續(xù)將各自部門保管的資料向檔案室辦理移交，計劃于2007年4月底將前期資料全部集中到資料室，實現(xiàn)統(tǒng)一管理（含三號線公司的技術(shù)、實物、聲像、文書、財務(wù)、人事檔案）。20072009年工程建設(shè)期間做好工程檔案的管理工作，并定期組織對監(jiān)理單位、施工單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期與城建檔案管理部門保持工作聯(lián)系，力爭實現(xiàn)工程檔案搜集與工程進展同步。工程竣工驗收期間，積極參與工程的竣工驗收，牽頭組織有市檔案館參與的竣工檔案專項驗收，組織人力、物力在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向市城建檔案館及相關(guān)單位移交合格的竣工資料。實施計劃見附表。八、參建各方的檔案管理范圍根據(jù)中華人民共和國檔案法實施辦法、

16、地下鐵道工程施工及驗收規(guī)范（GB502991999）2003年版、建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（GB503002001）、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192001）、建設(shè)工程項目管理規(guī)范（GB/T503262001）、xx市建筑工程文件歸檔管理辦法等文件，結(jié)合本項目的特點，并與xx市檔案館協(xié)商，基本確定本工程參建各方的歸檔范圍如下：1、建設(shè)單位歸檔目錄1) 立項文件l 項目建議書 l 項目建議書審批意見l 可行性研究報告及附件l 可行性研究報告審批意見 l 關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要、決議、批示l 項目環(huán)境影響評估報告書l 調(diào)查資料及項目評估

17、研究材料l 計劃立項批文l 固定資產(chǎn)投資許可證2) 建設(shè)用地、征地、拆遷文件l 項目選址申請及選址規(guī)劃意見通知書l 用地申請報告l 建設(shè)用地批準(zhǔn)書、土地使用合同及紅線圖l 拆遷安置意見、協(xié)議、方案等l 建設(shè)用地規(guī)劃許可證及用地許可證l 劃撥建設(shè)用地文件3) 勘察、測繪、設(shè)計、咨詢文件l 工程地質(zhì)勘查報告l 紅線地界樁放點報告l 地形測量成果報告l 初步設(shè)計圖紙和說明l 審定設(shè)計方案通知書及審查意見l 相關(guān)行政主管部門（人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、水電、檔案、通訊、白蟻防治、衛(wèi)生防疫、燃氣等）批準(zhǔn)文件或?qū)徍艘庖妉 施工圖及其說明l 工程設(shè)計計算書l 設(shè)計、咨詢、審圖的簡報、月報和年報l

18、政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計文件的審批意見l 建筑物命名及車站站名批復(fù)l 建設(shè)方項目機構(gòu)人員組成及負(fù)責(zé)人任命書4) 招投標(biāo)文件l 勘察招投標(biāo)文件l 勘察承包協(xié)議、中標(biāo)通知書l 設(shè)計招投標(biāo)文件l 設(shè)計承包協(xié)議、中標(biāo)通知書l 施工招投標(biāo)文件l 施工承包合同、中標(biāo)通知書l 監(jiān)理招投標(biāo)文件l 監(jiān)理委托合同、中標(biāo)通知書l 咨詢、顧問協(xié)議l 其它協(xié)議、合同5) 開工審批文件l 建設(shè)工程開工申報表l 建設(shè)工程施工許可證l 地下管線情況查詢報告及情況回報表l 工程安全、質(zhì)量監(jiān)督登記書l 工程建設(shè)前期法定建設(shè)程序檢查表6) 其他重要文件l 上級機關(guān)有關(guān)工程建設(shè)的決議、批示、通知及重要會議紀(jì)要和指導(dǎo)性文件l 建設(shè)、施

19、工管理過程中的重要文件、聯(lián)系單7) 竣工驗收文件l 工程驗收申報文件l 竣工驗收會議紀(jì)要l 電梯及特種設(shè)備驗收文件l 勞動安全與衛(wèi)生驗收文件l 工程施工安全竣工評價書l 規(guī)劃驗收文件l 消防驗收文件l 環(huán)保驗收文件l 人防驗收文件l 市質(zhì)監(jiān)站工程質(zhì)量監(jiān)督驗收報告l 其他各專項驗收認(rèn)可文件l 勘察、設(shè)計、監(jiān)測、施工、監(jiān)理等單位總結(jié)l 建設(shè)單位工程總結(jié)l 竣工驗收報告l 竣工總平面圖和綜合管線圖及電子版的圖形數(shù)據(jù)文件 l 電子文檔（包括應(yīng)歸檔的掃描文件）8) 文書、實物、影像、財務(wù)付款憑證、人事檔案2、監(jiān)理單位歸檔目錄1) 營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）2) 資質(zhì)證書（復(fù)印件加蓋公章）3) 監(jiān)理合同書

20、、中標(biāo)通知書、監(jiān)理授權(quán)書4) 總監(jiān)理工程師任命通知書（任命令）5) 監(jiān)理機構(gòu)設(shè)置6) 監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)證書、崗位證書、注冊證（復(fù)印件加蓋公章）7) 監(jiān)理工程師變更通知書（人事任免令）8) 監(jiān)理規(guī)劃9) 監(jiān)理細則10) 工程洽商記錄匯總表（或登記表）11) 設(shè)計變更記錄匯總表（或登記錄）12) 工程開工/復(fù)工審批表13) 工程開工/復(fù)工暫停令14) 不合格材料退場記錄15) 旁站記錄 16) 有關(guān)進度、質(zhì)量、造價控制的監(jiān)理工程師通知單及回復(fù)單17) 監(jiān)理工作聯(lián)系單、整改回復(fù)單 18) 重要往來文件19) 監(jiān)理例會紀(jì)要20) 設(shè)備開箱檢查、移交報告 21) 工程事故報告22) 事故整改報告及處理意見

21、23) 索賠報告24) 驗工計價報表25) 工程計量支付證書26) 最終（結(jié)算）報表27) 監(jiān)理月報28) 監(jiān)理工作總結(jié)29) 質(zhì)量評估報告30) 其它應(yīng)歸檔的文件資料31) 電子文檔（包括應(yīng)歸檔的掃描文件）3、施工單位歸檔目錄1) 施工單位綜合文件資料l 營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件加蓋公章）l 承建資格證書（復(fù)印件加蓋公章）l 施工合同（含補充協(xié)議、中標(biāo)通知書、分包合同、施工聯(lián)營協(xié)議等）l 單位工程開工申請及開工報告l 單位工程竣工報告l 施工組織設(shè)計及報審和單位工程實施性施組及方案l 圖紙會審記錄及設(shè)計交底記錄l 設(shè)計變更通知單、工程聯(lián)系單及現(xiàn)場簽證單l 施工測量控制樁交驗復(fù)核記錄表、測量交接樁記錄

22、、控制點測量成果報驗單、施工控制測量檢測表、工程基線復(fù)核表、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄l 監(jiān)控量測（成果報告、匯總表、記錄表等，最后一份月報要做綜合性小結(jié)，并明確此后不再進行監(jiān)測）l 分部或中間驗收證明書l 施工質(zhì)量、施工安全事故報告及處理記錄l 施工技術(shù)總結(jié)、新技術(shù)、新工藝總結(jié)l 特種工（爆破工、焊接工、電工等）上崗證（復(fù)印件加蓋公章）l 單位（子單位）、分部（子分部）、分項工程劃分表l 單位（子單位）工程質(zhì)量驗收記錄l 單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄l 單位（子單位）工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄l 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄l 初驗會議紀(jì)要（含整改批復(fù)）l 竣

23、工驗收申請、竣工驗收會議紀(jì)要、竣工驗收報告l 工程交接表l 質(zhì)量保修書l 其它應(yīng)歸檔的文件資料l 聲像檔案（工程照片及施工錄象）2) 原材質(zhì)量保證資料l 原材合格證（包括廠家出廠檢驗報告）l 質(zhì)量檢驗報告（含自檢、送檢、抽檢）l 進口材料商檢證、免稅證、產(chǎn)地證、合格證l 商品混凝土配合比 3) 工程施工技術(shù)文件 （單位、分部、分項工程技術(shù)資料）l 分部工程開工申請、開工令、完工證書l 施工方案、施組及報審文件l 工程洽商記錄、工程聯(lián)系單及工程設(shè)計變更l 施工測量放線和工程定位測量記錄l 工程施工記錄及檢查證 l 工程隱蔽驗收記錄l 工程、工序檢驗報告（包括鋼筋焊接、混凝土抗?jié)B、抗壓強度、數(shù)理統(tǒng)計等）l 分項、分部工程驗收資料（包括檢驗批驗收記錄）l 其他應(yīng)歸檔的文件資料4) 竣工圖及電子文檔九、急需解決的問題1、目前檔案室場地墻面需要重新粉刷，窗簾需要更換為不透光窗簾；2、檔案室辦公設(shè)備繼續(xù)完善，以免影響檔案整理工作；3、檔案室門牌和檔案管理制度牌盡快制作。十、建議1、未列入綜合辦公室每年下發(fā)的歸檔范圍內(nèi)的資料，由各部門自行保管；2、各類中間過程的文件，尚未形成最終版的，由各部門自行保管發(fā)放；3、圖紙及各類資料移交檔案室時，必須簽字、蓋章手續(xù)完備，并提供資料清單。