1、監理資料管理工作交底石油儲備庫監理部石油儲備庫監理部n n一一一一.信息管理的基本概念信息管理的基本概念信息管理的基本概念信息管理的基本概念 1.信息管理的定義 對信息的收集、整理加工、儲存、傳遞與應用收集、整理加工、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。2.信息管理的目的 通過有組織的信息流通,使決策者能及時、準確地獲得相應信息。【對項目監理部而言，信息管理還有另一目的：反映、記錄監理行為，使之可追溯。】3.信息管理的原則（1）標準化原則 要求對信息的分類進行統一,對信息管理流程進行規范,實現標準化。（2）有效性原則 信息應針對不同層次管理者的要求進行篩選和濃縮。（3）及時性原則（4）時效性原
2、則 n n二二二二.建設工程施工階段信息分類建設工程施工階段信息分類建設工程施工階段信息分類建設工程施工階段信息分類2.1按照建設工程的目標劃分:質量質量控制信息所有與工程項目質量有關的信息,如省市地方的質量法律法規、規范；工程項目的施工方案、質量控制流程、質量驗收文件、質量事故記錄和處理報告及隱蔽工程的照片資料等。進度進度控制信息所有與工程項目進度有關的信息,如工程總控（網絡進度）計劃、工程年、季度、月施工進度計劃以及監理對上述計劃的審批表等；工期變更申請等。投資投資控制信息所有與工程項目投資有關的信息,如工程造價、工程量清單、材料調差表、工程變更通知單,施工階段工程款審批、支付證書、已完工
3、程結算單等。安全監理安全監理信息所有與工程項目安全生產有關的信息。如安全生產專項方案、安全隱患整改通知及復查單、施工單位安全管理資料、施工機械、設備準用（備案）文件、監理組織的各種安全檢查評分表、監理安全巡查和安全旁站記錄等。合同管理合同管理信息所有與工程項目相關的各種合同信息,如工程招投標文件、施工承包合同、監理合同、供貨合同；費用、工期索賠申請及審批表等。2.2 按信息產生（單位/部門）劃分:建設單位建設單位由建設單位形成、負責提供的與工程建設有關的信息資料，如政府批文、報建資料（規劃、工程）、施工許可證、設計圖紙、建設單位形成并要求相關方執行的有關項目質量、進度、投資各方面的管理文件等。
4、監理單位監理單位現場監理部在項目實施過程全方位管理形成的資料文件，如監理通知、聯系單、各種工作報表、會議紀要，工程驗收記錄，公司貫標等。它體現監理單位履行監理合同的程度，是衡量項目部監理工作質量的直接依據，是監理部資料管理的主要部分。施工單位施工單位施工單位按照承包合同、規范等要求，在項目實施過程應自行形成、收集及上報監理、業主的所有與工程項目有關的信息資料,如現場管理體系文件、制度；施工方案、進度計劃、各施工報表、報告、驗收申請、整改回復、安全管理等。通常情況下，就工程竣工資料上交城建檔案部門而言：施工單位是工程技術檔案資料編制、裝冊的主體單位，施工單位是工程技術檔案資料編制、裝冊的主體單位
5、，建設單位只是完成最終提交手續。建設單位只是完成最終提交手續。n n三三三三.建設工程監理資料管理與歸檔建設工程監理資料管理與歸檔建設工程監理資料管理與歸檔建設工程監理資料管理與歸檔1.監理資料管理的基本概念 監理工程師受建設單位委托,在工程監理期間,對建設工程實施過程中形成的與監理相關的資料進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等的一系列工作。2.監理資料管理歸檔的依據(1)建設工程文件歸檔整理規范 GB/T 50328-2001(2)建設電子文件與電子檔案管理規范 CJJ/T117-2007(3)公司相關文件和制度。3.與與監監理理資資料料管管理理密密切切相相關關的的工工程程實實施施階
6、階段段流流程程4.施工階段日常監理資料應包括且不限于：4.1 監理規范的資料目錄1、施工合同、委托監理合同；2、勘察、設計文件；3、監理規劃；4、監理實施細則；5、分包單位資格報審表；6、設計交底及圖紙會審會議紀要；7、施工組織設計（方案）報審表；8、工程開工/復工報審表及工程暫停令；9、測量核驗資料；10、工程進度計劃；11、工程材料、構配件、設備進場報審表12、檢查試驗資料；13、工程變更資料；14、隱蔽工程驗收資料；15、工程計量及工程款支付證書；16、監理工程師通知單；17、監理工作聯系單；18、報驗申請表；19、會議紀要；20、來往函件；21、監理日記/日志；22、監理月報；23、質
7、量缺陷與事故的處理文件；24、分部工程、單位工程等驗收資料；25、工期、費用索賠審批；26、竣工結算審核意見書；27、質量評估報告；28、監理工作總結；29、三位一體貫標資料；30、項目安全管理資料；31、行政主管部門（政府）文件；32、監理公司文件；合同文件合同文件合同文件合同文件監理合同（包括招投標文件）；施工合同；分包合同和其他合同；合同變更協議文件；費用索賠和工程延期文件。監理文件監理文件監理大綱；監理規劃；監理實施細則；會議紀要（例會紀要、專題會議紀要、其他與工程相關的會議紀要）;監理階段性總結報告；監理月報；監理日志/日記；監理旁站記錄；監理工作聯系單、監理工程師通知單；監理工作總
8、結。4.2 常用的資料目錄工作聯系文件工作聯系文件建設單位聯系單；施工單位聯系單；政府部門函件；設計變更文件。施工單位報驗資料（一）施工單位報驗資料（一）開工文件；施工組織設計及方案；總包單位（分包單位）資質資料；人員上崗證；工程量申報及付款報告；試驗室資質報審資料。施工單位報驗資料（二）施工單位報驗資料（二）建筑材料、構配件、設備報審表；報驗申請表；工程質量問題處理記錄及質量事故處理報告；工程測量放線報審文件；工程進度計劃報審文件。工程驗收文件工程驗收文件工程基礎、結構工程等中間驗收文件；設備安裝專項驗收記錄；工程竣工預驗收報驗表；消防工程驗收記錄；單位工程驗收記錄；工程質量評估報告；竣工移
9、交證書等竣工文件；工程照片及聲像資料。5.監理資料的管理要求(1)監理資料收文與登記項目監理部對所有收文應在收文登記表上進行登記,要記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發放單位、文件編號及收文日期,最后由負責收文人員簽字；對有追溯性要求的資料應在文件和記錄上注明相關信息編號和存放處；資料管理人員應檢查資料的各項內容填寫和記錄真實完整,簽字人員符合規定且不得以蓋章和打印代替手寫簽字,簽字必須用碳素墨水筆；照片及聲像資料應注明拍攝日期及反映工程建設部位或有關活動等摘要信息，重要文件內容應在監理日記中記錄。(2)監理資料傳閱與登記 項目監理部內部需要傳閱的文件,每位傳閱人閱后應在傳閱文件上簽名,并注明日
10、期。文件和記錄傳閱期限不應超過該文件的處理期限,傳閱完畢后,應將文件原件交還資料管理人員歸檔。(3)監理資料發文與登記發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名,并加蓋項目監理部的章；發文應按監理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發文登記表上登記，（收文單位）收件人收到文件后應在發文登記上簽字。發文應留有底稿,可以留存在計算機發文包中,但最好同時留有紙質文件。(4)監理資料分類存放 項目監理部對建設過程中的監理資料應按照標準規范要求或行業及工程特點制定分類原則。6.監理單位對監理資料的職責 按照建設工程監理規范對施工階段監理資料管理和對設備采購監理與設備監造監理資料管理要求,監理單位應做
11、到:（1）應設專人負責監理資料的收集、整理和歸檔工作,在項目監理部,監理資料的管理應由總監理工程師負責,并指定專人具體實施,監理資料應在各階段監理工作結束后及時整理歸檔。（2）監理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在施工階段,對施工單位的工程文件和形成、積累、立卷歸檔進行監督、檢查。（3）可以按照委托監理合同的約定,接收建設單位的委托,監督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。（4）編制的監理文件的套數、提交內容、提交時間,應按照現行建設工程監理規范和各地城建檔案管理部門的要求,編制移交清單,雙方簽字蓋章后,及時移交建設單位,由建設單位收集和匯總。監理單位檔案部門需要的監理檔案，按照規
12、范的要求,由項目監理部按監理單位規定的時間向檔案部門歸檔。n四四.現場監理資料的分類存放與立卷現場監理資料的分類存放與立卷1.資料分類。分類原則：有序、易于檢索。2.資料整理流程3 3.示范（示范（1 1號文件盒號文件盒政府批文政府批文）政府批文：建設工程行政主管部門，如建設廳、局，規劃、消防等部門針對本項目所作的批文、審核意見、許可證照等文件，統稱政府批文，諸如：可研報告、施工許可、余泥渣土排放證、圖紙審查意見。（1）接收到建設單位發來的批文。查核是否完整；若符合要求，即進行收文登記；如收到建設用地規劃許可證（2）登記后，交項目總監或項目主管，由項目負責人根據文件的涉及的內容及專業類別、以及
13、監理人員的職責權限，進而確定由何人跟進處理；（3-a）對于需簽復監理意見的文件，由相關監理人員完善意見后，交項目負責人審核，確認后加蓋項目章（如需），后轉發；（3-b）對于收到備案類或抄送監理（屬告知）的函件，則由項目主管先閱批，若有指導意見一并簽上，再由項目部全體監理人員閱后簽名，標注時間。（4）全體人員閱后，由資料員統一收集、在文件右上角編碼（如“批文-x”x為序號，根據入冊時間，從1開始），后歸冊。并更新卷內目錄，填寫該文件入冊信息。4.4.簡介簡介簡介簡介其他文件盒應收集的文檔其他文件盒應收集的文檔其他文件盒應收集的文檔其他文件盒應收集的文檔監理日記是逐日記錄監理工作和施工活動的重要資
14、料，內容涉及工程建設的全方位，記錄應是連續性的，它是總監檢查監理工作和監理資料的重要線索。總監理工程師每天簽閱監理日記。對于監理日記的檢查，總監理工程師可根據監理人員的職責和施工進度，檢查監理日記是否有漏記部分。監理日記中，有關“施工情況”主要簡要記錄今天施工部位、進度情況，人員、機械投入情況；有關“監理工作”是記錄的重點，應詳細記錄當天監理工作情況：主要包括（1）材料進場、取樣送檢情況；（2）巡視工地現場發現的問題及處理情況，兩者必須形成閉合環；（3）工序驗收情況（注明驗收時間、驗收部位，參與驗收的監理人員、驗收結論）；（4）工序隱蔽施工的旁站監理情況；（5）安全文明施工監理工作等等。“其他記事”欄主要記錄召開會議；發出監理文件類型及文號；建設單位的通知及文件、項目其他大事記。具體詳見監理日志填寫指引5 5 5 5、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線五、向建設單位、檔案館移交文件一覽表五、向建設單位、檔案館移交文件一覽表（根據建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-2001）
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