1、 竣工文件歸檔整理要求及注意事項 一一、文件歸檔管理文件歸檔管理 二、歸檔范圍及程序要求二、歸檔范圍及程序要求 三、項目文件整理三、項目文件整理 四、項目文件歸檔要求四、項目文件歸檔要求 五、存在問題和注意事項五、存在問題和注意事項一、文件歸檔管理一、文件歸檔管理文件歸檔管理 國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄1 文件文件 檔案檔案國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式文件歸檔管理 2 檔案與文件的聯系檔案與文件的聯系檔案與文件之間有著密不可分的聯系。檔案

2、是有價值并經過歸檔保存的文件材料的集合體。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案和資料都是知識的載體，都是社會生產實踐活動不可缺少的資源條件，在一定條件下兩者可以相互轉化。文件歸檔管理 辦理完畢且具有保存價值的文件經系統整理交檔案室或檔案館保存的過程3 歸檔歸檔歸檔的文件有三個條件：辦理完畢的文件；具有查考利用價值的文件；要經過系統整理的文件。文件歸檔管理 將全部零散文件根據一定的要求，本著便于保管和檢索利用的原則，通過分類組合，固定文件排序，使之系統化。3 歸檔意義歸檔意義收、管、用收、管、用這一管理過程，實際上是對檔案內容（知識）的獲取、積累、儲存、保護、控制、開發二二、歸檔范圍及程序要

3、求、歸檔范圍及程序要求歸檔范圍及程序要求 科研類專門檔案科技檔案文書檔案 基建類 設備類管理性文件人事檔案會計檔案實物檔案黨群工作行政管理經營管理生產技術分公司 產品類照片檔案歸檔范圍及程序要求 竣工驗收后三個月內，周期長的可分階段、單項歸檔分類科學，組卷合理。文字卷裝訂，圖紙卷不裝訂，案卷的組合度，即厚度原則上不超過3CM，圖紙折疊成A4幅面，標題欄標題欄應露在外面應露在外面產品檔案（即工程檔案）歸檔程序交接清單一式兩份，編寫歸檔說明，項目負責人在歸檔說明中簽字確認，交分公司審核、檔案室確認后，向黨政辦公室歸檔歸檔要求歸檔時間歸檔范圍及程序要求單項合同額3000萬元以上，以及地下工程、橋涵、

4、儲罐等特殊工程 中標通知、合同(補充、變更、索賠）、竣工文件（施工文件、竣工圖）和竣工驗收文件紙質和電子文件（電子目錄、掃描件）詳見工程檔案交接清單產品類即工程檔案歸檔范圍產品類即工程檔案歸檔范圍歸檔范圍及程序要求 證書、獎牌、獎杯、獎章等實物等形式的文件材料在工作結束后即時歸檔原件歸檔及時，文件不污損且盡量不折疊實物檔案歸檔程序歸檔單位填寫實物檔案交接清單一式兩份，雙方履行交接手續歸檔要求歸檔時間歸檔范圍歸檔范圍及程序要求 各單位在職能活動中主辦的重大活動、來賓來訪、重大事件、重點工程、重點科研項目、重要會議形成的有保存價值的照片 在活動結束后一個月內向檔案部門歸檔。不便及時歸檔 的，可隨其

5、他載體形態的檔案同時歸檔（如工程照片）應主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，以確保其原始性和真實性，歸檔照片同時應附文字說明；格式JPEG；與其它材料在信息內容上保持關聯照片檔案歸檔程序歸檔單位應填寫照片交接清單一式兩份，雙方履行交接手續歸檔要求歸檔時間歸檔范圍 照片的文字說明是照片檔案的重要組成部分，有總說明和分說明兩種。總說明是指一組照片的說明，對一組照片編寫了總說明，組內單張照片的分說明可以從簡。文字說明內容要求具備六個要素，即:事由、時間、地點、人物、背景和攝影者示例說明 照片檔案文字說明歸檔范圍及程序要求歸檔范圍及程序要求確定歸檔范圍的原則以文件材料是否有保存價值為基礎。價

6、值大小由保管期限體現。保管期限分永久、定期，定期一般分為30年、10年。詳見確定歸檔范圍的原則確定歸檔范圍的原則歸檔范圍及程序要求價值的判斷價值的判斷要本著對企業、社會（國家）、歷史負責的態度辨別文件材料對現實和今后工作是否有依據、參考作用；對歷史研究是否有價值。有用性有用性歸檔范圍及程序要求國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范 中華人民共和國行業標準中華人民共和國行業標準 DADAT28T28中核華興建設項目檔案管理辦法中核華興建設項目檔案管理辦法檔案工作管理程序檔案工作管理程序華興辦發華興辦發2015720157號號 涉及工程文件歸檔范圍的依

7、據 項目文件歸檔交接清單歸檔說明歸檔交接手續項目部自我檢查分公司審核示例說明 檔案質量情況:歸檔文件是否完整（每個階段文件齊全）、準確（內容準確，簽章手續完備）;是否符合質量要求（案卷質量、載體和字跡符合保管要求）；如歸檔文件不完整、無原件，說明原因，并注明原件保管單位。項目文件整理依據文件 項目文件歸檔歸檔說明內容 文件總卷數：建設項目各專業項目文件案卷數之和 備注：需要說明的其他事項，如項目名稱和項目經理 變更情況、項目獲獎情況等 項目文件歸檔歸檔說明內容三、項目文件整理三、項目文件整理 鑒定分類組卷排序編目裝訂竣工文件整理內容脊背文件齊全，內容真實保管期限，密級 文件分類組卷1.案卷和文

8、件排序2.項目文件編目3 裝訂和脊背填寫4.是指將一組互互有有聯聯系系的、價價值值和密密級級基本相同的、數數量量適度適度的文件組織成一個保管單位保管單位形成案卷 分類組卷1 項目文件組成前期文件竣工文件施工文件綜合文件施工技術施工測量質量保證施工試驗施工記錄質量驗收竣工圖監理文件竣工驗收 分類組卷1中標通知、合同、變更組卷要求按照文件形成規律，分別組卷案卷符合一定的質量要求便于保管和利用有一定聯系;排列有序;編目清楚，突出主題;案卷的組合度，即厚度，原則不超過3cm;圖紙折疊整齊(A4)分類組卷1 分類組卷1 分類組卷方法：在一個建設項目內,依次按單位工程（單體工程）,分專業或階段（分部），結

9、合文件性質（同類）和文件厚度組卷 群體項目的公用文件，可單獨組卷，也可組卷到首個單體工程的相應案卷之中，并在目錄或備考表中注明1號樓施工文件土建綜合文件施工技術施工測量質量保證建筑原材裝飾原材施工試驗施工記錄隱蔽驗收安全和功能檢驗其它記錄質量驗收地基基礎主體分部裝飾分部屋面分部給排水電氣鋼結構竣工圖2號樓施工文件土建給排水電氣鋼結構建設項目 分類組卷1 竣工圖綜合總平面等專業建筑結構裝飾給排水消防電氣智能通風空調燃氣室外專業 分類組卷1建設項目檔案管理辦法華興發2014122號 附件2：建設項目檔案分類表 綜合文件施工技術施工測量質量保證施工試驗施工記錄質量驗收竣工驗收竣工圖案卷和文件排序2中

10、標通知合同書案卷排序 卷內文件的排卷內文件的排序：序：按按文件類別，文件類別，結合時間或重要程度排列。結合時間或重要程度排列。設設計計變變更更、質質量量保保證證文文件件等等有有匯匯總總表表的的文文件件可可按按匯總匯總表的順序排列。表的順序排列。竣竣工工圖圖分分專專業業，按按圖圖號號排排列列。（每每張張圖圖紙紙都都應應有記錄）有記錄）案卷和文件排序2 編目編目是以案卷為對象是以案卷為對象,通過一定的形式通過一定的形式,固定整理成固定整理成果，揭示案卷內文件的內容與成分的工作。果，揭示案卷內文件的內容與成分的工作。編目清楚，突出主題，便于查找編目清楚，突出主題，便于查找 目錄目錄 項目文件編目3

11、項目文件編目3 編目工作的一般程序：編目工作的一般程序：頁號卷內目錄備考表案卷封面案卷目錄裝訂脊背 項目文件編目3 （1）編寫文件頁號 以卷為單位編寫頁號，案卷內項目文件以有效內容的頁面為一頁。每卷應從001號起編寫頁號，各卷之間不連續編頁號 卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。項目文件編目3頁號編寫位置位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方。項目文件編目3 (2)編制卷內目錄 項目文件編目3卷內文件排列順序號序號文件編號責任者文件題名日期頁號備注檔號文件形成時間（如20080101）文件標題全稱文件署名者（直接編制單位）文件

12、發文字號或圖號每份文件的起始頁號文件需說明的情況類別號-目錄號-項目代號-案卷號 項目文件編目3（3）編制備考表 檔號互見號說明立卷人和立卷日期檢查人和檢查日期件數備考表頁數說明問題缺損情況 更改情況 補充插入 移出情況銷毀情況 項目文件編目3（4 4）編制案卷封面）編制案卷封面 案卷題名負責組卷部門或單位案卷標題（概括卷內文件內容）卷內文件形成的最早和最晚日期劃定的保管期限(永久、30、10）填寫最高密級(絕密、機密、秘密)立卷單位起止日期保管期限密級類別號-目錄號-項目代號-案卷號檔號 項目文件編目3 簡明、準確地揭示卷內文件的主要內容簡明、準確地揭示卷內文件的主要內容 由項目由項目名稱名

13、稱、專業專業或階段名稱、或階段名稱、文件內文件內 容組成容組成 字數一般不超過字數一般不超過6060個個 項目文件編目3案卷題名簡明、準確、通順，便于檢索用最少的語言，概括地表達卷內文件的主要內容 案卷內文件最早和最晚的日期案卷內文件最早和最晚的日期 年、月、日年、月、日 用用8 8位阿拉伯數字表示位阿拉伯數字表示 如如20080120-2009052220080120-20090522 項目文件編目3起止日期 填寫最高密級(絕密、機密、秘密)如沒有密級，不需要填寫，可空 項目文件編目3密級案卷封面的編制應兼顧實用和美觀整體排版應協調，孤字不成行，詞組不斷行，題名文字居中排列。頁面兩邊留白應左

14、大右小，便于裝訂。項目文件編目3 （5 5）編制案卷目制案卷目錄 項目文件編目3（5 5）編制）編制案卷目錄案卷目錄 檔號案卷標題（概括卷內文件內容）類別號-目錄號-項目代號-案卷號案卷內全部文件的案卷內全部文件的頁數之和數之和劃定的保管期限(永久、30、10)其它需說明事項案卷題名總頁數保管期限備注案卷的流水順序號序號 項目文件編目3裝訂文字材料采用整卷裝訂形式圖紙不裝訂案卷內超出卷盒幅面的文件應疊裝（A4）破損的項目文件應修復 裝訂和脊背編制4案卷案卷脊背脊背印制在卷盒側面的標簽包括檔號、保管期限、案卷題名（關鍵詞）裝訂和脊背編制4正正式式脊脊背背由由檔檔案案室室編編寫寫，項項目目部部臨臨

15、時時填填寫寫案案卷卷流流水水號號、案卷案卷題名，題名，用用鉛筆鉛筆填寫填寫收集齊全 分類合理立卷科學 歸檔及時保管安全 使用方便 四、四、項目文件歸檔要求項目文件歸檔要求完整：根據項目檔案的歸檔范圍完整：根據項目檔案的歸檔范圍,將項目應該歸檔的文件材料將項目應該歸檔的文件材料 全部移交歸檔，各種文件資料原件齊全全部移交歸檔，各種文件資料原件齊全準確：準確：文件內容真實真實反映反映項目竣工時的實際情況項目竣工時的實際情況和建設過程，和建設過程，做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽字手續完備。做到圖物相符，技術數據準確可靠，簽字手續完備。系統：系統：分類科學、組卷合理，反映其形成規律，保持文件之間分

16、類科學、組卷合理，反映其形成規律，保持文件之間 的有機聯系。的有機聯系。有效：能有效發揮憑證和參考作用，并能長期保管和開發利用有效：能有效發揮憑證和參考作用，并能長期保管和開發利用實體文件歸檔要求實體文件歸檔要求1.歸檔的文件應為原件 或具有憑證作用的復制件歸檔文件的載體和書寫材料有利于檔案的長久保存紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆、熱敏紙、熱敏紙、易腐蝕的金屬物易腐蝕的金屬物在復印件上加蓋原文件單位公章，并注明原件所在位置文件須圖像清晰，字跡清楚，審查簽章手續完備非紙質文件與其文字說明材料一并歸檔(如照片、光盤)外文材料若有中譯文的，須一并歸檔，無譯文的要譯 出標題和目錄后歸檔。在項

17、目建設過程中，重要活動、關鍵環節應形成聲 像材料，并按有關規范要求整理和歸檔文件材料歸檔時應填寫移交清單，履行清點、簽字 交接手續歸檔文件整理編目歸檔文件整理編目3.案卷目錄、卷內目錄、封面、備考表的著錄應符合國家標準科技檔案案卷構成一般要求GBT11822-2008）組卷要求：第一，方便保管和利用；第二，案卷必須符合一定的質量要求。組卷合理，同類文件盡量合并組卷；案卷的組合度，即厚度原則上不超過3CM；案卷和卷內目錄排列有序；文件和目錄版面布置應左大右小，便于裝訂 圖紙折疊成A4幅面，標題欄露在外面卷內目錄的各著錄項（序號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注）數據錄入應完整準確，應按文件內

18、容照實填寫卷內不同文件應分別形成記錄，不應將整卷不同標題、不同內容文件作為一條記錄來著錄 一張圖紙一條記錄文字卷裝訂，圖紙不裝訂 項目文件掃描項目文件掃描4.掃描件應圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果掃描件方向，應符合正常的閱讀習慣掃描件與卷內目錄、紙質文件關系清晰、準確 文字資料掃描分辨率應大于等于200dpi開工報告、竣工報告、中標通知、合同、竣工驗收文件彩色掃描 文件存儲采用PDF格式，圖紙存儲采用JPG格式；掃描件擴展名應是小寫“pdf”、“jpg”；擴展名不應用“Pdf”或“PDF”、“JPG”，影響系統數據加載時掃描件和記錄的關聯。掃描后的電子文件名（路徑）應具有唯一性，與其對應

19、的案卷內紙質文件內容應相符；文件夾(案卷)與掃描件（卷內文件）命名用三位阿拉伯數字表示；按件命名項目名稱/案卷號（三位）/文件名稱(三位)五、存在問題和注意事項五、存在問題和注意事項信息化數據加載方面信息化數據加載方面1.l 目錄（卷內目錄、案卷目錄）用excelexcel編制l 表格內不應有合并單元格。l excel表中不得有隱藏行或列情況。l 標題或文號、圖號等著錄項不應含鏈接l 單元格內不應有圖形符號l 在excel表中錄入內容時，不要用回車鍵空格 l 卷內目錄中的頁號格式：1、5、7、30或15-25，照實 錄入，不需要虛位l 日期：以8位阿拉伯數字表示，如20080101l掃描件擴展

20、名掃描件擴展名應應是是小寫小寫“pdfpdf”、“jpg”jpg”；擴展名擴展名不應不應寫寫成成“Pdf”Pdf”或或“PDFPDF”、“JPGJPG”，影響系統數據加載時掃描，影響系統數據加載時掃描件和記錄的關聯件和記錄的關聯l掃描后掃描后的電子文件名的電子文件名（路徑）（路徑）應具有唯一性應具有唯一性：卷內目錄的一條記錄只對應一個掃描件，不應將同一份文件拆分掃描，重復命名l沒有實質內容的頁面掃描，增加了數據庫數據冗余 示例：無內容頁面掃描和編制目錄l案卷目錄和卷內目錄各行和列數據不能為空 示例l檢驗批質量驗收記錄不掃描l歸檔的原件缺失，復印件不規范 建設項目開竣工報告、單位工程質量竣工驗收

21、記錄（竣工驗收文件）、中標通知、合同必須歸檔紙質原件l歸檔文件的簽署不全（內容、歸檔文件的簽署不全（內容、簽章簽章、日期應填寫完整）、日期應填寫完整）l有些竣工圖沒蓋竣工圖章有些竣工圖沒蓋竣工圖章文件齊全、準確、系統方面（收集整理）文件齊全、準確、系統方面（收集整理）2.l數據填寫不準確，過于隨意 l案卷目錄中案卷題名與案卷封面中的案卷題名不一致 項目內同一案卷只有一個案卷題名，封面和案卷目錄一致l案卷題名擬寫不規范、不簡潔、過于冗長羅列等 藏瓏苑1棟砼澆灌令、砼、拆模、觀感及尺寸偏差、砌體檢驗批、垂直度、標高、全高測量、砼養護、坍落度、保護層、溫度日累計、樓板厚度記錄表藏瓏苑藏瓏苑1 1棟棟

22、土建工程土建工程混凝土施工和試驗、混凝土施工和試驗、分項質量驗收及測量記錄分項質量驗收及測量記錄 國信世家B地塊16#樓電氣分部、子分部、分項、檢驗批、隱蔽工程驗收記錄、防雷等電布置圖、線路（設備）絕緣電阻防雷接地或接零導通狀態及插座測試記錄國信世家國信世家B B地塊地塊16#16#樓樓電氣分部電氣分部質量驗收、隱蔽工程驗收、施工和測試記錄質量驗收、隱蔽工程驗收、施工和測試記錄國信世家國信世家B B地塊地塊16#16#樓樓電氣分部電氣分部質量驗收質量驗收、施工記錄、施工記錄或或 閥門強度及嚴密性試驗記錄、系統清洗、排（雨）水管道灌水試驗記錄、排水管道通球試驗記錄、排水管道通水能力試驗記錄、排（

23、雨）水管道灌水試驗記錄、排水管道通球試驗記錄、絕緣電阻測試記錄、接地電阻測試記錄正榮金融財富中心A地塊一期A#、B#、C#、D#、E#、A-1#房項目電氣工程竣工文件 溧水和園住宅小區C1C4棟及地下室工程C1棟土建工程沉降觀測報告、室內空氣檢測報告、土建工程安全和功能檢驗資料、單位工程資料竣工驗收記錄、基礎工程驗收記錄及檢驗批，主體分部、分項、檢驗批質量驗收記錄溧水和園住宅小區C1C4棟及地下室項目C1棟土建工程安全和功能檢驗、單位工程質量竣工驗收、基礎和主體分部驗收記錄 聚澤園住宅小區（NO2005G95地塊）一標段01棟結施-20結施-37聚澤園住宅小區（NO2005G95地塊）一標段0

24、1棟結構竣工圖（結施-20結施-37）恐龍園南側1號地塊1.1-1.4期工程25#27#樓結施-B1-02-結施-B1-06；結施-B1a-01-結施-B1a-06；結施-B2-01-結施-B2-06；結施-B2a-01-結施-B2a-02恐龍園南側1號地塊1.1-1.4期工程25#27#樓結構竣工圖（B1、B2、B2a戶型）l卷內目錄的文號（圖號）、題名（圖紙名稱）、日期等沒有按紙質文件內容照實填寫示例1：“02棟三層、4-17層結構平面”“02棟三層結構平面圖、01棟4-17層結構平面圖”示例2：“施組”“施工組織設計”示例3：“津資統表零、一、二、三、四”“單位工程質量竣工驗收、質量控制

25、資料核查、安全和檢驗、觀感質量檢查記錄示例4：文號或圖號有就填寫，沒有就空l檢驗批質量驗收記錄可不單獨編制條目l報驗單可不反映在卷內目錄中l文件上隨意標密 當文件的形成單位沒有在文件上標定密級時,檔案資料人員不得擅自在案卷封面等位置填寫“保密”“秘密”等字樣l 日期填寫形式多樣：2017/1/10、2017.1.10等 應以8位阿拉伯數字表示，如20170110l 卷內目錄中的頁碼格式：1、5、7、30或15-25，照實 錄入，不需要虛位l 沒有實質內容的頁面，不應編寫頁碼和條目l歸檔的成套竣工文件，文字卷裝訂，圖紙卷不裝訂（裝訂前將中標通知書、合同、開竣工報告、單位工程竣工驗收證明原件單獨取

26、出歸檔原件單獨取出歸檔，卷內放復印件）l照片檔案不能按時按要求歸檔 歸檔的照片應附文字說明，文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，簡明概括、準確反映該張照片或一組照片l案卷實體（卷盒）應按目錄的流水號順序排列，不可隨意組合排列l同一項目文件分類規則應統一，有序合理，便于檢索利用l檔案盒選擇合適的的厚度，盡量放滿，一是保護盒內的檔案不卷曲折損，二是節約成本，減少檔案盒的使用量；三是降低檔案庫房無效存儲空間l 歸檔項目資料如果采用郵寄的方式，請按項目案卷大流水 號（案卷號）順序依次裝箱，并按順序逐箱標注箱號和箱 內案卷起止號l 注意包裝質量案卷裝具和包裝運輸案卷裝具和包裝運

27、輸3.六、主要依據文件六、主要依據文件國家法規標準公司文件國家法規中華人民共和國檔案法 檔案法實施辦法科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822）企業檔案工作規范DA/T 42國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(DA/T28)歸檔文件整理規則（DA/T22）國家標準行業標準檔案管理依據性文件檔案管理依據性文件4.檔案工作管理程序華興發20157號檔案分類規則華興發2011115號文書檔案整理和歸檔程序華興發2011115號建設項目檔案分類辦法華興發2014122號科研項目檔案管理辦法華興發2014121號照片檔案管理辦法華興發2014165號公司文件 確立了企業檔案工作原則

28、、組織和制度要求，給出了企業檔案業務工作、檔案信息化建設、檔案工作設施設備配置等方面的方法與技術指南企業檔案工作規范企業檔案工作規范DA/T 42 DA/T 42 20092009 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）主要對項目文件收集和整理職責、收集范圍和質量要求、竣工圖編制、項目文件的整理做出規定科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T11822-2008GB/T11822-2008）主要是規定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規格及其制成材料的質量要求。規定了歸檔文件整理的原則和方法歸檔文件整理規則歸檔文件整理規則DA T22-2000DA T22-2000郵寄地址：江寄地址：江蘇省南京市江寧區省南京市江寧區濱江開江開發區天成路區天成路8號號 中核中核華興郵 編：211178謝 謝！