1、物業公司文書檔案、信息傳遞管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、負責安排公司的季度、年度工作會議及總經理辦公會議，做好記錄，編寫會議紀要和決議，并督促各單位貫徹執行，及時了解和反饋有關信息。 二、負責公司相關文件的起草、印制和分發，做好公司各類文件的審核、編號、立卷、存檔工作，管理好公司的文書檔案。 三、負責上級和外部來文來電的簽收、登記和領導批示后的傳閱、催辦、回復。 四、搞好調查研究工作，及時發現新問題、總結新經驗，為領導決策提供參考，為基層工作提供借鑒。 五、注意收集合理化建議情況，會同有關部門提出推

2、廣和獎勵意見。 六、搞好業內工作情況交流，編發公司內部簡訊。 七、管理公司印信，制發基層單位印鑒。 八、負責保密管理，抓好保密教育、保密檢察和對失泄密事件的調查處理。 九、完善公司行政管理制度，審查基層主要行政用品采購計劃；督察公司內部通信網絡建設；安排落實節假日值班；管理公司房產；具體做好機關行政用品和辦公用品的供應工作。 十、負責機關車輛的調度、使用和維修保養工作。 十一、負責服務、督促、檢查、協調機關工作，保證機關各項工作的正常運行。 一、公司公文是指公司在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。二、行文要堅持少而精、注重效用的原則，有如下情況時可以以公司名義行文：1、

3、向上級機關請示、報告工作。2、 向不相隸屬的單位聯系工作、商洽問題。 3、向所屬單位下達指示、布置任務、頒布規章制度、答復重要請示、通報獎懲事項和重大情況，以及轉發需要貫徹的上級或外部文件。 4、其它需要以公司名義行文的事項。三、行文要根據內容選擇適當的文種： 發布重要行政法規和規章，宣布施行重大強制性行政措施用“命令”(令)；對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關人員或單位用“決定”；向公司內外宣布重大事件用“公告”，在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項用“通告”；傳達上級指示，轉發上級和外部公文，傳達要求下級周知、辦理或共同執行的事項，任免管理人員用“通知”； 交流工作情況，表彰先進，批評

4、錯誤，傳達重要精神或情況用“通報”；向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，以及回復詢問用“報告”； 向上級機關請求指示、批準用“請示”；與平行或不相隸屬的單位之間商洽工作，詢問和答復問題用“函”；記載、傳達會議情況和議定的事項用“會議紀要”。四、草擬公文由主辦部門負責，重要公文應當由領導親自動筆或提出要求。草擬公文要做到： 1、符合國家的法律、法規和黨的方針政策。 2、保持與公司以往工作思路的連貫性，如提出新的創意需另外加以說明。 3、全面、真實地反映客觀實際情況。 4、完整、準確地體現領導機關和領導者的意圖。5、觀點明確，重點突出，結構嚴謹，條理清楚，文字簡練，符合語法、修辭、邏輯和

5、文體要求，人名、地名、數字、引文無誤。6、結構層次序數排列依次一、(一)、1、(1)。7、使用國家法定計量單位。8、盡量避免使用難懂的術語、行話、方言，必須使用時應當加注釋。9、使用簡稱除已通用的簡稱外，一般要先用全稱，并注明簡稱，公元紀年不得略稱。10、公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。 五、草擬公文的內容涉及其他部門，主辦部門應當主動與有關部門協商、會簽，如有分歧，主辦部門要將各方意見報送主管領導研究解決。六、公文稿擬出，在首頁附上發文稿紙，依次由主辦部門領導、相關部門領導核閱、修改、簽

6、字，再送辦公室核稿，校核文稿的重點是：1、 把行文關。看是否確需行文，是否符合行文關系的有關要求。 2、把政策關。看內容是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法令，提法是否同已發布的有關文件相銜接，措施和辦法是否切實可行。 3、把文字關。看篇章布局是否合理，結構層次是否嚴謹，語言文句是否通順、簡練、貼切、得體。4、把格式關。看文件的體式是否規范，版式是否符合本規則的要求。5、把手續關。看送核文稿是否有部門領導簽字，涉及其他部門的問題是否已協商一致。七、核定的文稿由辦公室呈總經理簽發，亦可由總經理授權人簽發。簽發的文稿退辦公室編號登記，再交主辦部門印發。八、起草、審核、簽發公文文稿均不得使用鉛筆和

7、原珠筆，筆跡不得超過左側裝訂線。九、公司行文采取標印格式，標印格式包括版式和文件體式的有關部分： 1、版頭。左側為紅色標識及上下排列、用隸書中英文書寫的公司規范化簡稱“物業管理(深圳)有限公司”，下端用一紅線將其銜接承托；右上方是上下排列用黑體中英文書寫的公司地址及聯系電話、傳真等。 2、發文字號。由機關代字、發文年度和發文順序號組成，機關代字為“物深”加主辦部門的第一個字，發文年度外加括號。發文字號貼近版頭下方，使用的字體應小于正文。 3、秘密等級和緩急時限。需要標注秘密等級和緩急時限時，秘密等級標注在文件首頁左上角，緩急時限標注在密級下方。字型均用與正文字號相等的宋體字。 4、標題。標題由

8、公司名稱、公文內容、文種三部分組成，其中公司名稱一般情況下可以省略。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。標題的字型一般選用二號黑體字。標題在21個字以下時單行排列，超過21個字時用每行在10至21個字之間的多行排列，多行排列應在保持語意完整的情況下，排列成上梯型、下梯型和菱型。5、主送機關。主送機關即行文對象。在上行文中，一般只有一個主送單位；在下行文中，主送垂直系統的諸個直接下級可以用并列或泛稱，批復下級請示的主送單位只能是請示單位。主送機關一般標在標題之下，頂格，末尾加冒號；有時也可以在文件末的發放范圍內標注。6、正文。正文是公文的核心部分，印刷時一律從左向右編排。正文與標

9、題的距離為12毫米左右。7、附件。在正文之后、成文時間之前注明附件的名稱和順序。8、成文日期。以領導簽發或會議通過的日期為準。一般標注在正文結束以下的5行處，成文日期的最后一個字要比上文縮進4至6個字。如果正文恰滿一頁，成文日期要在下頁打印時，必須首先在下頁的第一行打上“此頁無正文”字樣，并附括號。9、印鑒。成文日期上為加蓋印章的位置，要求上不壓正文，下騎年蓋月。10、發放范圍。除主送機關外，對其他需要了解文件內容的上級機關用“抄報”，同級機關和不相隸屬的機關用“抄送”，下級機關用“抄發”。發放范圍標注在文件末頁下端。11、字形。除以上另有規定外，均采用四號宋體字。篇幅較長的，內文小標題和重點

10、段落亦可間用四號黑體字。字型均為標準字型。12、編排。一般情況下，每頁26行，每行27字。頁面安排原則上應做到單字不占行、單字不占頁、標點符號不轉行。篇幅較多需標注頁碼時，頁碼標注在每頁的右下角。整頁布局要勻稱，空白處上端略寬于下端，左側略寬于右側。13、紙型。文件用紙的幅面規格一律采用國際標準A4紙型(297毫米210毫米)。14、裝訂。在左側用兩釘裝訂，裝訂線距紙邊約10毫米，兩裝訂各距上下紙邊100毫米左右。十、公文的繕印由主辦部門負責，繕印前要認真校對無誤，一般采用三校制： 1、初校。由電腦操作人員對校，即在屏幕上對照原稿進行校對。要求杜絕竄行、漏行、多字、漏字現象，保證條塊安排、字型

11、選擇、內文編排正確。 2、復校。由二人或多人讀校，即一人讀原稿，另一個或數人看校樣。要求消滅錯字、別字和標點符號使用上的錯誤，達到標印格式要求。3、 校紅。由擬稿人看校，即先看復校標出需要改正的地方是否已經改好，然后通校一遍，要求一切無誤，并對文印的最終質量負責。十一、加印時，辦公室要對文件作進一步檢查，看格式是否妥當、組成是否完備、版面是否整潔。對不符合要求以及超過規定份數的公文，不予蓋章。十二、加印后，主辦部門應當立即將文稿并正式文件兩份交辦公室存檔。十三、公文的封發由主辦部門負責。封發前要首先檢查裝訂后的文件有無倒頁、錯頁、重頁等現象，有則重新裝訂后再封發。要看清楚文件標注的發放范圍和份

12、數，以免漏發和發錯。信封上的地址要寫清楚，封口不得用訂書機釘。文件的分發情況要登記清楚。收文處理辦法 一、收文處理是指上級來文、下級來文和外單位來文的處理，它一般包括簽收、登記、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等環節。二、來文統一由辦公室文員拆封、簽收。簽收文件要逐件清點，重要文件要逐頁查點，如發現問題應及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施，急件要注明簽收的具體時間。標注具體領導“親啟”、“親收”的信件，須送受件人親拆親閱后再作處理。三、所有來文都要登記。登記時機密件與普通件分開。登記文件須將順序號、收文時間、來文單位、發文字號、密級、緩急時限、標題、件數等項登記清楚，以利查詢。對文

13、件處理的運轉事項也要登清，基本反映出文件流程。四、來文登記后，文員要在文件首頁附上公文處理單，送辦公室主任審閱后，按辦公室主任簽署的意見送有關部門辦理或送公司領導閱批。五、需要送領導指示的文件，辦公室主任一般要在文件處理單上先提出擬辦意見。擬辦意見是對收文辦理中可能涉及的事項、問題以及應由誰負責處理、如何處理等提出建議，可以簡明扼要，也可以提出幾種方案。如果三言兩語難以表達清楚，就應當面向領導匯報。必要時，還應當附有背景材料(如政策依據、機構沿革等)，以供領導決策時參考。必須提出擬辦意見的來文有： 1、上級機關主送本公司并需貫徹落實的文件。 2、下屬單位主送本機關需要回復和要求批轉的文件。 3

14、、不相隸屬機關和單位主送本公司并需答復的商洽性文件等。六、文件送交領導后，辦公室文員要及時提醒領導盡快閱批，特別是對有處理時限要求的文件。 七、領導批辦的意見要明確、肯定。緊急公文，應當規定辦理時限，防止拖拉誤事；兩個以上部門承辦，應當批明主辦部門，以免承辦者互相推諉。八、承辦部門要認真按照領導的批示辦事，同時遵循以下原則：凡本部門職權范圍內可以答復的事項，應直接答復呈文部門；凡涉及其他部門業務的事項，應主動會同有關部門協商辦理；凡須報請上級領導機關審批的事項，應負責擬出請示文稿。九、重要的和限時的，承辦部門要及時同辦公室聯系，并說明辦理進展情況。如確實需要延長辦理時間，應當請示領導確定，必要

15、時還應當向來文機關說明原因。文件辦結后應立即報告，必要時還要有書面報告。十、公文領導批示交由有關部門辦理，辦公室負有催辦、查辦的責任。要做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重點公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。十一、只需要在一定范圍內傳閱的文件，由辦公室文員按先主要領導再其他領導、先相關部門再其他部門的順序送閱，不能漏傳、誤傳。傳閱者閱后退回辦公室，一般不能橫傳，如橫傳要立即告知辦公室。十二、翻印除絕密和不準翻印以外的其他上級機關公文，要經公司領導批準。翻印時，要注明翻印的機關、時間、份數。翻印件視同原文件管理。十三、收文單位為公司而又沒有經過辦公室文員簽收的文件，如參加有關會議帶回的文件等

16、，收文者應及時交由辦公室補辦登記手續，然后按以上規定進行處理。十四、公司收文處理完畢后，由辦公室文員歸卷、保存、備查。每年年末按要求該造冊銷毀的造冊銷毀，該立卷歸檔的立卷歸檔。十五、經批準需要銷毀的文件，不得亂扔亂放，不得作為廢品出售。可以采取用火燒成灰燼、用水浸成紙漿、用機器切成碎沬和交到有關部門指定的文件資料銷毀點等辦法進行銷毀。無論采取哪種辦法，都必須實行二人監銷制。銷毀完畢后，二人要在銷毀文件清單上簽字，以示負責。一、 公司及所屬單位、部門的印章具有標志作用、權威作用、憑證作用和法律作用，對其刻制、使用、保管和銷毀等環節必須實行嚴格的管理和控制。 二、公司印章由公司的直接上級機關制發，

17、公司下屬單位和所屬部門的印章由公司制發。 三、刻制印章要先繪制出印章的圖樣。圖樣中，印章所刊組織的名稱一般用法定的、規范的全稱，全稱文字過多不易刻制清晰時，可適當采用通用的簡稱；印章的樣式和規格必須符合有關規定。經領導批準后，持公司信件和批準圖樣，到公司機關所在地的公安部門辦理登記手續，再到公安部門指定的刻制單位刻制。四、新刻制的印章啟用，由公司發啟用通知發送有關單位；啟用通知應蓋有啟用公章的的印模。新印章啟用，舊印章隨即作廢。五、所有印章都必須指定政治上絕對可靠的人員保管，未經領導批準，保管人不得擅自委托他人代管。存放印章的柜、桌必須加鎖。一旦發現印章有異常情況，應保護好現場，馬上報告領導查

18、處。六、凡用印均需經領導批準。內容無差別、用印頻率高的例行用印，可經領導審批授權，由被授權人掌握。不允許在空白信件或紙張上用印。七、要建立用印登記簿，堅持用印登記制度。登記項目主要有用印時間、用印單位、用印事由、批準人、經辦人等。八、印章要在辦公室內使用，一般不得拿出辦公室。極特殊情況下必須拿出辦公室時，必須先經領導批準，并由持有者負責其安全。九、領導要帶頭模范遵守印章管理制度，不能不受監督自行蓋印。十、因機構變動、名稱改變、印章損壞等原因需要停止使用舊印章時，要及時將舊印章送繳制發機關封存或銷毀，自己不得擅自處理。 一、文書檔案是公司在社會活動中形成的，能反映公司一定時期、一定方面重要情況的

19、歷史記錄。 二、公司文書檔案的主管部門為辦公室，主管人員為辦公室文員。三、公司文書檔案的范圍為： 1、上級機關的有關方針、政策性的文件材料。 2、其他機關的與公司工作密切相關的文件材料。 3、公司經理辦公會議及重要會議的記錄。 4、公司關于整體工作的或關于某項工作重要的規劃、計劃、安排、指示、決定、總結、匯報等文件資料。 5、公司關于機構變更、印章使用、管理人員任免、員工獎懲的有關文件資料。6、公司領導在重要會議上的講話的文稿或記錄稿。7、新聞媒體刊載、播發的反映公司情況的報道材料。 8、其他有查考利用價值的各類資料。五、收集報刊應注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復印件供利用。六、對收集到

20、的檔案資料，要逐件確定其保存價值，保存期限及是否需要補充相關資料。七、在充分占用檔案資料并經過鑒定的基礎上，要進一步對其進行整理，即進行基本的分類、組合、排列和編目。八、公司文書檔案分類采取年度-組織保管期限分類法。九、卷內文件先按作者劃分，再按文件的形成時間順序排列。卷內目錄按預設項目逐項填寫，附于卷內文件前面。十、卷內文件經有機組合和系統排列后，要按每份文件在卷內排列的順序頁碼編寫張號。其方法是卷內文件除空白紙外，凡載有圖文信息的正反面均每頁依次編一個張號。左側裝訂的案卷，張號標注在每頁的右上角；上部裝訂的案卷，張號標注在每頁的下方中間。十一、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部

21、拆除，以免銹蝕案卷。十二、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。具體要做到：1、 防火、防光。保管檔案的器具要遠離火源，附近要備有滅火設施，要避免陽光直射。 2、防潮、防霉。要采取措施，控制好檔案存放環境的溫度和濕度，保持通風。 3、防塵、防蟲。檔案存放要相對密封，要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發育。十三、保管以錄音帶、錄像帶為載體的檔案還要注意防磁，只允許使用木制的柜子存放，且每半年倒放一次磁帶。照片保管要防潮，要收集底片并附樣照。 十四、檔案案卷擺放采取年度排列前提，即以年度流水編號，按年度因素置前序次排列。 十五、辦公室積極提供文書檔案為公司的經營管理和生存發展服務，提供利用的主要

22、方式是： 1、查閱。即在保管檔案的室內閱讀需要利用的檔案，但不準轉抄。2、借閱。將檔案借走要有嚴格的交接簽字手續，并限定歸還日期。 3、復制。復制檔案的副本或摘錄要在辦公室文員的監督下進行，對重要的復制件視同正本管理。4、 咨詢。由辦公室文員查閱檔案后，回答利用者的詢問。十六、文書檔案屬于公司機密，無論采取何種方式利用文書檔案，都必須事先經過辦公 室主任批準。十七、積極推行文書檔案的電腦化管理，逐步增加文書檔案的機讀載體。 一、辦公室根據工作需要或領導指示，對公司所轄各部門和各單位的職能活動進行督促并敦請辦理、落實有關事項的過程稱督辦。 二、督辦屬于領導授權進行的工作，它的要旨在于準確把握督辦

23、事項“是否在執行、辦理”，“怎樣在執行、辦理”，“執行、辦理的情況如何”，“執行、辦理的結果怎樣”，適時督導責任部門或單位提高辦理質量、加快辦理進程，并按要求將辦理情況反饋給上級機關、公司領導或有關方面。 三、需要督辦的是關系比較重大、影響比較深遠、問題比較典型的各類事項，其基本內容主要包括： 1、上級機關交辦的要求匯報執行情況和辦理結果的事項。 2、公司領導層會議重要決定和公司重要文件的貫徹落實情況。 3、公司領導指定或交辦的督促檢查事項。 4、下級的請示和解決難題的求助的辦理情況。 5、辦公室從各種信息渠道了解掌握到的需要進一步核查的問題等。四、辦公室所有人員在實施督辦過程中，都必須嚴格遵

24、守以下原則： 1、求實原則。堅持實事求是，準確了解和如實反映客觀情況，有喜報喜，有憂報憂。 2、時效原則。嚴格按照時限要求辦理辦結，不拖拉，不延誤。 3、職級原則。一般不直接處理問題，即使領導明確而又確有必要直接處理時，也不能超越自身的職權范圍。 五、督辦工作一般由確定項目、檢查催辦、情況審理和結果反饋四個環節構成： 1、確定項目。上級機關有明確指示、本級領導有具體交待、下級單位有急迫要求和辦公室有必要掌握的都可以列為督辦項目，哪些列為督辦項目由辦公室主任確定，列為督辦項目的要定項目內容、定承辦單位、定完成時限、定負責人員。 督 辦 規 則 第 2 頁 共 2 頁 2、檢查催辦。檢查催辦的形式

25、可以靈活多樣，因事、因時、因地制宜。主要形式有電話催辦、文字催辦、上門催辦、會議催辦等。 3、情況審理。承辦單位或承辦人將辦理結果報來后，要看事實是否準確無誤，看處理是否中規中矩，看問題是否解決落實。必要時應當進行實地實際核查。沒有達到要求的要推倒重來，確保督辦工作質量。 4、結果反饋。一項具體督辦工作任務完成后，要按照事事有結果、件件有回音的原則，及時向有關方面反饋。反饋的方式主要有專題報告、情況簡報、口頭匯報等。六、具體的督辦工作，可以根據督辦事項的重要程度，選擇不同的督辦方法： 1、直接督辦與間接督辦。重要事項應當到承辦單位或現場直接督辦，其他事項則可以間接督辦。 2、連續督辦與定期督辦

26、。緊迫事項應當始終跟蹤辦理過程連續督辦，一般事項則可以定期督辦。 3、專項督辦與綜合督辦。中心工作應當擺到突出位置進行專項督辦，常規工作則可以綜合督辦。 4、抽樣督辦與普遍督辦。傾向問題應當選擇典型性的樣本抽樣督辦，常見問題則可以普遍督辦。 5、聯合督辦與單獨督辦。復雜情況應當協同公司其他部門聯合督辦，情況簡單則可以單獨督辦。七、在督辦過程中，要積極主動地搞好上下、左右、內外的協調，為承辦單位提供有力的支持和具體的幫助。如果發現有關方面依靠自身的力量很難完成督辦事項，而自己協調又不能奏效時，要迅速、客觀地向領導匯報，以便及時采取新的措施。 調查研究制度 第 1 頁 共 2 頁 一、辦公室開展調

27、查研究工作的主要任務，就是通過深入的調查了解和周密的分析研究，全面、系統、真實地掌握實際情況，為公司領導的決策提供可資利用的意見和建議。 二、辦公室的調查研究既可以自己獨立進行，又可以協同其他部門一道進行，還可以組織和安排基層單位分別進行。 三、辦公室的調查研究大致分為四種類型： 1、基礎性調查研究。即對公司運轉狀態各基本要素(如人員狀況、設備狀況、資金狀況等)的調查研究，主要以數據或圖表的形式反映。2、 全局性調查研究。即選擇特定視角來揭示公司的整體面貌、基本走勢和客觀定位的調查研究，主要以總結、匯報等形式反映。3、 專題性調查研究。即以工作進程中的苗頭性、傾向性問題為課題的調查研究，主要以

28、專題報告的形式反映。 四、開展調查研究的基本程序是：確定調查題目；明確調查目的；選擇調查對象；組織調查人員；擬定調查提綱；實施調查計劃；分析調查材料；起草調查報告。五、對領導指定的調研課題和影響重大的調研課題進行調研，在開展調查研究工作的各個重要程序上，都要注意及時向領導匯報，聽取領導的指示，以確保達到較高的工作效率和獲取良好的調研成果。 六、進行調查研究應根據調研課題的需要，采取不同的調查方法，如普遍調查法、抽樣調查法、典型調查法、走訪調查法、實地調查法、閱讀調查法、會議調查法、統計調查法、對比調查法、跟蹤調查法、問卷調查法等。為了提高調研工作的質量，最好多種調查方法結合運用。七、提高調查研

29、究工作水平的關鍵，是調研人員要端正工作作風與態度：1、 實事求是。一切從實際出發，深入客觀實際探求其本質和規律。若發現實際情況與 “上”、“書”不符，應不屈從于任何壓力而坦誠直言。 2、謙虛謹慎。不擺架子、不裝樣子、不講面子，甘當小學生。會和不同身份的各種調查對象接觸并能夠贏得其信賴，使調查對象愿意敞開心扉。 3、嚴細認真。具有敏銳的觀察力和理解力，善于從各種渠道和蛛絲馬跡中捕捉有價值的信息。在充分占用調查材料的基礎上去粗取精，去偽存真。 4、博識思辨。借助豐富的知識儲備，將大量的感性材料加以分析、鑒別、整理、概括和歸納，上升為理性認識。“見人之所未見，發人之所未發”。八、開展調查研究除情況發

30、生變化而中途中止的以外，一般都要形成調查報告或其他文字材料。調查報告等文字材料應盡量達到揭示了新思想、新事物，能反映新問題、新趨勢，讀后給人新啟示、新思路。九、所有調查研究工作的文字成果，一律先呈公司領導閱。如有必要，可根據領導指示，將其上報下發。 一、搞好公司內部的信息交流，是實現科學決策、強化企業管理、保證政令暢通、提高經濟效益的重要前提，必須予以高度重視。 二、公司應當形成貫穿上下、聯系左右、溝通內外、縱橫交錯、通達靈便的內部信息交流網絡。辦公室作為公司的內部信息交流中樞，要做好信息的接收和處理工作；各部門、各單位作為公司的內部信息交流節點，要承擔信息的收集和傳遞任務。 三、辦公室與各部

31、門、各單位之間要建立信息聯系制度，各部門、各單位都要指定一人兼做信息員，及時向辦公室反映各種有價值的信息。 四、各部門、各單位需要及時向公司辦公室反映的內部信息主要有： 1、政務信息。如貫徹落實黨的路線、方針、政策和上級指示的新舉措，員工隊伍建設的重要動態等。 2、經濟信息。如提高管理水平、提高服務質量的新探索，培植新的效益增長點的試驗嘗試等。 3、科技信息。如自行組織技術開發、技術改造的新成果，采用新技術、新材料、新設備、新工藝的實際效果等。 4、文化信息。如企業經營理念宣傳滲透、企業形象塑造推介中的新情況，企業文化建設活動的具體實踐等。 5、社區信息。如來自相關機構、社會公眾、服務對象的對

32、公司工作的新反映，以及他們當前關注的熱點話題等。五、各部門、各單位向辦公室反映的信息要具有“五性”： 1、主題要具有全局性。信息要盡量反映和透視重大問題，能夠“一滴水見大海”小中窺大。2、 內容要具有新穎性。信息應具體可感并包含較多的獨特的創意，給人以新的知識、新 信息交流制度 第 2 頁 共 2 頁的感受。 3、表達要具有準確性。信息要以文字材料為載體來傳遞，特別緊急時可以先電話溝通。已然狀態的事件表述時應當講清時間、地點、人物、原因、過程、結局，不允許虛構。 4、傳遞要具有時效性。信息應是近期發生的、正在發生的、即將發生的事物，傳遞應有時限。特別重要的上報不逾時，比較重要的上報不過夜。 5

33、、反映要具有系統性。信息要保持相對完整，來龍去脈清楚。為保證時效可分階段反映，但在短期內應當連續反映后續情況。 六、辦公室對各部門、各單位反映上來的信息要做進一步的加工整理：1、 鑒別。要判斷原始信息的真實程度和準確程度，核實重要的事實、數據。 2、提煉。要從不同角度、不同側面去挖掘信息的內在價值，使其正確、鮮明、更具高度、更有深度地揭示現實。 3、整理。要用簡潔的文字符號或最直觀的圖象圖表，將含量豐富的信息表達出來。 4、加工。要把相關、相似、相近、相反的信息匯集起來作為整體來研究，進而推導出新的知識。七、辦公室對各部門、各單位反映的有較高價值的經過加工整理的信息要進行多向主動傳遞： 1、對

34、有良好社會影響、有助于提高企業社會美譽度的，要積極推介給社會大眾新聞傳媒。 2、對有借鑒意義、有推廣價值的，要刊登在不定期編發的物業簡報上上報下發。 3、對新鮮獨特、認識不夠一致的， 可編寫成內部參考材料在一定范圍內交流。3、 對消極落后的、可能產生負效應的，應經領導同意后摘要交相關部門或單位處理。八、除了搞好內部信息交流以外，內部信息交流網絡還應當注意收集、傳遞、處理其他一切對公司的生存發展有利害關系的各類信息。 保 密 制 度 第 1 頁 共 4 頁 一、保密工作要貫徹突出重點、積極防范的方針，堅持既便利工作又確保秘密的原則，更好地為社會主義現代化建設和企業的生存發展服務。二、 公司保密工

35、作的職責是： 1、貫徹執行黨和國家保密工作的方針、法令、條例和制度，結合實際制定本公司的具體規定和實施細則。 2、開展經常性的群眾性的保密宣傳教育，加強對公司內保密和涉密人員的教育。 3、定期研究分析總結保密工作和組織保密檢查，發現問題及時解決。 4、認真追查失泄密事件，嚴肅處理。 5、指導保密工作不斷深入。 三、根據國家和上級的有關規定，公司內的保密事項劃定如下： 1、上級下發和本級形成的具有秘密內容的各類文書、內部刊物、音像制品。 2、組織人事部門對黨員、干部的考核材料、獎懲意見、發展或任免安排。 3、具有專利性質的技術訣竅、科研項目及成果。 4、不宜公開的公司經營活動的具體的取向、策略和

36、實施計劃及尚未公開的公司經濟活動的重要的信息、數據。4、 文書檔案、人事檔案、經濟檔案、科技檔案。 6、銀行和電信密碼，電子計算機存儲、處理秘密信息的程序設計、應用程序和檢索查詢口令。 7、省部以上領導和重要外賓的活動計劃及不允許公開的活動情況；8、其他需要保守秘密的事項。 四、保密工作要注意堵塞一切失密的漏洞，清除一切失密泄密的隱患，杜絕一切失密泄密事件的發生。根據目前的現實情況，其中重點是抓好公文保密、會議保密、經濟信息保密、 保 密 制 度 第 2 頁 共 4 頁電子計算機信息保密。五、公文是秘密的一種主要存在形式，公文保密應注意以下幾個環節： 1、印制。秘密文件印制前要規定發放范圍。印

37、制時形成的廢頁要及時銷毀。印制后其原稿、重要修改稿、印刷清樣視同正式文件妥為保管。 2、收發。秘密文件的收發必須指定專人負責，在收發、分送、傳遞、借閱等環節都應履行登記手續。傳閱不得隨意擴大閱讀范圍，并只能在辦公室進行且不得摘抄。遞送要有安全保障措施，不準通過普通郵政郵寄。 3、保管。秘密文件必須存放在有保密保障的房間和柜子內，經常檢查保管情況。平時工作使用的文件，用后隨手入柜加鎖。文件管理人員工作變動要將文件清點、造冊，簽字移交。 4、處理。秘密文件每季度末進行清點，節假日進行清查，年底進行清理，該清退的造冊清退，該歸檔的立卷歸檔，該銷毀的登記銷毀。六、會議保密是保密工作的一個重要環節，會議

38、保密中要做到以下幾點： 1、依據會議的保密程度，確定出席會議人數，嚴格控制列席人員，并對與會人員進行保密教育，規定會議內容不得向外透露。 2、領導辦公會議指定專人做好記錄，會議記錄要妥善保管，查閱會議記錄必須經領導批準，且只可查閱有關部分。 3、具有秘密內容的會議不準使用無線電話筒，與會人員也不得擅自攜帶無線電設備擴音、錄音。 4、會議傳達秘密文件、內部講話允許記錄的，要用保密手冊記錄，按保密管理辦法處理。 七、經濟信息保密對維護企業的利益至關重要，保守經濟信息秘密要突出注意以下幾點：1、 建立經濟信息統一口徑披露制度，注意企業內外有別，向外界公布或提供尚未公開 保 密 制 度 第 3 頁 共

39、 4 頁的能夠反映企業經濟實力、能夠反映企業經營狀況變化的工作計劃、經濟措施、統計數據等 ，必須事先經過公司領導批準。 2、嚴格控制重要經濟信息的擴散，對進行中的物業管理信息追蹤活動、編制中的投標標書和報價單的核心部分以及其它一旦泄漏就會給企業造成不可彌補的損失的經濟信息，應當采取特別保密措施，盡量減少和限定清楚詳情的人員范圍。 3、加強接觸經濟信息秘密人員的管理。不允許其向包括本企業員工在內的所有無關人員透露企業的經濟秘密；不允許其借助本企業的經濟活動網絡從事為自己、為他人謀利的活動；不允許其在工作變動時將自己掌握的經濟活動資料據為已有。 八、電子計算機信息保密是隨著科技進步給保密工作提出的

40、一個新課題，電子計算機信息保密要著力抓好以下幾點： 1、向計算機輸入或計算機處理有保密內容的文件、數據、資料、檔案等，必須在程序設計、應用程序及檢索、查詢上采取保密措施，并經檢查確認其正確可靠后方可實施。 2、聯網的計算機在傳輸秘密信息時，必須在信道上采取加密措施。 3、凡需送外檢修或請外人檢修計算機，要先將各種信息載體清理干凈，確認無信息殘跡后才能允許檢修，檢修后經保密檢查方可使用。 4、嚴禁將不需要計算機處理的秘密文件、數據、資料、檔案等輸入計算機及其存儲介質。 5、在試機和調試時打印出的有秘密內容的紙頁等，要妥善保管，集中統一銷毀 ，嚴禁隨意丟棄。 九、經常開展保密檢查，有助于保密工作的

41、落實。檢查的方式有全面檢查、專項檢查和綜合性檢查。十、發生失密泄密事件要立即報告，公司迅速組織力量認真進行追查，盡量挽回或彌補損失。問題查清后，要寫出專題報告，并視情節依法嚴肅處理有關責任者。 保 密 制 度 十一、公司員工尤其是保密涉密人員都要自覺遵守下列保密守則： 1、不該說的秘密，絕對不說。 2、不該問的秘密，絕對不問。 3、不該看的秘密，絕對不看。 4、不該記錄的秘密，絕對不記錄。 5、不在私人通信中涉及秘密。5、 不在非保密本上記載秘密。 7、不在公共場所和家屬、親友面前議論秘密。 8、不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料等。9、不用普通電話、明碼電報、普通郵件傳達秘密事項。 10

42、、不攜帶秘密文件、資料游覽、探親、訪友和出入公共場所。11、不委托非機要人員帶轉秘密文件、資料。 12、不擅自翻印、復制秘密文件、資料。 13、不隱瞞失泄密過失，發現失泄密情況及時報告并積極采取補救措施。 14、向一切竊密行為作堅決斗爭。 電話收話規則 第 1 頁 共 1 頁 一、電話機鈴響三聲之內，應當拿起話筒應答收話，拿起話筒要先自報家門，應答“您好，物業(部門或單位名稱)”。如果因事延誤到鈴響四聲以后才應答，要再補充一名“對不起，讓您久等了”。 二、在通話過程中，要始終注意傾聽對方講話，一般不要直接追問對方姓名。 三、對方講話，輕易不要插言，可以不時使用一些“嗯、啊”等語氣詞，表示自己正

43、在恭聽。如果有未聽清楚的地方，應當等對方說完一層意思之后再詢問。 四、對方詢問問題，當時能夠答復的應當即時、準確、負責地予以答復，需要請示、研究才能答復的應當約定來電或復電的時間。 五、對方講述的問題比較重要，在對方講完后，應當復述一遍，讓對方確認。同時做好記錄或之后補做記錄，記錄應包括通話時間、授話人單位及姓名、通話內容、收話人，然后按收文處理程序進行處理。 六、在電話中對話，要態度和藹、語氣和緩、有熱情、有誠意，不能裝腔作勢、不能故弄玄虛。七、在通話過程中，因某種原因致使電話突然中斷，要在電話機旁守候5分鐘，等對方重新掛通，如恢復通話，應當向對方加以解釋。八、通話結束，要等對方提出掛機，自

44、己道完再見后，再放下話筒。 接 待 規 則 第 1 頁 共 2 頁 一、對預知將要登門的賓客，要通過恰當的途徑，盡可能多的掌握來賓情況，包括人數、性別、身份、使命以及食宿要求等，在此基礎上提出接待意見，報經領導同意后組織落實。 二、若賓客是來檢查工作、實地考察，需要停留較長時間、約見較多人員或輾轉較多地點，應當事先擬出活動日程，等賓客到達后供其參考或與之商定。 三、對遠道而來的賓客，要根據其身份，組織適當的人員和車輛前往迎接。到車站、機場、港口或預約上門迎接賓客，應當提前10分鐘到達指定地點。如果不相識，要帶上書寫著“物業歡迎(單位或地域名稱)客人”的接應牌，以防漏接。 四、賓客抵達后，要將賓

45、客引導至辦公室、會客室等地點。在道路拐彎、樓梯拐角處，應當伸手示意，同時加以語言提示；在乘坐電梯時，應當先告知到何層，并讓賓客先進先出；在進入公司領導辦公室前，應當說明將見哪位領導；若門向里開，先推門進入，再扶好門讓進賓客，若門向外開，先拉開房門，把住門讓賓客先入。 五、賓客突然到辦公室造訪，要馬上暫停手頭的工作，起身招呼接待。如果有急事必須當即處理，需要賓客稍候，應當向賓客說明并致歉，同時送上報刊雜志，讓賓客消閑。六、所有賓客進門都要先讓座，后敬茶，再交談。七、向賓客敬茶，要先詢問賓客的飲茶喜好，茶斟到杯的2/3處；端送茶杯時，要用雙手，手不得觸及杯子上部1/3部分；茶杯從賓客左側送上，擺放

46、在賓客的左前方；敬茶的順序是先客后主、先重要賓客后一般賓客；敬完茶后，先正面倒走兩步，再轉身退出。八、在公司領導與重要賓客會晤過程中，盡量不要打擾。補充飲品等需要進入會晤場所，要先敲門，得到允許后再進入。有緊急事務需要告知領導，要簡明扼要地寫在紙條上，交領導酌處。九、賓客要求或需要轉由公司部門或基層單位接待，應當主動為其聯系、指路和介紹有關情況。在可能情況下，最好能夠當面引見。 接 待 規 則 第 2 頁 共 2 頁 十、與賓客交談時，態度要和藹近人，表情要和顏悅色，語氣要和氣親切，語速要和緩適中。對方談話要善于聆聽，不輕易打斷；自己談話要留給別人發表意見的機會，不喋喋不休；互相交談要目視對方

47、以示尊重，不得邊聽談話邊處理其他事情；談話繼續過程中要精神專注，不得頻繁走動和頻繁看表。十一、與賓客閑聊時，要掌握分寸、把握內容： 1、不涉及疾病、死亡等不愉快的事情。 2、不談論荒誕離奇、恐怖淫穢等不健康的話題。 3、不徑直詢問對方的年齡、婚否、履歷、工資收入、家庭財產、衣飾價格等個人生活方面的問題。 4、不隨便議論政治、宗教等敏感問題。十二、與賓客交換名片、文件、資料等，要微微點頭示意，雙手接納、雙手遞送。接過賓客的名片、文件、資料等，應當先略作瀏覽后，再放置一邊。十三、與賓客接觸，必須保持良好的形象。服飾要大方、整潔，儀容要美觀、鮮亮，舉止要文雅、得體。坐立要端莊，不要蹺腿搖蕩；站立要精

48、神，不要歪靠在支撐物上；與賓客同行要注意姿態、步幅和頻率，不要東搖西晃和過多的領先或落后于賓客。十四、有接待賓客任務，不要吃蔥、蒜、韭菜等能夠產生異味的食品，必要時應當先清潔口腔。十五、賓客欲別時，可根據需要與可能組織話別送行。賓客告辭，要等賓客起立后再行起立。送別一般賓客，應當送到辦公室門外；送別重要賓客，應當等車輛啟動后再離去。十六、接送賓客，應當主動幫助賓客提拎行李、箱包等物品。但不要主動接拿賓客的公文包和手提包。 公共關系處理規則 第 1 頁 共 3 頁 一、為了給公司的生存和發展創造一個最佳的人際環境，要以樹立和保持公司良好的社會形象為出發點，妥善處理好企業外部公眾關系。 二、處理好

49、外部公眾關系，重點是要處理好與政府公眾的關系、與新聞媒介公眾的關系、與社區公眾的關系、與消費公眾的關系(即與服務對象的關系)。 三、公司的成功離不開地方政府的理解和支持，處理與政府公眾的關系要做到： 1、以建設和保持中國物業管理的名牌企業為目標，扎扎實實地做好自己的工作，靠實績贏得地方政府及主管部門、相關部門的信賴。 2、擺正自己的位置，經常、主動向地方政府和政府部門匯報自己的工作，認真傾聽和落實其指示和教誨。 3、熟悉政府主管部門及政府與公司工作相關部門的內部層次、工作范圍、辦事程序，并與其保持經常聯系，在處理有關事宜過程中體現出物業員工良好的思想素質、工作能力和精神風貌。 4、積極參加地方

50、政府和政府部門組織的各項活動，保質、保量、保時完成其交辦的事項。 四、新聞媒體對于溝通公司與社會公眾的聯系具有十分重要的作用。處理與新聞媒體公眾的關系要做到： 1、廣泛結交新聞界的朋友，經常與他們進行多種形式的思想、工作、感情諸方面的交流，積極主動地為他們提供新聞線索，并盡可能為他們的采訪創造便利條件。 2、在公司內部組織通訊員隊伍，盡力取得新聞界人士的幫助和指導，積極撰寫有價值的新聞稿件。 3、真誠地歡迎和接受新聞媒體對公司各方面工作的監督，認真、迅速地回復新聞單位的查詢。 公共關系處理規則 第 2 頁 共 3 頁 4、對新聞工作者，無論熟悉的或不熟悉的、大媒體的或小媒體的、資歷深的或資歷淺

51、的、來采訪的或來辦其它事情的、反映過公司情況的或未反映過的、作過正面報道的或提過批評意見的，一律以禮相等，不允許厚此薄彼。 5、在物業管理轄區內全力做好新聞刊物的推介、征訂和發行工作。五、社區公眾即所駐區域左鄰右舍之間的關系不可忽視。處理與社區公眾的關系要做到： 1、發揚團結協作的精神，在條件允許的情況下，把困難留給自己，努力為友鄰提供支持和創造方便。 2、積極參與社區內的扶貧濟難、尊師重教等社會公益活動，為維護社區環境整潔和治安穩定貢獻自己的力量。 3、利用節假日、慶典日等時機，主動與左鄰右舍開展文化聯誼活動。六、消費公眾即服務對象是我們的“衣食父母”。處理與服務對象的關系要做到： 1、始終

52、不渝地堅持“業主至上、服務第一”的宗旨，竭盡全力滿足服務對象有支付能力的服務需求，永遠不對業主說“不”。 2、不折不扣地實踐公司公布的服務承諾和服務標準，決不“偷工減料”；誰來檢查都行，什么時候檢查都行，檢查哪里都行，怎么檢查都行。 3、嚴肅認真地對待處理服務對象的各類投訴，有效投訴馬上處理有回聲，無效投訴做出解釋不刁難。七、全體員工都要明確自己的服務態度、職業道德、精神風貌、裝束儀表均會影響、反映公司的整體形象，樹立全員公關的意識，注意自身的言行舉止，以自己的良好個體形象來塑造公司的良好的整體形象。八、在公司對外交往中廣泛使用的信封、稿紙、名片、廣告等等物品上，要印制企業標識，加深公眾對公司

53、的印象，擴大公司的社會影響。 公共關系處理規則 第 3 頁 共 3 頁 九、辦公室要注意掌握公眾關系的情況，特別是社會活動中的關鍵部位、產業鏈條中的關鍵環節、各類公眾中的關鍵人物的情況，及時提示領導把握時機開展工作。 機動車輛調度使用規則 第 1 頁 共 2 頁 一、公司機關的機動車輛主要為機關的經營管理活動服務。同時在運力富余的情況下，盡量為基層單位提供方便。二、 機關的機動車輛統一由辦公室主任或主任的授權人調度，其中駛出深圳市區要經主管領導批準。公司領導有權直接指揮車輛，但應事先或事后告知辦公室，以便辦公室隨時掌握車輛的運行情況。其他人員一律不得擅自調動。三、 車輛調度的原則是：機關車輛只

54、限于公務使用，首先滿足領導需要和經營管理的需要，其他用車從嚴控制。 四、公司主要領導在公司機關辦公時，必須保留有隨時調用的車輛。領導另有指示的不在此限。五、需要使用車輛的人員、部門或單位，一般應當由部門負責人或由其指定人員提前一天向辦公室提出用車申請，申明去向、用途、時間，便于辦公室區分輕重緩急，進行綜合平衡。六、辦公室派車時，根據用車單位的申請填寫派車（記錄）單，注明車輛用途、行駛路徑、出車時間和注意事項等。司機必須嚴格按照派車（記錄）單內容行事，不得為自己辦私事或送他人辦私事而隨意繞行。司機要及時填寫車輛出、入里程及出車、收車時間，收車后讓用車人簽字，并及時將派車（記錄）單交回辦公室。七、

55、緊急用車時，司機可在得到辦公室明確通知后先行出車，收車后及時補辦手續。八、在不超越辦公室安排的前提下，司機出車期間要服從用車單位或用車人的停、駛指揮。車輛處于待用狀態和使用過程中暫時停駛，司機不得遠離車輛。車輛等人要及時熄火，不能長時間怠速運轉。九、用車單位或用車人（公司領導除外）在用車期間，遇到新的特殊情況，需要變更辦公室對車輛的安排，必須先征得辦公室同意，不得強行要求司機按照自己的旨意行事。 機動車輛調度使用規則 第 2 頁 共 2 頁十、司機每天早、午上班之前，必須整備好車輛，保證外觀光潔、內部整潔和油、水、氣充足，處于待命狀態。十一、增強節能意識。車輛要定期保養，避免跑、冒、滴、漏，保證運行的經濟性。維修車輛要到定點廠家。十二、強化環保意識。清洗車輛一般要用抹布沾水擦洗，必要時才允許用水管沖洗。廢油、廢舊輪胎等物品要妥善處理。十三、辦公室要做好車輛調度記錄，不斷改進工作以更好地服務于公司的經營管理。