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房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)行政中心綜合辦公室公文管理制度.doc

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房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)行政中心綜合辦公室公文管理制度.doc

1、房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)行政中心綜合辦公室公文管理制度編制：審核：批準(zhǔn)：版本號: ESZAQDGF001 編制：審核：批準(zhǔn)：版本號: 第一章通則第一條：集團(tuán)公文是指集團(tuán)在行政管理和經(jīng)營管理中形成的具有法定效力和規(guī)范體例格式的公務(wù)文書。公文行文應(yīng)堅(jiān)持簡明、實(shí)效原則。公文的處理應(yīng)做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。第二條：公文管理是指公文的發(fā)文、公文的收文以及公文的存檔管理。第三條：集團(tuán)常用的公文種類有：請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等。第四條：公文的格式一般由文頭（集團(tuán)行政中心綜合辦公室）、秘密等級、急緩程度，發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)

2、文單位名稱、發(fā)文日期、印章、主題詞、抄送、抄報(bào)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)份數(shù)等部分組成。第二章公文發(fā)文管理第五條：集團(tuán)的發(fā)文管理是指公文的擬稿、審稿、簽發(fā)、打印、校對、印發(fā)。第六條：集團(tuán)重要的行政管理文件、經(jīng)營管理文件、財(cái)務(wù)管理文件、人事任命、處理決定等需要以集團(tuán)名義發(fā)文的文件，均應(yīng)按照集團(tuán)綜合辦公室標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程以紅頭文件的形式發(fā)送抄報(bào)相關(guān)部門；集團(tuán)各職能部門一般不對外行文，凡是對外行文一般都以集團(tuán)名義發(fā)出；請示和報(bào)告一般應(yīng)逐級上報(bào)，請示應(yīng)該一文一事。第七條：公文的擬稿應(yīng)符合國家相關(guān)的法律政策，符合行業(yè)規(guī)范，符合集團(tuán)的基本制度和規(guī)范；公文擬稿應(yīng)觀點(diǎn)明確、層次分明、文字通順簡練、引用準(zhǔn)確。第八條：公文

3、由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審稿，必要時(shí)可征詢相關(guān)部門意見并呈報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示，公文擬定后，送交領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)，必須填寫文件簽批單。第九條：集團(tuán)公文分為四個(gè)層面：集團(tuán)文件，專業(yè)部門業(yè)務(wù)文件。集團(tuán)文件涉及到保密事項(xiàng)的在審批時(shí)必須注明密級、保密期限及知曉范圍。第十條：集團(tuán)文件主要指以集團(tuán)名義發(fā)布的涉及集團(tuán)整體工作的重要文件，主要有集團(tuán)內(nèi)部管理文件、對外函件、人事文件、日常行政文件等共四類文件，前三類文件均已紅頭文件的形式印發(fā)，集團(tuán)紅頭文件需經(jīng)董事長簽批后方可印發(fā)。發(fā)文格式應(yīng)依照通則中的格式盡量全面。集團(tuán)日常行政文件發(fā)文以便函形式（格式見附件一）發(fā)出，由行政中心總監(jiān)簽發(fā)。第十一條：專業(yè)部門文件指集團(tuán)各部門發(fā)布的針

4、對專項(xiàng)業(yè)務(wù)，只在專業(yè)體系內(nèi)執(zhí)行的文件。此類公文核稿審定之后，送交主管副總經(jīng)理簽發(fā)，以便函形式（格式同日常行政文件）發(fā)出，抄報(bào)總裁、副總裁、各公司總經(jīng)理、綜合辦公室，抄送相關(guān)部門。編號按部門名稱第一字編號，如XX集字、XX集審字、XX集財(cái)字等。第十二條：公文的校對。各種公文，一律由擬稿部門進(jìn)行校對，校對人應(yīng)簽名確認(rèn)，校對工作必須做到準(zhǔn)確無誤，原稿與樣稿一致，必須改動(dòng)時(shí)，應(yīng)征得核稿人認(rèn)可，需做重要改動(dòng)時(shí)，必須經(jīng)過原簽發(fā)人簽字同意；不經(jīng)校對的文稿文印人員不予印發(fā)。第十三條：公文的印發(fā)。凡以集團(tuán)名義印發(fā)的文件、以綜合辦公室名義印發(fā)的文件均應(yīng)由綜合辦公室核照文件簽批單，手續(xù)齊全后印發(fā)；會(huì)議紀(jì)要一般不用加

5、蓋印章。第十四條：公文印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布或及時(shí)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門。公文發(fā)送時(shí)，應(yīng)予以登記，注明發(fā)文字號、發(fā)文日期、文件標(biāo)題、密級、發(fā)往單位、份數(shù)等。第三章公文收文管理第十五條：公文的收文管理是指公文的簽收、登記、閱批、承辦、催辦、歸檔。第十六條：公文的簽收。凡發(fā)給集團(tuán)、集團(tuán)綜合辦公室及外部單位的文件均由綜合辦公室政務(wù)秘書簽收、拆封；凡發(fā)給集團(tuán)總裁的文件由總裁秘書簽收并轉(zhuǎn)呈；凡發(fā)給集團(tuán)副總裁的文件由集團(tuán)綜合辦公室政務(wù)秘書簽收、登記并轉(zhuǎn)呈；發(fā)至各職能部門的文件，由各部門兼職文秘簽收，酌情拆處，其中屬主送集團(tuán)的公文，應(yīng)及時(shí)送至綜合辦公室，按程序登記處理。簽收的來文屬秘密文件范疇的依照集團(tuán)行政中

6、心綜合辦公室保密制度進(jìn)行來文處理。第十七條：公文的登記。所有公文收文應(yīng)予以登記、編號，注明收文日期、密級、文件來源、標(biāo)題、頁數(shù)、分送情況（承辦單位）和督辦記錄。第十八條：凡發(fā)給集團(tuán)、集團(tuán)綜合辦公室及外部單位的來文均應(yīng)由綜合辦公室文員填寫“集團(tuán)來文處理單”后，呈交行政中心總監(jiān)閱批批轉(zhuǎn)，或向上一級進(jìn)行批示，或批請有關(guān)職能部門限期辦理和閱知。凡發(fā)給各職能部門的文件，由各職能部門根據(jù)文件內(nèi)容酌情分呈集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。凡需集團(tuán)研究和批復(fù)的文件，由各職能部門提出擬辦意見分請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示和批請有關(guān)部門辦理。第十九條：承辦部門在收到應(yīng)辦文件后，應(yīng)及時(shí)予以登記并處理，指定承辦人，必要時(shí)擬定辦理方案，與相關(guān)部門及

7、時(shí)協(xié)調(diào)溝通，在規(guī)定期限內(nèi)辦理完畢，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋給批示領(lǐng)導(dǎo)。在文件承辦過程中如出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通過文秘部門向領(lǐng)導(dǎo)反映。第二十二條：凡經(jīng)集團(tuán)綜合辦公室及各文秘部門登記、呈交閱批的文件，集團(tuán)綜合辦公室以及集團(tuán)各相關(guān)部門的文員對簽收的文件負(fù)有催辦責(zé)任，應(yīng)及時(shí)了解各承辦部門對文件的承辦情況，并及時(shí)將承辦結(jié)果轉(zhuǎn)呈各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。凡報(bào)送集團(tuán)總經(jīng)理的文件，總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)文件的登記、轉(zhuǎn)閱、催辦等工作。第四章公文的存檔第二十三條：集團(tuán)和各項(xiàng)目部所有正式發(fā)文的文件均應(yīng)分類存檔。存檔時(shí)應(yīng)包含公文的擬稿、公文簽批單，兩份正式文印稿等相關(guān)資料。第二十四條：集團(tuán)的收文在處理完畢之后應(yīng)分類進(jìn)行存檔，存檔時(shí)應(yīng)包含收文原稿

8、、來文處理單、領(lǐng)導(dǎo)的審批意見、承辦部門的辦理結(jié)果等相關(guān)資料。第二十五條：集團(tuán)綜合辦公室和各項(xiàng)目部的其它文件資料如會(huì)議資料、項(xiàng)目資料、音像資料等應(yīng)分項(xiàng)按類進(jìn)行整理存檔，在每年年初進(jìn)行歸檔整理時(shí)，不屬于集團(tuán)檔案管理制度所定義的歸檔范圍的文件檔案，可視情況進(jìn)行銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)整理編目并填寫“文件檔案銷毀審批單”（見附件四），呈交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。第二十六條：集團(tuán)綜合辦公室及各職能部門存檔的文件資料應(yīng)每年定期進(jìn)行分類歸檔的全面自查，歸檔工作由集團(tuán)文秘人員和職能部門檔案員協(xié)作進(jìn)行，歸檔后的文件依照集團(tuán)的檔案管理制度進(jìn)行管理。第二十七條：本制度的最終解釋權(quán)歸屬集團(tuán)綜合辦公室。第二十八條：本制度自頒布之日

9、開始執(zhí)行。附：1、便函形式公文 2、集團(tuán)公文格式 3、文件檔案銷毀審批單密級 XX 字號小二號宋體加粗簽發(fā)人：仿宋三號仿宋三號加粗文件標(biāo)題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋三號仿宋三號部門名稱（印章）年月日仿宋三號抄報(bào)（抄送）：密級仿宋二號XXXX房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限責(zé)任公司文件 XX 人字號簽發(fā)人：宋體小二號仿宋四號文件標(biāo)題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋四號仿宋四號集團(tuán)XXXX （印章）年月日仿宋四號抄報(bào)：抄送：密級仿宋二號XXXX房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限責(zé)任公司文件 XX 財(cái)字號簽發(fā)人：宋體小二號仿宋四號文件標(biāo)題XXXX（主送單位）XXXX（正文）仿宋四號仿宋四號集團(tuán)XXXX （印章）年月日仿宋四號抄報(bào)：抄送：文件檔案銷毀審批單部門/單位申請人申請日期文件題名(文件目錄可附后)銷毀原因部門文員部門經(jīng)理主管副總經(jīng)理總經(jīng)理

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