1、淺談房地產行業采購工作的常見問題及對策近年來房地產行業蓬勃發展，開發商如雨后春筍般不斷涌現。因經營管理水平參差不齊、產品同質化嚴重，導致企業之間的競爭日益激烈，整體利潤水平有逐年下降趨勢。很多房地產開發企業開始專注于自身競爭力的提升，認識到采購管理對企業的戰略意義和重要作用，不再將采購管理簡單定位于物資采購和供應、施工生產需要上，而是將其提升為成本控制中心，乃至企業價值創造（圖1）的高度。（圖1）對于房地產行業而言，從項目前期的產品規劃、項目策劃、設計、勘察、材料、設備、施工、監理、營銷、物業管理等均需要進行采購，具有“三多”特征，即多標的物、多采購方式和多協作單位(圖2）。（圖2）事實上，房
2、地產行業采購工作也同樣遵循采購管理的”5R”原則，即合適的供應商（Right Vender）、合適的品質（Right Quality）、合適的時間（Right Time）、合適的價格（Right Price）、合適的數量（Right Quantity）。采購管理的目標就是通過五要素的合理取舍和平衡以達到最優組合，并且能實現從供應型向價值創造型的漸進轉變，其難度和復雜度均很大。因此在實際的采購工作中，各種各樣的問題頻繁出現，采購部門承受巨大的壓力，開發商也因要素失衡而付出了沉重代價，主要出現的問題如下：采購方式的選擇具有一定的隨意性采購計劃性較差，導致采購工作比較被動采購工作經常拖延，運作的效率
3、比較低采購質量不高，時有采購到假冒偽劣物資的情況采購成本居高不下優質供應商資源比較缺乏遏制采購腐敗的努力未見明顯成效面對這些問題和不利因素，如何與供應商建立穩定、共贏的合作關系，如何有效實現采購質量、進度、價格要素合理組合，如何有效杜絕采購不良行為，我們認為可從以下幾方面著手：一、制定合理的采購規劃和策略依據上述房地產行業采購工作特征，開發商幾乎不可能完成項目全部材料和設備的采購供應工作。因此為了保證項目的順利開展，開發商需要結合種類、成本控制難易程度、產品品質重要程度、項目工期、乙方配合情況等因素，確定甲供、甲定乙供、甲指乙供、乙供等模式和范圍，將非關鍵性物資采購工作外包給乙方單位，從而使開
4、發商重點關注于對樓盤質量和效果影響較大的采購項目，發揮供應鏈的協調效應，實現投入產出最大化。同時，對于開發商自行采購的物資，按照Kraljic采購定位模型所述（圖3），針對采購支出、供應風險（可獲得性、供應商數量、產品可替代性、供應市場情況等）、對項目價值等方面指標進行分類，形成不同特征的采購項目。（圖3）由于不同緯度的四種采購項目的屬性不同，我們根據這些屬性特征，需要制定不同的采購策略：二、 重視源頭、規范采購計劃管理采購計劃是采購工作的首要環節，具有承上啟下的作用。有效的采購計劃不僅能夠及時滿足項目開發需要，而且更重要的是使企業的資金、人力、時間等資源得到合理占用。目前，很多的采購部門往往
5、抱怨計劃提交不及時、不準確，導致采購工作很被動，陷入項目工期需要和采購成本目標之間的兩難困境。因此采購部門需要扭轉不利因素，化被動為主動，建議從以下幾方面作手：1、主動加強上游需求部門的信息溝通采購人員除加強自身對項目開發過程中采購物資品種和采購規律的熟悉之外，更重要的是及時、主動與項目需求部門及早了解將要采購的物資品種、采購數量、關鍵技術要求、進場時間等內容，提早做好供應商資源、采購方案等準備工作。2、制定和落實招標工作時限要求招標工作在實際采購過程中周期相對較長，占用資源較多。為避免過程中相互扯皮和推諉，進而影響開發項目進度和質量，企業很有必要依據項目總體開發計劃，采用倒計時原則制定招標工
6、作時限要求，明確各招標關鍵節點的最遲完成時間和責任部門，并嚴格加以落實和考核。3、引入預警機制一般對于招標項目而言，制定的季度或月度采購計劃比較貼近項目開發需要，直接影響到項目的進度和質量，其重要性不言而喻。對于制定的計劃，在實際執行過程中，當出現偏差時，需要及時進行預警提示，并且根據偏差值大小，呈現不同的風險預警級別，以引起高度重視，及時消除計劃延誤所帶來的風險和問題。三、快速提高采購運作效率物資招標項目一般周期都在1個月左右，甚至更長。這其中，大部分時間是耗費在工作審批、各部門之間的溝通協調以及與供應商持續溝通等方面。尤其是對于企業的內耗，急需引起開發商的重視和改進。1、優化審批設置、提高
7、審批效率一方面，企業要結合項目特征、物資屬性、采購方式、風險管控等要素綜合考慮，優化采購過程中的審批環節，取消不必要的審批環節，改進審批方式，減少審批節點。例如，對于招標采購項目，重點加強招標申請、資審結果、招標文件、定標結果和合同文件等審批；對于詢價采購項目，重點關注供方名單和詢價結果的審批。另一方面，借助電子審批系統和視頻會議系統等先進手段，及時進行提醒，實現移動式審批，改變過去被動等待簽字審批的尷尬局面，進而快速提高審批效率。2、加強部門間協同工作效率由于本位主義的存在，在實際采購過程中，部門之間協同工作效率并不太高，相互推諉和扯皮現象屢見不鮮，造成嚴重的內耗。因此，作為采購工作的組織單
8、位，企業需要授權采購部門，讓其承擔起領導者的角色，主動推進采購過程中的工作溝通和協調，并切實承擔起采購管理的重任。3、 提高對外溝通效率采購人員在實際工作中，經常忙于打電話、發傳真、接待供應商等事務性工作，繁瑣且效率低下。目前，越來越多的開發商，已經借助電子商務系統，構建了廣泛、高效的溝通渠道，輕松實現一對多的快速、準確傳遞信息，極大地提高了溝通效率和質量。四、 內外兼修，建立穩定、優質供應商庫在實際工作中，采購員往往抱怨好的廠商要么留不住，要么不配合，經常為尋找信譽好、實力佳的廠商而疲于奔命，結果卻未必滿意。事實上，企業若要建立一套穩定、優質的供應商庫，不能一蹴而就，需要內外兼修，扶優劣汰，
9、逐步建立自身的優質供應商庫。1、 選擇適合自己的供應商“適合自己的才是合理的”，對于企業或項目而言，采購過程中并不是必須要選擇知名品牌供應商。企業需要結合開發項目檔次、自身實力、合作模式、地域特征等方面綜合考慮和權衡，制定統一的合格供應商標準和要求。一方面，在供應商入庫審核時，按照標準選擇符合的供應商納入合格供方庫；另一方面，在業務合作過程中，對供應商業務參與記錄、過程履約記錄、乃至竣工結算和保修期階段的記錄持續進行評價，對納入黑名單的供應商進行公示，將不適合自己的供應商名單及時從合格供方庫中進行剔除。2、拓寬信息渠道從廣度上來講，采購人員可以通過搜索引擎、互聯網、展會等渠道快速查找到相應的供
10、應商，快速補充信息量；從深度上來講，采購人員可以多結交些同行朋友，能夠準確、快速獲取到供應商的合作和信譽情況，有利于在采購過程中加以甄別和篩選。3、加強自身采購信譽建設在過程中，不公平采購、付款條件異常苛刻、付款時間一拖再拖、人員服務態度惡劣等情況時有發生，造成開發商企業逐漸失信于供應商，導致供應商不太愿意配合采購方的情況，并且形成企業品牌形象不佳的情況。因此，開發商企業也需要建立自身誠信采購形象，注重采購承諾，避免欺騙行為，本著互利共贏的原則開展業務合作，逐步建立起自身的采購信譽，才能逐步擁有一批持續、穩定、優質的供應商合作伙伴。五、 定標準、管兩端，提升采購物資質量采購物資的質量好壞，影響
11、到的絕不僅僅是項目開發的進度，更重要的會影響到開發項目的品質和企業形象。采購物資的質量是開發商企業重點把控、但也是經常出現問題的領域。對于質量控制而言，涉及到自采購計劃、送樣、封樣、驗收等全過程（圖4），所以筆者認為，需要對業務全過程中關鍵環節采取措施和控制，多管齊下、整體聯動（圖4）1、 建立重點物資的質量標準或標桿對于影響到項目外觀形象、產品品質的重要物資，如電梯、涂料、電工產品、瓷磚、門窗、燈具、潔具等，需要建立統一的品牌、技術標準、樣品圖片和驗收規范資料庫，在企業內樹立標桿和標準，嚴格約束項目物資采購和驗收工作，提高物資質量。2、 明確采購計劃中的技術標準和要求在計劃階段，需求部門要提
12、供所需物資的規格型號、技術要求、參考標準、產品檔次、產地等要求，必要的話附上產品樣式圖片，這樣從源頭明確需求，才能保證采購過程和驗收入庫階段不會出現產品走樣，乃至“以次充好”的現象。3、 嚴格把好驗收關目前采購過程中，大多企業已采用樣品確認制度，對所供應商的物資樣品組織多方進行簽字確認，以保證供應物資的準確性。但從上圖中不難看出，產品封樣工作在整體質量控制鏈中處于中間位置，并不是終點。因此企業需要重視產品檢驗環節，需要對比樣品和實際產品的圖片、技術要求等內容，并進行必要的抽樣驗收，組織專業機構進行檢測，嚴格按照標準進行把好關，而不是流于形式，才能避免企業付出沉重代價。六、“兩多一集中”，降低采
13、購成本“不僅買對，而且不貴”，在質量滿足項目要求的前提下，價格必然成為采購的主要目標之一。控制價格的方法有很多種，便歸根結底還是“兩多一集中”：第一，就是實現集中采購，形成采購規模優勢，靠量壓價；第二，就是鼓勵供應商多次、充分競爭，采購方坐收“漁翁之利”；第三，就是多深入分析和對比價格，摸清實際成本和利潤情況，不花冤枉錢。1、力推集中采購采購過程中，在滿足項目工期、質量的前提下，對于本項目或項目間相同和相近功能、或相互關聯、或相互配套的采購項目，應盡量集中進行采購，利用采購量來提高自身議價能力，以獲取到更加優惠的價格。同時企業可以實踐“集中采購+分散采購”的混合模式，項目公司主要采購一些輔助或
14、應急類物資，城市公司重點做好需要招標類的物資采購的作，而對于戰略類物資，可以集中總公司統一進行采購，減少重復采購次數，提高采購效率，減少采購運作成本。2、主張多輪招標、充分競爭首先，開發商企業在采購過程中，需要給供應商搭建一個公平、公正的競爭平臺和環境，制定合理和統一的采購的技術條件和評定標準，為供應商能真正進行競爭奠定基礎；其次，對于招標采購項目，從發布標書到最后定標，一般需要3輪以上的競爭，其中技術評標至少1輪，商務競標和決標至少需要2輪，進行逐輪淘汰，才可以進行充分、有序競爭，選擇到有競爭力的供應商和結果（圖5）；（圖5）最后，可以考慮在采購中引入符合條件的新廠商，打破以往的競爭格局，形
15、成“鰱魚效應”，激發采購過程中新的競爭活力。3、開展采購價格積累公示，獎優罰劣在企業內部，建立采購價格信息庫，可以逐步積累涵蓋到各地區、各類別、各時段的物資價格信息，橫向可以進行各地區采購價格對比，縱向可以清晰查看到價格變動趨勢。這樣的話，我們在價格評審時，不再簡單的進行決策，而是提供綜合對比和分析，更加理性地進行價格審核。另外，對于各地區和采購員的物資采購價格每月集中進行公示一次，減少信息的不對稱情形。接受企業內部人員乃至外部供應商的監督，對于其中不合理、不合規的地方以及存在的問題，須按制度進行處罰，并敦促采購部門和人員積極進行整改完畢。建立獎勵制度，對于采購價格下降的，給企業帶來較好經濟效
16、益的人員，給予一定比例的獎勵。通過這樣推拉結合的方式，有利于促進采購部門不斷提高采購經濟效益。4、學會核價、加強核價首先，對于采購價格，必須由專門核價部門（核算部或財務部等）獨立進行核價。核價人員有權對采購價格進行質疑，提出價格調整建議和說明，要求采購部門進行整改或調整。若整改和調整不符合要求，采購部門無權與供應商簽訂合同。當然，核價人員，包括采購人員均需要學會核價。我們需要掌握一定的材料專業和財務知識，深入市場、熟悉物資的成本構成和利潤情況、了解各供應商和品牌的優劣勢、掌握主要原材料的價格變動趨勢，摸索建立一套各類物資的價格規律，逐步提高核價水平。七、三權分立、過程透明，推進陽光采購對于采購
17、這樣敏感的工作，必須承認防止腐敗必定是采購管控的重點方向。企業在如何遏制采購腐敗方面，絞盡腦汁，想出各種各樣的方法來防止黑幕叢生，避免為企業造成重大損失。我們認為需要從體系建設、制度完善等幾方面著手：1、設置“采管控”體系為避免總部和項目公司、部門與部門之間出現職責不清、相互約束不夠等現象，需要設置“采購管理監控”的管理體系（圖6），實現采管分離、管控分離，相互獨立、相互制衡。（圖6）2、完善采購管理制度首先，在采購流程設計上面，可以考慮分權設計，減少采購權的過度集中而導致一家獨大，降低腐敗滋生的風險。在招標過程中，成立由各部門參與的招標委員會、采購信息必須對外公開發布、招標方式選擇須由采購部
18、門經理確定、供應商名單允許其他部門推薦或供應商自薦、開標環節需要監察部門參與、評標專家自動抽取、技術和需求部門獨立負責評定技術標、成本部獨立提供標底價、評標報告需要評委全體人員簽字、項目公司重要物資采購定標需要總部審批、其他物資采購必須進行備案和接受事后審核等，多人參與，共同監管。其次，采購方和供應商簽訂采購廉潔協議，建立有效的反商務賄賂機制，規范采購行為。若發生供應商在業務交往中賄賂采購人員，不僅會按照制度處理采購人員，而且采購方也有權中止合同，供應商并且需要承擔損失。3、建設電子商務系統俗話說，“陽光是最好的防腐劑”。對于采購而言，同樣需要將采購過程不斷公開化、透明化，避免暗箱操作和相互勾
19、結。傳統的采購管理模式已經很難適應企業的快速發展需要，而建立電子商務系統將為推進“陽光采購”提供了一個先進、經濟和高效的解決方案。企業通過建立電子商務系統（圖7），招標方和投標方的主要采購工作在線完成，減少人為接觸機會，而且借助系統可以擴大供應商選擇范圍，促進投標方在統一的平臺上進行充分和公平競爭，所有采購過程環節和資料均能真實和完整的積累下來。（圖7）因此，建立電子商務系統，不僅能將企業各類采購工作統一到平臺進行操作，形成集中采購管理優勢，而且更有利于打破保護主義的束縛，吸引更有的供應商參與到競爭中來，使我們的采購操作得以公開、透明的操作，真正讓采購“陽光”起來。綜上，房地產開發商需要進行采購統一規劃、逐步完善采購管理制度和操作標準、明確采購控制要點和原則、加強采購隊伍的培訓和素質建設、建立電子商務系統等一系列的運作，積極倡導和踐行“陽光采購”，才能持續提升開發產品品質和價值、降低開發成本、減少資金占用、創造利潤源泉，使企業能在激烈的競爭環境中脫穎而出，保持持續、快速地發展。
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