花園洋房別墅小區(qū)物業(yè)管理檔案資料管理規(guī)定（2頁）.doc
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花園洋房別墅小區(qū)物業(yè)管理檔案資料管理規(guī)定（2頁）.doc
1、1.01.0 目的目的 規(guī)范檔案資料的管理，確保業(yè)主檔案資料的完整性和保密性。 2.02.0 適用范圍適用范圍 適用于住戶服務中心業(yè)主檔案資料管理 3.03.0 相關說明相關說明 無 4.04.0 職責職責 4.1 住戶服務中心主任/主管負責檔案資料的檢查、督導工作。 4.2 住戶服務中心資料管理員負責業(yè)主檔案資料的存放和管理工作。 4.3 片區(qū)管家/物業(yè)助理負責業(yè)戶檔案資料的更新與完善工作。 5.05.0 內(nèi)容內(nèi)容 5.1 業(yè)主檔案資料包括業(yè)主資料和裝修資料。 5.1.1 業(yè)主資料 5.1.1.1 業(yè)主身份證復印件、商品房買賣合同復印件； 5.1.1.2 收樓通知書； 5.1.1.3 住戶手
2、冊（內(nèi)含管理規(guī)約及消防安全責任書 前期物業(yè)服務協(xié)議或物業(yè)服務協(xié)議； 5.1.1.4 業(yè)主收樓驗收表、業(yè)戶信息登記表； 5.1.1.5；業(yè)主文件/鎖匙簽收表； 5.1.1.6 業(yè)主授權(quán)印鑒書 5.1.2 裝修資料： 5.1.2.1 裝修申請表或改建申請表、裝修管理服務協(xié)議 和裝修承諾書； 5.1.2.2 裝修圖紙資料及裝修施工人員登記資料； 5.1.2.3 裝修施工許可證復印件。 5.2 日常管理資料 5.2.1 日常維修資料 5.2.1.1 業(yè)戶報修、維修記錄； 5.2.2 業(yè)戶反饋資料 5.2.2.1 和業(yè)主之間的來往函件； 5.2.2.2 業(yè)戶投訴及處理記錄； 5.3 業(yè)戶檔案的收集 5.
3、3.1 設立檔案室； 5.3.2 對業(yè)戶檔案進行一戶一檔管理 5.4 業(yè)戶檔案的整理 5.4.1 各業(yè)務范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案管理員集中整理/更新； 5.4.2 資料管理員跟據(jù)資料內(nèi)容、來源進行分類，做到系統(tǒng)清晰，便于查閱。 5.5 業(yè)戶檔案的歸檔 收集到的業(yè)戶資料需及時進行更新調(diào)整并按類別妥善保存。 5.6 業(yè)戶檔案的管理 5.6.1 業(yè)戶檔案的使用有嚴格規(guī)定，借閱時可由檔案管理員借出，并填寫借閱文 件/資料簽收表后，方可借閱。所借閱的業(yè)主檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘 或復印；歸還時必須由資料管理員進行檢查。如有破損，立即修復，嚴重時 將追究相關人員的責任。 5.6.2 資料管理員應定時檢查業(yè)主檔案資料專柜，核對件數(shù)，存放時要做好防火、 防潮、防蛀工作，計算機使用時要防止電腦病毒侵入。 5.6.3 發(fā)現(xiàn)異常或丟失等情況，應及時向領導反映，妥善處理，如人為造成，要追 究有關人員的責
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