花園洋房別墅小區物業管理特殊郵件簽收領取規程（2頁）.doc
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花園洋房別墅小區物業管理特殊郵件簽收領取規程（2頁）.doc
1、1.01.0 目的目的 規范郵件的分發程序，確保郵件及時準確地傳送。 2.02.0 適用范圍適用范圍 適用于小區業主/住戶的郵件分發處理。 3.03.0 相關說明相關說明 無 4.04.0 職責職責 4.1 住戶服務中心主任/主管負責此項事務的監督、檢查工作，以及因郵件丟失、誤 傳而引發的惡性投訴事件的處理。 4.2 前臺物業助理依照本規程進行實際操作，并對實施情況進行記錄。 4.3 前臺物業助理負責業主/住戶的接收和登記工作。 5.05.0 內容內容 5.1 可代收郵件的種類 5.1.1 公司可代收的特殊郵件包括快遞、包裹、掛號信件、匯款單等。 5.1.2 不能直接投放到業主信箱的郵件、雜志
2、亦屬本公司代收范圍之內。 5.1.3 能直接投放到業主信箱的普通信件、雜志、報紙不在公司代收范圍之 內，由郵遞員直接投放到業主信箱。 5.2 郵件的代收 5.2.1 郵遞員將郵件送到住戶中心， 前臺物業助理要按照實際收到的郵件數量 與郵遞員進行核對并登記，對地址含糊不清的郵件或不屬本公司可代收范 圍之內的郵件要及時退回郵遞員。 5.2.2 接收特殊郵件時，若未征得收件人同意或無法聯系到收件人，前臺物業 助理不能代收郵件；當取得收件人同意或收件人事前有通知公司代收郵件 時，前臺接待方可以代簽收郵件，并提醒收件人盡快攜帶有效證件來領取 郵件。 5.2.3 前臺物業助理將代收的郵件、雜志進行分類，認
3、真登記在特殊郵件簽 收/退件登記表上，并按區域妥善存放。 5.3 郵件的簽發 5.3.1 業主/住戶持有效身份證件到住戶服務中心領取普通郵件、雜志，前臺物 業助理核對無誤后，請業戶在特殊郵件簽收/退件登記表上簽名確 認。 5.3.2 本公司代收的特殊郵件，必須由收件人親自攜帶有效身份證件到住戶服 務中心簽收或收件人提供委托書委托他人代為簽收。 5.3.3 對于 24 小時后仍無人簽領的郵件、雜志等，須采取電話催領措施，若電 話催領三天后業戶未領取，應發出郵件催領通知單進行催領；若超過 兩周業戶仍未前來領取，前臺物業助理需將郵寄物品退回郵遞員，并在 特殊郵件簽收/退件登記表中進行登記，同時在“備注”欄上注明郵 件退回原因，并請郵遞員簽名確認。 6 6.0 .0 相關文件相關文件 文件編號文件編號 文件名稱文件名稱 7 7. .0 0 質量記錄質量記錄 記錄編號記錄編號 記錄表格記錄表格 特殊
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