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1、廈門大唐地產集團有限公司成本采購檔案管理辦法（版）合同造價部年11月一、 目的為進一步規范成本與招采檔案管理，杜絕資料流失，保證成本相關資料的完整性，便于成本與招標采購管控的嚴謹性與可追溯性，結合工程成本管理實際情況，特制定本辦法，作為公司檔案管理制度的補充。二、 定義成本采購檔案是指各項目在開發過程中形成的與工程成本相關的且具有保持價值的工程預算、工程合同、工程變更簽證、招投標、成本數據庫、付款臺賬、圖紙等應歸檔保存的各種紙張介質文件資料、電子文檔以及其他與成本管理有關的圖表、照片、錄像錄音、當地工程造價定額、造價信息等資料。成本采購檔案管理的工作包括收集、分類、編制、存檔、查閱、保密及銷毀2、等。三、 適用范圍本管理辦法適用于集團、各城市公司、二級公司及項目部成本管理部門。 四、 管理原則安全性與保密性：成本采購檔案是公司檔案的組成部分，是整個成本管理工作的真實記錄，實行統一歸檔、集中存放，不得將相關資料保存在任何部門和個人手中。嚴禁任何人未經公司、部門批準，以個人名義私自外借集團及公司的成本文件資料或成本管理數據、成本管理方法等。真實性與一致性：成本采購檔案必須真實準確地記載項目成本管理活動過程中所形成的內容；不同載體上同一文件的名稱、內容、編號數據等必須完全一致。及時性與延續性：屬成本部門負責歸檔的資料原件均需在相應的時間要求內移交公司檔案室。部門指定兼職檔案員，對檔案進行收集3、整理、分類、歸檔。復印件由兼職檔案員存檔。如有關人員換崗或離職，必須做好及時移交、回收及登記工作。五、 成本檔案分類從物質形態上來說，目前資料分為實物資料和電子類資料。從項目不同階段上來說，分為項目前期階段資料、招標采購階段資料、合同履約階段資料、驗收結算及后評估階段資料以及部門日常輔助資料。以下僅列取歸檔責任屬成本部門的相關資料，并未列全項目所有工程歸檔資料，成本部門管理人員在工作中需用到其它相關工程資料，可向歸檔責任部門或公司檔案室借取原件復印后使用。序號階段資料名稱1項目前期階段資料可研投資估算表、方案版或定位版成本測算、目標成本實施版、項目報批報建表與相關收費依據、備案施工總承包合同4、備案中標通知書2招標采購階段資料投標單位資質證明文件及圖冊、樣板，企業基本信息表（原件）、實地考察表、入圍單位考察報告、圖紙/招標文件/招標清單、招標答疑、投標文件（商務標、技術標、資格標、樣品）、開標揭示表、評審意見、議標記錄、定標報告、中標通知書、合同及合同預算3合同履約階段資料合同交底記錄、工程開工令、工期延期報告或復工令、合同管理與支付臺帳、進度款申報表、設計變更/工作聯系單及臺帳、簽證單（原始收方單）及簽證臺帳、處罰通知單、會議紀要、動態成本月報、工作聯系單（涉及工期調整與經濟內容）、甲供材料統計表、甲定乙供定價單4竣工結算及后評估階段資料竣工圖、竣工驗收報告、相關驗收資料文件及會5、議紀要、工程結算申請資料（原件）、結算資料清單、結算審核報告、結算確認書（含計算書）、復審報告等相關資料，項目后評估報告5部門日常工作資料未中標的投標人資料、供應商資料、造價信息、文件通知、規范圖集、預算軟件密鑰等六、 成本檔案歸檔對公司規定的應當立卷歸檔的文件材料，必須按照規定（詳見公司檔案制度），定期向資料室（總經辦）移交（原件），集中管理，任何人不得據為己有；原件無法歸公司統一管理者，需將復印件歸檔。各階段成本檔案歸檔要求如下：（一） 項目前期階段資料序號資料名稱存檔形式存檔數量存檔要求歸檔部門1各版成本測算原件/電子檔1各版上會審批后7個工作日內成本部項目成本組2建設工程用地許可證建設6、工程規劃許可證復印件1取得該批文（證）之后7個工作日內項目成本組3報批報建表及收費依據復印件1取得該批文（證）之后7個工作日內項目成本組4項目目標成本控制責任書原件1目標成本通過后一個月內城市公司成本部5備案施工總承包合同復印件1取得該批文（證）之后7個工作日內項目成本組成本部6備案中標通知書復印件1取得該批文（證）之后7個工作日內項目成本組成本部（二） 招標采購階段資料序號資料名稱存檔形式存檔數量存檔要求歸檔部門樣表1報名登記表原件1紙質版招標主導部門2供應商基本信息表原件1入圍投標單位各一份紙質版招標主導部門3資格預審表原件1紙質版招標主導部門4供應商實地考察表原件1每家投標單位各一份紙質7、版入圍單位電子版掃描NC存檔招標主導部門5入圍審批表原件1NC審批單；附樣表招標主導部門6招標文件原件1電子版上傳NC招標流程招標主導部門7圖紙原件1須加蓋基準版本章招標主導部門8工程量清單原件1電子版掃描上傳NC招標流程招標主導部門9工程預算書原件1電子版掃描上傳NC定標評審流程招標主導部門10招標過程資料往來登記表原件1每家投標單位各一份招標主導部門11答疑紀要電子版1掃描上傳NC招標主導部門12澄清文件原件1每家投標單位各一份（若有）招標主導部門13開標揭示表原件1電子版掃描上傳NC招標主導部門14投標承諾函原件1保留中標單位以及排名前三的后兩家中標候選人各一份中標單位電子版掃描上傳NC8、招標主導部門15約談記錄表原件每家投標單位各一份（若有）中標單位電子版掃描上傳招標主導部門16定標報告電子版1電子版掃描上傳NC招標主導部門17定標審批表原件1紙質版一份；NC電子審批招標主導部門18中標通知書原件1原件移交檔案室存檔招標主導部門19投標文件原件及電子版11、 中標單位：所有投標文件均需存檔；2、 未中標單位：（1） 所有電子版投標文件分類留存；（2） 總承包招標項目紙質版投標文件留存半年；其中排名第二、第三的中標侯選人紙質版投標文件保存兩年；（3） 其他招標項目紙質版投標文件留存半年；（4） 集采項目紙質版投標文件保存期限為3年；招標主導部門20合同（含附件）原件4份按一式陸9、份，我方4份，對方2份；完整合同存檔4份，成本、財務、檔案室、項目各1份招標主導部門備注1、 招標資料（招標文件、招標圖紙、招標清單及清單編制說明、招標答疑、約談紀要、中標通知書、中標預算、合同及協議等）掃描件需在集團存檔備案。2、 使用專用檔案盒，按不同建設項目、不同開發期的單項工程的合同進行分類存檔，檔案盒上注明編號并粘貼資料目錄清單。（三） 合同履約階段資料序號資料名稱存檔形式存檔數量存檔要求歸檔部門樣表1圖紙藍圖1加蓋基準版章，后續變更等均在本版基礎上進行；白圖由項目成本組留存成本部2合同交底資料電子版1合同簽訂后10個工作日內完成合同交底，合同交底自交電子版存檔成本部項目成本組3合同10、及進度款支付臺賬電子版1按月更新存檔成本部項目成本組4進度款申報表原件1紙質版審定原件按月進行存檔項目成本組5設計變更單及臺帳、原件1以合同為單位，按月更新項目成本組6簽證單（含收方單、主體單位與土方單位場地交接單、開工前原始場地測繪記錄、工程定位測量資料）及臺賬原件1以合同為單位，按月更新項目成本組7工作聯系單及臺賬原件1以合同為單位，按月更新項目成本組8扣（罰）款單臺賬原件1每月月底與工程組核對一次，按月形成臺賬項目成本組9動態成本資料電子版1按月更新歸檔成本部項目成本組10其他，如會議紀要等過程資料書面1按月更新歸檔成本部項目成本組備注設計變更通知單、現場簽證單統一成固定格式，一式四份，11、一份項目部存檔，一份施工單位存檔，一份成本部門存檔，一份監理單位存檔，并使用專用檔案盒，并粘貼除合同目錄清單之外的工程變更及現場簽證的補充資料目錄備注清單。（四） 竣工結算及后評估階段資料序號資料名稱存檔形式存檔數量存檔要求歸檔部門樣表1竣工驗收報告復印件2工程竣工驗收10個工作日內復印件加蓋公章歸檔城市公司成本部2相關驗收資料文件及會議紀要原件2工程竣工驗收10個工作日內復印件加蓋公章歸檔城市公司成本部3施工單位提報結算申請書原件1項目結算完成后10個工作日內存檔城市公司成本部4結算審核報告（含工程結算書、簽證單等）原件2項目結算完成后10個工作日內存檔城市公司成本部5結算確認書（含計算書）12、原件2項目結算完成后10個工作日內存檔一式四份，我方三份：檔案室、成本、工程各一份6項目后評估報告電子版1項目后評估結束后10個工作日內電子版存檔城市公司成本部備注：1、施工方上報結算資料：按合同約定提供,一般包含我司相關責任部門簽字確認的結算申請單、結算資料移交單、簽證單、工作聯系單、設計變更單、工程量計算式、項目工程師簽字確認的竣工圖、竣工驗收報告、乙方上報的結算書等。原則上結算資料不完整不予接收（按合同要求應由施工單位上報，工程組初審并移交）。2、結算確認書：根據結算資料計算（需依據管控文件規定，如需上報集團復審的項目還需附上集團復審報告），且與施工單位核對后，做出的結算確認書，要求一式13、四份，甲方三份（成本、工程、財務各一份）。掃描保存，同時及時發放給施工單位。3、技術經濟類文件編碼按照應與項目部統一，為方便查閱，可按類別統一編流水號。原則上按如下方式：項目名稱合同編號文件類型號（如簽證簽）序號（五） 部門日常工作資料序號資料名稱存檔形式存檔要求樣表1供應商資料不限本項工作作為部門日常工作，收到供應商資料后進行分類歸檔，便于后期詢價等工作2造價信息規范圖集、文件通知、規章制度不限本項工作作為部門日常工作，收到資料后進行分類歸檔，便于后期使用查閱3會議資料不限圖紙會審的會議紀要；4預算軟件密鑰實物購買后1個工作日內存檔，部門文員按樣表做好登記以及做好借閱使用記錄七、 成本檔案借14、閱1. 對公司規定應當立卷歸檔的文件資料，必須按照規定（詳見公司檔案管理制度），定期向檔案室（總經辦）移交原件，任何人不得據為己有；2. 成本招標檔案資料必須嚴格執行保密制度，非項目相關人員需要查閱、復印資料時，重要文件請示部門負責人審批。不得私自外泄成本信息、投標資料內容；3. 資料收發應作好記錄。原件發放或借閱必須嚴格執行登記、簽名手續； 4. 檔案的借閱必須在公司內進行，并于當日歸還；檔案原件一般不外借，可以向需要者提供復制件。特殊情況必須借閱檔案原件者，應經公司主管領導批準。5. 資料應建檔，建立專門檔案盒，存放相應檔案柜，柜體注明資料類別，并做好資料登記臺帳。6. 職工調離本單位，凡15、借有檔案者必須歸還。存放檔案者需移交。八、 成本檔案銷毀1. 根據檔案的保管期限，由檔案管理專員把已超過保管期限、失去利用價值的檔案分別列出清單，填寫申請報告和銷毀清冊，經部門負責人審批后，指定專人監督銷毀，任何人不得擅自處理和任意分散。監督人在銷毀檔案前應認真清點復核。銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章。2. 銷毀清冊要有目錄，手續必須完備，以備日后查考。3. 從當前和長遠利用檔案的需求出發，根據檔案的歷史和現實價值確定不同檔案的保管期限，以便保管利用。一時無法確定其價值時，可按照“保存從寬，銷毀從嚴”的精神處理。九、 其他集團合同造價部日常成本考核工作以及風險管控部過程的審計將成本檔案管理納入到日常工作，納入到年度成本工作考核中。廈門大唐房地產集團有限公司合同造價部年11月