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1、深圳市保利物業(yè)管理有限公司 文件名稱：預(yù)防措施控制程序 版 次：A/0 文件編號(hào)：POLY-QP-853 第 1 頁(yè) 共 2 頁(yè) 1.01.0 目的目的 為預(yù)防措施活動(dòng)的有效開(kāi)展提供程序準(zhǔn)則， 確保在質(zhì)量管理體系的運(yùn)行過(guò)程中識(shí)別和發(fā)現(xiàn)潛在的不 合格原因，采取預(yù)防措施防止不合格的發(fā)生。 2.02.0 適用范圍適用范圍 適用于對(duì)深圳市保利物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系采取預(yù)防措施過(guò)程的管理。 3.03.0 作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)內(nèi)容： 流流 程程 責(zé)任部門(mén)責(zé)任部門(mén)/ /人人 工作要求工作要求 相關(guān)文件相關(guān)文件/ /記錄記錄 A B 管 理 者 代 表、 相關(guān)部門(mén) /負(fù)責(zé)人、內(nèi) 審員 管 理 者 代 表/部門(mén)2、負(fù)責(zé) 人/內(nèi)審員 由責(zé)任部門(mén) 或責(zé)任人 公司相關(guān)部門(mén)在收集各類信息和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，按照數(shù) 據(jù)分析的要求對(duì)所收集到的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。當(dāng)出 現(xiàn)某種趨勢(shì)的異常情況（如某項(xiàng)指標(biāo)呈連續(xù)下降趨勢(shì)） 時(shí)，則與其相關(guān)的責(zé)任部門(mén)共同分析，如存在潛在的不 合格趨勢(shì)，應(yīng)尋求采取預(yù)防措施的機(jī)會(huì)； -公司各部門(mén)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、工程部對(duì)市場(chǎng) 調(diào)查、客戶滿意的各類信息進(jìn)行分析，以便發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì) 量的潛在問(wèn)題，提出采取預(yù)防措施的需求； -在每次內(nèi)部、外部審核、管理評(píng)審及日常服務(wù)質(zhì)量 檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)的潛在不合格情況，應(yīng)采取預(yù)防措施； -公司各部門(mén)員工在工作崗位上發(fā)現(xiàn)潛在的不合格 時(shí)，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)反映情況，以便識(shí)別預(yù)3、防措 施需求的機(jī)會(huì)； -公司各部門(mén)在實(shí)際工作中如遇到涉及其它部門(mén)的潛 在不合格項(xiàng)需采取預(yù)防措施時(shí)，可填寫(xiě)不合格報(bào)告 與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通或交管理者代表，管理者代表根據(jù) 情況組織或上報(bào)總經(jīng)理實(shí)施預(yù)防措施。 當(dāng)各部門(mén)內(nèi)通過(guò)各種渠道（部門(mén)內(nèi)及部門(mén)以外）收集 到需采取預(yù)防措施的依據(jù)時(shí)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人 員依據(jù)不合格報(bào)告組織相關(guān)人員采取預(yù)防措施； -各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組織各類信息數(shù)據(jù)分析，當(dāng)分析 結(jié)果顯示某項(xiàng)預(yù)防措施需跨部門(mén)或多個(gè)部門(mén)才能完成 時(shí)，則由管理者代表組織實(shí)施，特別重要的預(yù)防措施（如 后果可能影響較大）由總經(jīng)理直接發(fā)出不合格報(bào)告 ， 管理者代表組織該項(xiàng)預(yù)防措施的過(guò)程進(jìn)行跟蹤； -公司內(nèi)的預(yù)防4、措施視情況可由各相關(guān)部門(mén)指派人員 組成預(yù)防措施實(shí)施小組并指定負(fù)責(zé)人 -所有的預(yù)防措施由措施提出部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā),提出 部門(mén)資料員發(fā)放。在下達(dá)時(shí)應(yīng)明確實(shí)施的責(zé)任部門(mén)和責(zé) 任人，當(dāng)需要多部門(mén)或多人員參與時(shí)，應(yīng)明確負(fù)責(zé)的部 門(mén)和人員。 接到不合格報(bào)告的責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人首先確認(rèn)該 報(bào)告的內(nèi)容，然后組織相關(guān)人員針對(duì)所提出的潛在不合 格現(xiàn)象進(jìn)行原因分析； -預(yù)防措施的原因分析可能會(huì)涉及到需要進(jìn)一步收集 信息和資料，在原因分析中注意引導(dǎo)員工參與，發(fā)揮員 工的作用，便于找到潛在的不合格原因。 -分析原因應(yīng)以存在的問(wèn)題為中心，找到問(wèn)題發(fā)生的 各種原因，并確定主要原因。 相關(guān)報(bào)告不 合格報(bào)告 不合格報(bào) 告 不合格報(bào)5、 告 預(yù)防措施 需求識(shí)別 預(yù)防措施要 求的落實(shí) 潛在不合格 原因分析 開(kāi)始 深圳市保利物業(yè)管理有限公司 文件名稱：預(yù)防措施控制程序 版 次：A/0 文件編號(hào)：POLY-QP-853 第 2 頁(yè) 共 2 頁(yè) 流流 程程 責(zé)任部門(mén)責(zé)任部門(mén)/ /人人 工作要求工作要求 相關(guān)文件相關(guān)文件/ /記錄記錄 A B N Y N Y 責(zé) 任 部 門(mén) 或責(zé)任人 提 出 預(yù) 防 措 施 實(shí) 施 要 求 的 部 門(mén) 負(fù) 責(zé)人 預(yù) 防 措 施 實(shí) 施 的 責(zé) 任 部門(mén) 部門(mén)主管/ 管理者代表/ 總經(jīng)理 預(yù) 防 措 施 實(shí) 施 的 責(zé) 任 部門(mén) 預(yù) 防 措 施 實(shí) 施 部 門(mén) 負(fù) 責(zé)人 文控中心 管理者代表 針對(duì)主要原6、因制定相應(yīng)的措施應(yīng)包括：針對(duì)主要原因制定相應(yīng)的措施應(yīng)包括： a) 針對(duì)原因所采取的措施（方法、手段） ； b) 落實(shí)責(zé)任； c) 落實(shí)所需資源（時(shí)間進(jìn)度、所需資金或配備的資 料） ； d) 驗(yàn)證的安排等。 由提出預(yù)防措施要求的部門(mén)負(fù)責(zé)人組織審定措施的可 行性和有效性，需要有重大資源投入的還應(yīng)報(bào)管理者代 表直至總經(jīng)理批準(zhǔn)； -審定未通過(guò)，可繼續(xù)修改方案至通過(guò)。 經(jīng)批準(zhǔn)的方案由責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人負(fù)責(zé)組織實(shí)施，責(zé) 任部門(mén)主管或管理者代表對(duì)預(yù)防措施的進(jìn)展情況進(jìn)行跟 蹤，確保計(jì)劃的落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（如資源不到位，時(shí)間 進(jìn)度延遲等）及時(shí)解決，同時(shí)隨時(shí)協(xié)調(diào)解決實(shí)施過(guò)程中 出現(xiàn)的問(wèn)題，防止未按實(shí)施方案要求的進(jìn)度和7、目標(biāo)執(zhí)行。 預(yù)防措施方案完成后提交品質(zhì)部驗(yàn)證，措施提出人確 認(rèn)。 由管理者代表/總經(jīng)理批準(zhǔn)的預(yù)防方案最后由管理代 表/總經(jīng)理確認(rèn)。 驗(yàn)證的內(nèi)容包括： a) 是否按已批準(zhǔn)的方案組織實(shí)施； b) 是否按規(guī)定的期限完成； c) 是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)或效果； d) 相關(guān)的影響及補(bǔ)充措施的需要等。 對(duì)于驗(yàn)證時(shí)已按方案實(shí)施但沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或效果的 應(yīng)重新分析原因，再次制定并組織實(shí)施新的預(yù)防措施直 至達(dá)到預(yù)期效果。 驗(yàn)證認(rèn)為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)或效果的，由預(yù)防措施實(shí)施部 門(mén)負(fù)責(zé)人及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并采取鞏固措施（包括需要的補(bǔ) 充措施） ，如制定或修改相應(yīng)的文件，對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn) 等。 各部門(mén)在完成預(yù)防措施并經(jīng)驗(yàn)證后，將有關(guān)記錄和資 料交文件控制中心，由文控中心負(fù)責(zé)收集和保管預(yù)防措 施的資料和記錄。 管理者代表負(fù)責(zé)收集預(yù)防措施的有關(guān)信息,定期總結(jié) 公司的各類預(yù)防措施實(shí)施情況及效果,并將資料提交管 理評(píng)審。 不合格報(bào) 告 實(shí)施預(yù)防措 施的資料 制定預(yù)防措 施方案 批準(zhǔn)方案 預(yù)防措施方 案的實(shí)施 預(yù)防措施方 案的鞏固 是否有效 記錄歸檔 后續(xù)活動(dòng) 預(yù)防措施方 案的驗(yàn)證 結(jié)束