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1、企業采購付款付款結算賬務處理、應付賬款制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購付款管理制度第一部分 總 則第一條 為了引導企業加強對采購付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結合公司的實際情況并根據國家有關法律法規，制定本規范。第二條 本規范所稱采購付款，主要是指企業外購商品并支付價款的行為。企業外購勞務并支付價款的控制，可以參照本規范的規定執行。第二部分 采購審核與批準第三條 采購計劃范圍內金額在萬元以內的采購項目合同，由財務部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。采購計劃范圍內金額2、在萬元萬元的采購項目合同，須交財務部審核、財務總監審批后交采購部簽訂購貨合同。采購計劃范圍內金額在萬元以上的采購項目合同，經財務總監審核、總經理審批后交采購部簽訂合同。第三部分 付款結算控制第四條 付款審核財務部門應當按照現金管理暫行條例、支付結算辦法和企業內控規定中的貨幣資金相關管理規定辦理采購付款業務，并按照國家統一的會計制度的規定進行核算和報告。第五條 應付賬款在萬元以內的，由財務總監審批；應付賬款在萬元的，由總經理審批。預付款與定金在萬元以內的，財務部負責人審批即可，應付賬款在萬元的，報財務總監審批，在萬元以上的，由總裁審批。審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支3、付，并通知采購員聯系供應商。第六條 財會部門在辦理付款業務時，應當對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。真實性審核應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經濟業務是否發生過，是否反映了經濟業務事項的本質等。完整性審核。根據原始憑證所反映的基本內容的要求，審核原始憑證的內容是否完整，手續是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關簽章是否具備等。合法性審核。審核原始憑證所反映的經濟業務事項是否符合國家有關法律、法規、政策和國家統一會計制度4、的規定等。合規性審核審核原始憑證是否符合有關規定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續，以及是否符合單位的有關規章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現象等。除對上述條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數字是否填寫清楚、正確，數量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經批準的物資采購計劃，合同或協議進行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權限會計人員對不符合規定的物資采購業務、不得辦理采購結算，并報告財會總5、監。財會總監對嚴重違反規定采購物資計劃的應當及時向總經理匯報第七條 付款控制在付款時，應得到采購部經理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。一切購貨業務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產部、銷售部、總經理等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。 收到供應商發票后，采購員將供應商發票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。 財務部將收到購貨發票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行6、復核，檢查其真實性、合法性、合規性和正確性。 采購付款實行付款憑單制。有關現金支付須經采購部門填制應付憑單，并經財務經理審核，財務總監和總經理按權限審批。 已確認的負債應及時支付，以便按規定獲得現金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持企業信用。 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現差異時應編制調節表進行調節。 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發生差異的原因。第四部分 賬務處理第八條 財務部在采購單據齊全的情況下，按照會計核算規定及時、準確地編制記賬憑證。將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票以及其7、他各種財務所需要的單據等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。第九條 對賬財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。取得供應商對賬單，審核其余額與企業“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，企業與供應商的月末余額應保持一致。第五部分 付賬控制中的現金使用第十條 現金使用范圍。1向個人收購農副產品和其他物資的價款。2結算起點以下的零星采購支出價款。第十一條 現金使用方法。1采購付款中零星的采購需要支付現金的，采購員向財務部提出8、申請。2財務部根據企業現金使用規定從庫存現金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3財務人員不得坐支現金，需要坐支現金的需報經開戶銀行批準。4因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現金。第六部分 預付賬款的管理第十二條 原則上不允許采用預付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預付賬款的形式采購的，需要由具有審批權限的主管領導審批。財務人員對預付款項要嚴格把關。并及時能做賬、入賬，將預付款項控制在安全合理的范圍內。第十三條 公司應當建立預付賬款和定金的授9、權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。企業應當加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。財務部對采購計劃的預付款項，除總經理特批外，控制在%以內。第十四條公司應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。第七部分 應付賬款管理制度第十五條 應付賬款是企業因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。第十六條 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部會計專門負責。第十七條 付10、款日期、折扣條件等項規定管理應付賬款，以保證采購付款內部控制的有效實施。第十八條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠應付賬款的確認和計量必須根據審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規性及正確性。第十九條 應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿應付賬款會計應當根據審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。第二十條 及時沖抵預付賬款財務部收到供應商開具的發票以后，應該及時沖抵預付賬款。11、第二十一條 確認、計量和記錄折扣財務部將可享受的折扣按規定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。第二十二條 應付賬款的授權支付財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經財務部經理、財務總監審核、總經理按權限審批后才能辦理結算與支付。第二十三條 應付賬款的結轉財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現差異時，應編制調節表進行調節。第二十四條 應付賬款的檢查財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產生的原因。如果追查結果表明有會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯系，以便調整差異。第二十五條 財務部相關負責人應定期從12、供應商處取得對賬單，并進行核對、調節工作。第二十六條 同應付賬款相關的應付票據的簽發必須經財務部審核，由財務總監和總經理按權限批準。第二十七條 財務部設置應付票據賬簿，并認真做好應付票據的核算工作，票據的登記人員不得兼管票據的簽發。第二十八條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業匯票。第二十九條 財務部應該定期核對應付票據，并復核票據的利息核算。第三十條 應付票據要定期與訂貨單、驗收單、發票進行核對。第三十一條 應付票據要按照號碼順序及時進行保存。第八部分 采購預算的管理第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采13、購預算第三十三條 采購預算管理的含義采購預算是采購部門為配合企業年度銷售預測或生產數量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計劃，以利于企業整體目標的實現及其資源的合理配置。預算管理就是指企業內部通過編制預算、執行預算、預算差異分析和預算考核來管理企業的經濟活動，反映企業管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現，促使企業不斷提高效率和效益。采購預算管理是企業預算管理的一個分支，應與預算系統的其他系統相互協調。第三十四條 編制采購預算編制采購預算是指根據企業經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業在未來一定時期內14、應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。根據企業年度銷售計劃，由相關使用部門（生產部門、管理部門等）填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，交財務部編制總的預算，上交總經理審批。第三十五條 執行采購預算1將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。2對預算執行過程進行監控。第三十六條 分析和調整采購預算差異1在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。2如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。第三十七條 采15、購預算資金控制1在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度，嚴格控制無預算的資金支出。對于預算內的采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。對于超預算和預算外采購項目，財務部對需求部門提出的申請進行審核，最終由財務總監及總經理審批后才能給予辦理。第九部分 采購中的退貨管理第三十八條企業應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。第三十九條 退貨款項回收。1采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。2采購部經理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務總監或總經理按權限審批。3財務部應根據借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續。第四十條 采購中的折扣事宜。1采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。2折扣金額必須由財務部審核，財務總監審核后交總經理批準。3折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。